基于大數據背景下的高校后勤檔案信息化管理研究

呂麗華　于　濤

天津職業大學，天津　300410

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基于大數據背景下的高校后勤檔案信息化管理研究

呂麗華于濤

天津職業大學，天津300410

高校后勤檔案是后勤日常管理、服務保障、工程建設等工作的主要信息記錄資源，對學校后勤規范管理、提升服務水平的價值巨大。隨著信息技術快速的更新升級，不斷推動基于大數據統計分析功能的信息化建設應用可以使高校后勤檔案的利用價值得到更大的提升。本文結合大數據的概念內涵分析了當前高校后勤檔案管理信息化建設現狀，旨在推動高校后勤檔案信息化管理的發展建設。

大數據；信息化建設；后勤檔案管理

一、大數據背景下高校后勤檔案管理工作新的特點

大數據統計分析應用技術是對量級數據流進行集中的統計分析處理，特別是針對多元化的數據源，非結構化數據越來越多，通過清洗，整理，篩選轉化為結構數據。當數據流量達到規模，可以通過更多的數據達到更加真實、全面的反饋。

大數據信息技術的應用，改變了檔案管理的傳統管理理念，同時也促進高校后勤工作者對信息數據資源的利用方式和加強后勤檔案管理信息化建設的認識觀念得以增強。對后勤檔案管理的數字技術手段應用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推動信息化建設的過程中，高校后勤各個業務服務保障部門都開發了相應的業務系統，這些業務數據產生的終端數據量和類型發生了變化，也使得高校后勤檔案管理工作呈現了新的特點。

(一)形成電子檔案的數據量逐漸增大

高校后勤檔案由后勤保障部門在各項服務保障工作中的原始信息數據形成。后勤各個部門都依據本部門的業務內容建立相應的業務系統，如節能維修系統、庫房管理系統、安防管理系統等。按照大數據技術應用的標準，這些業務系統產生數據文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價值。

目前，各類服務保障項目的增加、驗收流程的嚴謹，使得數據保存的作用和價值愈發凸顯，加強“痕跡管理”直接導致了巨大的數據量。不僅如此，電子檔案數據還包括文件本身的數字轉化，通過人工方式生成新的數據類型也成為主要的數據增長來源。

(二)后勤檔案數據類型多源異構

高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財務管理、工程管理等多項服務保障項目，檔案數據囊括辦公文件、項目合同、宣傳資料等，各個業務管理系統也產生不同類型的數據檔案，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在、交叉聯系的現象，造成了檔案數據多源異構的新特點。

(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化

大數據的應用背景下，高校后勤各個部門的業務系統不僅是是數據的產生者，同時也是數據的利用者。在利用檔案數據方面涉及后勤制度建設、文化建設等方面的工作。后勤利用統計后的大數據進行分析學校師生對后勤服務保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升后勤服務保障工作的依據；同時高校后勤的功能較傳統后勤有了更加豐富的內容，后勤社會化程度不斷提高對后勤文化建設也提出了更高的要求，后勤內涵建設、文化宣傳活動產生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。

(四)大數據分析提升后勤檔案利用價值

高校后勤檔案是后勤一線服務保障工作最直接、最真實的信息記錄，并且在推動后勤檔案信息化管理向大數據技術應用過渡的進程中，各個服務保障業務產生的各種中間數據、重點數據均有其利用價值。因此，利用大數據統計分析功能對不同業務系統、工作過程產生的大量初級的、多樣的、碎片化的數據進行深入地分析挖掘，才能真正激發后勤檔案的寶貴利用價值。

二、大數據背景下高校后勤檔案信息化管理面臨的問題

隨著大數據、云計算技術的應用，特別是后勤社會化改革的需要，也對高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統方式影響和缺乏信息化技術應用的限制，后勤檔案管理仍停留在對紙質檔案的初級管理層次，尚存在以下幾個問題：

(一)后勤檔案管理方式傳統粗放，檔案信息決策功能受到限制

目前，后勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類數據進行深層次地統計、分析，忽視對各類分散信息的整理，缺乏對大數據環境下動態數據流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結構不合理，容易導致重要信息資料的價值被忽視，無法充分發揮后勤檔案在服務保障項目推進過程中的指導作用，制約了利用檔案中的信息資料開展推動服務保障工作的決策作用。

(二)檔案信息化管理機制建設不健全，缺乏制度依據

高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進行管理，缺乏相應的統一管理機制，后勤檔案管理的制度建設還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機制建設不完善，直接造成后勤各類檔案管理工作相對滯后，檔案的保管、保密等工作都沒有相關的制度參照執行，容易造成資料流失，嚴重影響檔案應用效率。

(三)后勤檔案信息管理風險增加，存在安全漏洞

信息技術的推廣和應用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風險，直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時由于管理人員信息化技術水平的限制，對信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。

(四)后勤信息檔案信息化技術應用率低，容易形成“信息孤島”

在大數據信息技術應用背景下時代下，復雜多樣的數據類型和存儲格式使電子檔案文件的統一收集難度增加，同時對檔案利用的方式過于傳統，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“信息孤島”，難以發揮其真正的信息支持功能。

三、大數據背景下高校后勤檔案信息化管理的工作思路

針對目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題，在大數據背景下，尚無法完全體現后勤檔案的利用價值，實現檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過設計建設檔案信息化管理平臺，并推動應用大數據統計分析技術與檔案信息化管理工作相結合，實現數字化管理方式，進一步推進高校后勤檔案信息化管理工作改革。

(一)樹立后勤檔案大數據信息化管理工作理念，為數字化管理奠定管理基礎

要利用大數據信息化技術充分實現高校后勤檔案利用價值，必須轉變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數字化管理是必要手段，實現數據決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創新建立相應的信息化管理機制，才能更好地發揮大數據技術在檔案信息化管理中的作用。

(二)建立高校后勤檔案大數據信息化管理工作機制，確保管理工作規范、安全、高效

伴隨高校后勤大數據信息管理工作的推進，應及時建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標準和管理責任，通過制度建設規范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時，明確細化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數據管理建設需求，確保后勤檔案數字化管理工作實現精細化、規范化。并通過制度規范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實現數據高效利用。

(三)建立高質量的檔案管理人才隊伍，提高檔案數字化管理工作效率

目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內部的非專業或兼職人員進行管理。這些人員缺乏專業的檔案管理知識，數字化、信息化管理技術的掌握和使用也受到學歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數據技術背景下，要建立專業的檔案信息化管理隊伍。通過引進專業人員或加強本單位專業人才培養，培養和提高管理人員的專業技術能力和綜合管理水平。同時，還要全面加強檔案管理人員的職業素養，從安全意識、信息風險意識以及保密意識等，提高檔案管理工作人員的責任感，優化管理人員內部結構，有效提高后勤檔案管理工作效率。

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G647.24

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2095-4379-(2016)21-0318-02

呂麗華(1963-)，女，漢族，天津人，本科，天津職業大學，主任科員，研究方向：行政管理；于濤(1983-)，男，漢族，天津人，學士，天津職業大學，科員，研究方向：公共管理。