提高石油企業檔案信息利用效益分析

文/張蓉

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提高石油企業檔案信息利用效益分析

文/張蓉

要切實提高石油企業的檔案信息利用效益，就必須以檔案部門為基礎，協調好檔案信息各個要素之間的關系，力求從整體上提高石油企業的檔案信息利用效益

影響石油企業檔案信息利用效益的因素由可控因素和不可控因素兩部分組成。其中檔案部門的因素屬于可控因素，而檔案工作者素質、館藏量、利用者需求、檔案信息反饋等來自社會環境的因素則屬于不可控因素。要切實提高石油企業的檔案信息利用效益，就必須以檔案部門為基礎，協調好檔案信息各個要素之間的關系，力求從整體上提高石油企業的檔案信息利用效益。

一、形成一個完整的石油企業檔案信息利用反饋系統

首先，石油企業檔案信息利用反饋信息主要包括用戶的意見與建議、石油企業檔案利用效果以及用戶對石油企業檔案信息利用的需求。石油企業在對用戶意見進行收集、整理、總結之后，要對檔案信息系統內部進行相應的調整、改進，使其能夠滿足用戶的實際信息利用需求。檔案工作者要在石油企業檔案信息利用之后及時收集和分析利用效果信息。用戶對于石油企業檔案信息利用的需求主要有用戶需要的檔案信息種類、接受的服務方式類型等對于這類較為分散的反饋需求，檔案工作者需要對其進行綜合分析研究，最后才能制定出科學合理、適應大眾信息利用需求的方案。

其次，石油企業檔案信息利用反饋系統要遵循在特定對象條件下，進行信息量最大化、全面收集的原則。與此同時，在對石油企業檔案信息收集方法的使用上，要注重被動手機與主動收集的有機結合。把借助于情況登記制度和用戶意見箱制度來進行的被動收集和通過進行問卷調查、走訪調查以及網絡反饋等形式實現的主動收集兩種方法進行綜合應用，實現收集效果的最優化。

最后，對于石油企業檔案信息反饋處理程序要進行優化管理。在對反饋后的信息根據問題實現分類后，要按照整理排放的信息的類別對其進行比較、篩選和過濾一系列工作，然后認真審核、編選、加工、整理收集回來并已具有效益的信息內容，形成完備的檔案利用效益典例匯編資料，提交至管理部門，幫助其進行更為科學的決策。這里還要特別注意的一點是，石油企業檔案工作人員收集到檔案利用反饋信息并制定出完善修正方案后，還要確保整治措施的最優化和徹底化。

二、重視對石油企業檔案信息用戶信息心理和行為的分析

用戶信息心理過程由認知過程、情感過程以及意志過程三部分組成，三者是相互聯系、相互促進的關系。受到信息的影響，用戶會出現吸收反應。一般情況下，信息主要會影響用戶的決策、知識結構、行為導向、思維形成、創造理念等。除此之外，用戶在有效信息的幫助下，能夠獲取不同程度上的經濟效益以及其他各方面收益，這也在一定程度上促進了石油企業管理、生產、科研工作的有效進行。

用戶在對信息進行認知時，會出現感知、注意、記憶、想象、思維等一系列的心理反應。而用戶對這些信息表現出的情感態度與其對信息的需求是有著密切聯系的。在用戶對信息的意志過程中，信息利用者會對各類信息作出自覺的心理反應，用戶在對客觀信息進行思考、提煉核心觀點、制定計劃之后，以此作為自身信息活動的導向，這樣就增強了自身的目標性、規劃性和前瞻性。

三、提高石油企業檔案信息工作人員的綜合素質

在信息分析與處理方面，工作人員要做到在錯綜復雜的信息流中準確、快速地選取并加工整合關鍵信息，這是其需要具備的基本素質。此外，檔案管理人員還要時刻把握好信息的需求動向，促進石油企業實現高質量、高效率的信息服務。另外，石油企業檔案管理人員要掌握計算機、網絡、電子文件和電子檔案相關的信息技術處理技術，并在實踐中不斷學習和更新專業知識，促進檔案信息資源的高效開發、利用以及管理。在創新能力上，要求檔案信息工作人員在具備管理和實踐能力的同時，要學會把其它專業學科的知識技術合理應用到檔案專業的實際工作中，達到解決實際問題的目的。此外，還能夠被有效應用到解決計算機管理、檔案保護等操作和技術問題上。

檔案管理人員除了要具備充分的檔案管理專業知識，還要重視對現代檔案信息服務相關知識經驗的學習與積累，包括電子文檔風險管理、數字檔案建設、檔案信息傳播等，同時要具備使用現代先進技術開發和利用石油企業檔案信息資源的能力，幫助石油企業實現更為高效的信息利用。

（作者單位：陜西延長石油集團油田公司檔案館）