關于威海市專業技術人員檔案管理工作的思考

文·王君秋

關于威海市專業技術人員檔案管理工作的思考

文·王君秋

專業技術人員檔案是指在職稱評聘工作中形成的，以個人為單位集中保存起來的文字、表格、照片、數字資料。當前，我國正處在企事業單位轉制、重構、重組以及轉型等新的變革中，經常出現大量的人員調整，而專業技術人員檔案資料就是保證此項工作可以高效、有序、協調運行的重要基礎。威海自建市以來，專業技術人員已經接近24萬人，具有專業技術職務資格的就有13萬人之多。因此，規范威海市專業技術人員檔案管理工作，加強檔案管理人員素質和業務培養，吸納現代化管理技術，對于推動相關單位的核心競爭力具有十分重要的意義。

一、專業技術人員檔案形成的特點

（一）專業性

專業技術人員檔案集中反映了各系列專業技術人員的學歷、業務、成果、論著、學術活動以及接受繼續教育等各種業務活動，是專業技術人員業務水平和工作成績的綜合體現。因此，專業技術人員檔案具有極顯著的專業性，必須以在業務活動中自然形成的文件材料為前提進行收集整理。

（二）個體性

專業技術人員檔案記錄著每個具有專業技術職稱人員，從分配定級到初、中、高級專業技術職稱評定晉升，中間歷次業務進修學習及學術論文發表、業務成果研究等各項活動的真實情況，體現著個人業務水平提高的過程，具有較強的個體性。因此，必須以個人為單位進行保管利用。

（三）動態性

專業技術人員檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨專業技術人員職稱晉升、業務考核、進修學習、科研活動的開展而不斷增加，是個人工作經歷、業務能力、科研水平逐漸變化發展的縮影，極具動態性。因此，必須按照專業技術人員的成長而不斷豐富完善。

二、專業技術人員檔案的作用

（一）在日常管理工作中的重要作用

對企業事業單位職工個人而言，專業技術人員檔案是員工辦理工資調整、晉升職稱申報工作的憑證資料，是繳納養老保險金、失業保險金、辦理大病醫療統籌、計算退休年限的證明材料。比如，從事有毒、有害工作的員工，可根據其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。再如，一些建筑企業在審核資質時，審核部門往往要求提供職稱評審表以佐證其職稱資格的真偽。

（二）在選拔任用干部時的重要作用

專業技術人員檔案可以詳細地反映每個人的學習經歷、工作經歷、思想品德、業績表現、專長愛好等情況，是體現個人工作業績、專業技能等信息的有效資料。單位在考察任用干部時，可以依據專業技術人員檔案提供的信息，準確分析專業技術人員的整體狀況，并從中挑選出優秀的、適宜的人才。因此，建立完整真實的專業技術人員檔案，直接關系到干部選拔任用的正確性，關系到部門生存發展的長久性。

（三）在部門文化傳承中的重要作用

專業技術人員為部門的發展和科研的進步做出了重要貢獻，其檔案真實地記錄了他一生的研究成果，是部門文化財富的重要組成部分。黨的十八大報告指出，要“建設優秀傳統文化傳承體系，弘揚中華優秀傳統文化”。作為部門來說，“加強對優秀傳統文化思想價值的挖掘和闡發，維護民族文化基本元素。”也是自己的要務之一。因此，深入挖掘專業技術人員檔案中的文化元素，使之傳播、弘揚，對部門文化的傳承也具有重要意義。

三、專業技術人員檔案管理工作中存在的問題

（一）專業技術人員檔案管理意識不強，重視不夠

長期以來，一些人對專業技術人員檔案管理工作缺乏了解，忽視對專業技術人員檔案的管理，讓專業技術人員檔案時常處于無專人管理的狀態，致使許多個人資料收集不全，歸檔零亂，給查閱和使用帶來了極大的不便。比如，日常工作中經常遇到專業技術人員在辦理聘任手續或者查詢證書真偽時候，查不到任職文件、評審表或評審簡表等資料，導致工資無法及時兌現，或因查閱時間比較長而耽誤整體工作的進度。

（二）缺少專業的專業技術人員檔案管理人才

首先，由于新老工作人員更替、機構科室重組等原因，經常造成專業技術人員檔案管理崗位變動，而接任的管理人員多沒有經過專業的檔案知識培訓，不具備檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱的專業知識和基本技能，對檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業務也不甚了解，就只能滿足于將相應材料裝入檔案盒中，嚴重影響了檔案管理工作的整體水平。其次，有許多檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的系統規劃，往往是走一步看一步，也深深影響著專業技術人員檔案管理工作的開展。

（三）專業技術人員檔案管理信息化程度有待提高

目前，威海市專業技術人員檔案的存儲介質多為紙質，很少形成電子文檔。由于紙質檔案容易破損和變質，不僅提高了檔案管理的成本，也使查閱過程繁瑣復雜。因此，隨著計算機技術的普及和應用，檔案信息化建設也要跟進融入，以適應工作發展的需要。威海市在2012年集中時間、人力、物力，將1995－2011年以來所有的職稱評審檔案錄入微機，并將1988－1994年職稱評審資格數據和所有通過考試取得職稱資格數據進行歸并整合，形成完整專業技術人員職稱數據庫，之后每年遞增新數據，實現了職稱紙制檔案電子化。但是由于有網絡黑客攻擊影響，在職稱檔案信息查詢功能、統計功能及其他應用功能上沒有實現職稱信息網絡化，職稱管理科學化進程也被迫擱置。

四、加強專業技術人員檔案管理的幾點思考

（一）加大投入力度，加強專業技術人員檔案的管理意識

專業技術人員檔案管理是一項政策性、系統性、科學性、專業性較強的工作，在每一個相關單位中，都需要領導與其他部門的重視、支持和配合，這是專業技術人員檔案管理工作更好的服務于本單位的重要前提。同時，給予專業技術人員檔案管理部門相應的人力、物力、財力等方面的支持，也是推動專業技術人員檔案信息化的進程，提高專業技術人員檔案管理工作水平的重要保證。

（二）完善工作制度，提升專業技術人員檔案的管理水平

專業技術職務評審中心應加強與專業技術人員所在單位的聯系，督促做好專業技術人員檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并不斷充實完善檔案內容。對收集的材料，必須經過認真的鑒別。在檔案整理過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造專業技術人員檔案材料。需經單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方能歸入檔案。專業技術職務評審中心掌握著全市的專業技術人員職稱檔案，應按照有關規定，建立健全專業技術人員檔案查閱、借閱工作制度和注意事項，提高檔案管理和服務水平。

（三）完善基礎資料，推進專業技術人員檔案的信息化建設

要認真做好專業技術人員數據庫的信息采集、整合及功能開發工作。通過職稱評審資格數據和所有通過考試取得職稱資格數據的歸并整合，建立全市收錄信息量最大、內容最全、種類最多的專業技術人員職稱信息管理數據庫，并聯合市信息中心編輯開發數據庫軟件的查詢功能、統計功能及其他應用功能，實現專業技術人員檔案電子化，加快信息一體化進程。

（作者單位：威海市人力資源和社會保障局）