施工企業檔案管理問題與對策

文/姚潔

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施工企業檔案管理問題與對策

文/姚潔

在施工企業開展工程建設的過程中，檔案管理工作是其中的一項重點內容，如何做好檔案管理，對企業發展過程中的業績、合同、技術等進行科學、規范地記錄，已經成為了提高施工企業競爭發展能力的一項關鍵內容

一般來說，施工企業的業務范圍較為廣泛，涉及到建筑工程、土木工程、設備安裝、管線施工等方面，并且業務類型較為多種多種，涉及了新建、改建、擴建以及拆除等不同活動類型。在施工企業開展工程建設的過程中，檔案管理工作是其中的一項重點內容，如何做好檔案管理，對企業發展過程中的業績、合同、技術等進行科學、規范地記錄，已經成為了提高施工企業競爭發展能力的一項關鍵內容。

現階段企業內部對于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業的業務類型所限制，工程項目施工具有施工點較多，施工周期長的特點。整個施工隊伍具有較強的流動性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。要提高施工企業檔案管理水平的對策徐采取以下對策：

第一，加強對檔案管理工作的認識。施工企業的管理者要提高對檔案管理工作的重視，并且認識到檔案信息對企業發展的重要性。對于施工企業來說，工程檔案記錄了企業的發展歷程，是企業重要的信息資產。施工企業的檔案管理工作相對于其他企業來說，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標準也更高。對于企業管理者來說，不同層級的管理人員需要對檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進行量化的配合，對于檔案管理工作中出現的困難和問題進行第一時間的解決，為檔案管理工作提供了一個良好的執行環境。

第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執行基礎，也是從基礎層面上就現階段檔案管理工作不規范問題解決的有效措施。施工企業的工程項目一般投資規模都較大，并且施工周期較長。在施工過程中，容易出現人員流動與變更的情況。針對于這種情況，施工企業要指明專人進行專項檔案資料的負責，并且明確相互分工與責任。在施工準備階段，要積極的與監理部門、業主單位進行溝通，做好相關檔案資料的樣本設定，為后續檔案標準化管理提供有效的依據。在發生人員變動等情況時，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人事變動所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設計上，要結合自身企業的業務特點和內部結構，精簡流程，并且做好各個部門之間的協調職責界定。

第三，加強對檔案信息的利用。檔案管理人員要深入的了解企業的整體業務結構，并且對于各項工作狀態進行深入的掌握，及時的為企業管理者提供相應的資料，充分的發揮企業檔案資源對企業管理、技術、經營、研究等各方面的促進作用。另外，施工企業也要積極的推進檔案管理工作的信息化建設。隨著辦公自動化的實現，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個重要內容。在開展檔案管理信息化建設過程中，通過構建一套科學的信息化管理平臺，可以實現檔案信息的高效管理。通過做好相應的權限分配，提高對檔案信息的利用效率，突破傳統管理方式所帶來的查閱難和管理難的問題。

第四，提高檔案管理人員的綜合素質。施工企業要有意識、有計劃的構建一套科學的檔案人才管理機制，對于檔案管理人員隊伍的綜合素質進行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進各項培訓工作的開展，結合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業務能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業務能力水平，不斷的自我學習和自我充電，對于新出臺的法律法規政策進行學習和研究，掌握企業檔案管理工作的發展需求，提高自身的綜合業務水平。

總而言之，在施工企業的自身發展過程中，檔案信息一直是其中的一項重點資源。在開展檔案管理工作的過程中，要對于現存的缺乏重視、歸檔管理水平有限、歸檔不及時以及從業人員素質水平有限問題進行正確的認識，并通過提高認識、完善檔案管理制度、加強對檔案信息的利用、提高檔案管理人員的綜合素質等對策的應用，真正的提高企業的檔案管理水平，為企業的長效發展提供高質量的檔案信息服務。

（作者單位：中鐵一局集團城市軌道交通工程有限公司）