檔案管理工作標準化與應用實踐

文/李寶榮

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檔案管理工作標準化與應用實踐

文/李寶榮

如何規范檔案管理工作標準化，提高檔案管理工作水平，作者從工作實踐中總結出了提升行業檔案工作水平的方法

檔案管理工作需要有嚴格的規定和流程，這樣不僅能夠避免在日常管理和利用中出現的差錯現象，還能夠有效提高檔案管理的效能。檔案管理工作的科學性和嚴謹性使得我們必須要加強關于檔案管理工作法制法規的建立工作，制定較為嚴謹、科學的管理制度，保障檔案管理制度的標準化。為此，企業需要重視檔案保管工作的標準化，不斷的提高對從事檔案管理的工作人員的要求，加快檔案管理工作標準化的進程。

在檔案種類日益繁多的今天，提高檔案管理工作、實施規范化管理就必須遵循國家標準，根據企業內部情況制定相應的規范，使得檔案管理工作標準化。筆者認為，單位可以從以下幾個方面著手。

首先，建立完善的檔案管理程序。之所以要建立完善的檔案管理程序，是由檔案管理工作的科學性和嚴謹性決定的，便于后期的查詢和存檔。檔案管理程序的完善包括三個層面：（1）確保所整理檔案的時效性。也就是說，對于各個部門所整理的檔案，檔案管理員在最后的篩選過程中要注意，在當時那個時間段內，若是部門沒有完成，則不能出現在檔案中來，需要強制規定。這一約束條件可以在部門內部建檔之時就強調，后期檔案管理員在最終歸檔的時候只需核對就好了。（2）建立檔案從業人員的培訓機制，定期對其培訓，提高工作能力。培訓的內容主要包括：如何建檔（什么內容要寫入檔案中，什么是不能寫的）、建檔之后的分類整理（根據檔案的時間、內容、形式等進行分類）、檔案的保密及保管（借閱手續的齊全、做好歸檔工作等）等方面。（3）完善檔案安全保護措施，保證歸檔文件材料安全、完整、準確、系統，嚴防泄密事件發生。這要求檔案管理者在檔案入庫之時就要嚴格核對，剔除不該歸檔的文件；在存檔之時要分類存放，切忌混淆；在借還之時，要保證手續齊全，所歸還的資料完整、準確。

其次，增強服務意識。檔案工作的最終目的是為了提供利用，檔案管理工作人員必須一直牢固樹立檔案管理工作為生產服務的宗旨，急生產經營工作所急，全力以赴、盡心盡力地做好自身承擔的工作（如檔案資料的借閱和管理等），為生產經營中心工作提供了良好服務和保障。例如，當生產部門急切的需要一些原有的生產圖紙，做出此次項目的參考，這關系到整個企業的利益，那么作為檔案工作人員，我們就必須要將服務生產中心放在第一位，積極配合生產部門，完成一系列的手續，在最短的時間內完成自己的工作。哪怕是犧牲自己的休息時間外出購圖，我們也要即刻啟程，努力做好自己的本職工作。

最后，增強保密意識。如何提高執行力具體可以分為三個方面。一是作為檔案管理員需要深入貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，規范保密檔案管理，保證檔案的安全和利用。檔案的歸檔問題，檔案管理員需要加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，認真做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料安全、完整、準確、系統，嚴防泄密事件發生。當然在確認歸檔文件是否完整齊全的前提是檔案管理員必須做好借閱記錄等相關的工作，便于歸檔之時進行核對和檢查，要求檔案管理員要有較高的檔案管理水平和程序執行力。二是提高檔案管理員的程序執行力，要求檔案管理員自身充分了解其他部門的業務活動，督促部門做好文檔的整理和歸類，便于檔案管理員后期的歸檔保管和借閱。三是還要求檔案管理員在對檔案進行歸類是要注意相關的時間線索和歷史聯系。一切的基礎就是檔案管理員要有較高的檔案管理水平，檔案管理員在積極參加單位的培訓學習外，還要不斷的自學，將所學的理論知識與實踐結合在一起，加深自身對檔案管理科學的認識，增強服務保障生產中心工作的能力，為圓滿完成本職工作奠定堅實的基礎。

（作者單位：中鐵第一勘察設計院集團有限公司）