簡潔規范提高油站管理效率

□ 趙順本

?

簡潔規范提高油站管理效率

□ 趙順本

山東石油高度重視加油站經營管理工作，將其作為提高企業效益、提高客戶服務水平、提升企業形象的關鍵。近年來，他們結合信息化的發展，在提高加油站工作效率和管理水平上進行了有益的探索，提升了企業的核心競爭力。

深入剖析，找準問題

山東石油結合實際認真研究，組織開展內部挖潛、優化整合、精簡用工，選定試點深入剖析加油站基層管理工作流程，挖掘出影響加油站工作效率的突出問題。

管理流程復雜，問題提報渠道不暢。加油站在日常工作中遇到各類問題均需上級管理部門協調解決，處理流程不明確，管理部門職責權限不清，加油站上級部門多頭管理，問題提報上級審批時沒有明確的路徑，部門之間相互推諉，工作效率低下，以致基層員工訴求得不到及時有效解決，直接影響加油站的整體管理水平。

使用的系統多且分散，手工勞動替代率不高。隨著信息化建設的不斷深入，各業務層面均有不同的信息系統應用，加油站常用的就有零售管理、加油卡、HSE、非油品等多個系統。信息系統在滿足業務需求的同時也相應帶來一些突出問題：系統應用分散，部分功能重復，業務流程繁瑣，報表過多且重復填報，員工勞動強度大。

規范流程，解決問題

該公司首先對問題進行界定，組織有關部門共同梳理加油站各類常見問題，對問題進行固化和分類。共梳理出加油站各類問題近百項，劃分為經營類、管理類、非信息類設備、信息類設備、設施類和非油品等6大類別常見問題。在此基礎上優化和統一業務流程，明確相關管理部門職責和權限。共建立50個業務流程，以工作流的形式統一規范問題處理的流程。各市公司可根據本單位實際對流程節點進行設置，流程中各個節點均明確責任到具體人員。同時制定考核辦法，將問題處理與考核工作相結合，限定每個流程節點的辦理時效，超時將直接追究節點當事人責任。

他們還組織各線條梳理基層需要填報的各類報表，能利用系統出表的不再要求手工填報。零售線條共取消21種手工賬表，20種賬表由手工填制改為電子化管理；非油品線條取消賬表4種；財務線條取消賬表4種。

公司將加油站在用的零管系統、加油卡系統、HSE、非油品系統等進行集成整合，打造為規范的加油站管理平臺，使用統一的身份認證，實現多個系統單點登錄功能，油站員工只需要登錄一次系統即可完成所有系統的日常應用。通過該系統，加油站可以一鍵式提報常見問題，系統自動區分問題處理流程，流轉至相關人員節點進行處理。每個節點設置處理時間限制及消息提醒功能，實現了處理過程的全程監控，并作為考核依據，確保問題得到及時處理。

閉環管理，成效顯著

山東石油通過建立統一的問題提報系統，構建了多級便捷的快速響應機制，結合公司管理制度及內控要求對流程進行規范化和標準化，如非油品管理類的問題“門店運營－營銷－商品價格標簽數量不足”，處理流程統一由便利店提報，經片區（縣公司）管理員審核、市公司非油品管理員審核、市公司非油品部門主任審批、市公司非油品管理員處理。從根本上解決了基層問題上報及解決渠道不統一、重復提報和多渠道提報等問題，提高了加油站快速解決問題的能力和效率。

從問題提報到問題解決形成閉環管理，利用平臺設置的跟蹤提醒和監控功能，與辦公自動化系統集成，實時并清楚掌握相關的公文狀態和辦理意見，實現跨平臺、全過程的跟蹤和監控。同時，利用系統自動記錄的“到達時間”“停留時間”“節點時效”等字段信息，以指標量化的方式對公司各級管理部門進行有效的雙向考核，改變了以往對工作的考評只能定性評價無法量化考核的局面。

（作者單位：山東石油）