醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考

文·王俊寰

醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考

文·王俊寰

2014年，筆者所在醫(yī)院根據(jù)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》《山東省數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》等文件精神和相關(guān)要求，結(jié)合綜合檔案室實(shí)際情況，采取館藏紙質(zhì)檔案整體外包給專業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作公司完成的形式，歷時(shí)6個(gè)月時(shí)間，對醫(yī)院綜合檔案室的檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，逐步建立起一套完整的醫(yī)院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案的數(shù)字化工作，無疑大大提高了檔案資源的利用率和檔案管理人員的工作效率，提升了檔案管理的安全性，對保護(hù)原始檔案也起到了積極作用，但在檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)了一些問題

一、檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)過程中的問題

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與醫(yī)院現(xiàn)有辦公管理軟件不兼容

檔案資料主要是醫(yī)院各職能部門在日常業(yè)務(wù)、管理活動中形成的資料文件，但是由于醫(yī)院現(xiàn)有辦公自動化管理系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，導(dǎo)致很多應(yīng)該作為檔案存檔的電子檔案資料無法直接由辦公管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時(shí)也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，大大影響檔案的使用效率。

（二）檔案數(shù)字化外包服務(wù)使檔案安全存在隱患

檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包過程中存在各種風(fēng)險(xiǎn)，如檔案實(shí)體和信息安全、外包人員頻繁流動、外包質(zhì)量能否達(dá)標(biāo)等，這些風(fēng)險(xiǎn)均對檔案安全和外包質(zhì)量構(gòu)成威脅。同時(shí)在數(shù)字化實(shí)踐過程中出現(xiàn)的案卷標(biāo)題擬寫不夠準(zhǔn)確、圖片掃描不夠清晰、后期加工不夠精細(xì)等問題，對檔案信息化質(zhì)量也會產(chǎn)生負(fù)面影響。

（三）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素增多

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是同傳統(tǒng)的館藏檔案管理相比，出現(xiàn)了新的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設(shè)備依賴較為嚴(yán)重，如果存儲設(shè)備不穩(wěn)定則會造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問題的發(fā)生，等等。

（四）專業(yè)化管理人才相對缺乏

目前，大部分醫(yī)院檔案室在檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)培養(yǎng)上力度不夠。在人才結(jié)構(gòu)上，一方面檔案管理人員自身力量弱，另一方面既具備專業(yè)的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才更是缺乏。在檔案管理人員配置上，沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn)，缺少專門的檔案管理人員，甚至大部分是由從事其他工作的職工兼管。并且，大多數(shù)檔案館管理人員普遍存在年齡偏大、計(jì)算機(jī)操作不夠熟練、對數(shù)字化檔案館的相關(guān)知識一知半解等問題。

二、解決上述問題的建議

（一）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

首先，依托單位現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，選擇功能齊全、適用性強(qiáng)以及兼容性較好的專業(yè)軟件設(shè)置檔案管理系統(tǒng)軟件，充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的兼容，共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，以利于電子檔案資料的共享、存檔和使用。其次，對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)或選擇，應(yīng)該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設(shè)計(jì)，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時(shí)對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應(yīng)該提強(qiáng)將檔案資料的發(fā)文號、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時(shí)設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包過程中的“關(guān)鍵時(shí)刻”管理

一方面，加強(qiáng)檔案室自身管理。檔案數(shù)字化外包涉及到人員、安全、財(cái)物等方方面面的工作，檔案館應(yīng)建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度和工作細(xì)則，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督檢查，切實(shí)提高制度的執(zhí)行力。要充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，配備高效、實(shí)用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使處于數(shù)字化狀態(tài)各個(gè)階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中。另一方面，加強(qiáng)對外包公司的管理。明確外包業(yè)務(wù)工作職責(zé)和任務(wù)，用合同和制度進(jìn)行約束。簽訂保密協(xié)議，制定保密工作條款，加強(qiáng)對外包人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。

（三）強(qiáng)化對于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理

由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺之中，因此必須對檔案資料的管理進(jìn)行全面的安全防護(hù)。首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)行多次備份處理，并置于不同的存儲設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫之中進(jìn)行資料的保存。其次，對于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)行凈化處理，通過安裝安全防護(hù)軟件，并設(shè)置好防護(hù)墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。再次，對于涉及到單位機(jī)密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行保密處理，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺上嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，避免涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

一是定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，有目的有計(jì)劃地選派管理人員去參加數(shù)字化專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)和研討會，不斷學(xué)習(xí)和掌握新技術(shù)、新技能。二是適時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才。館員不僅具有檔案館學(xué)、情報(bào)學(xué)以及相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識，還需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等相關(guān)知識。三是將數(shù)字化檔案室建設(shè)納入醫(yī)院信息化建設(shè)的整體規(guī)劃中。一個(gè)設(shè)施先進(jìn)、數(shù)據(jù)資源豐富的檔案室不僅可以更好地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，更能為醫(yī)院廣大干部職工提供快捷、科學(xué)的檔案服務(wù)，因此，要盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)數(shù)字化檔案室的發(fā)展和建設(shè)。

總之，檔案的數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作的必然趨勢，但是其實(shí)現(xiàn)過程仍存在一些客觀問題，只有立足單位工作實(shí)際，采取積極有效的措施，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化過程的監(jiān)管，才能更好地完成檔案數(shù)字化工作，確保檔案信息的安全完整，切實(shí)提升檔案管理水平。

（作者單位：濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）