人事檔案管理存在的問題及對策

文·趙山

人事檔案管理存在的問題及對策

文·趙山

人事檔案包括干部人事檔案和職工人事檔案兩種，統屬國家檔案的范疇，分別由組織人事部門和勞動保障部門歸口管理。雖然國家組織部和國家勞動保障部對這兩部分檔案的管理作出了嚴格規定，但由于種種原因，人事檔案一直未納入檔案集中統一管理的序列，致使檔案行政管理部門對其管理相對弱化。隨著經濟社會的快速發展和政治、經濟體制改革的深入，人事檔案管理中存在的問題時有暴露，比如有的人事檔案被丟失，有的人事檔案被人為篡改，有的人事檔案歸檔不全。特別近些年由于職工檔案管理不到位，造成職工退休時無法辦理養老保險、無法享受應得利益的事情頻頻發生，已成為影響社會穩定的因素之一。

一、人事檔案管理存在的問題

據2002年3月3日《北京日報》報道，有11位農轉非居民的人事檔案丟失了16年，直到一位居民急需用檔案時才被發現。人事檔案是為本人“提供相關人事服務的依據”。然而，許多人卻很難明確地說出本人檔案的作用，只知道是記錄本人一生中的重大事件，是用來證明自己用的。由于本人對自己檔案的內容并不了解，所以多數人雖然認識到檔案很重要，但卻不了解檔案到底能為自己做什么。另外，由于傳統的人事檔案管理方式對當事人幾乎完全保密，且不說這是否侵害了個人的知情權，單從公平的角度講，個人也與工作單位無法站在同一水平線上。

現在，國家已經或正在建立健全各種制度以保護公民的合法權益。然而，不公平的人事檔案管理制度卻形成了一個漏洞，使個別單位得以侵害勞動者的正當權益。前幾年，曾有一位同志在應聘時屢屢碰壁，直到有人用鄙夷的口吻暗示他曾有劣跡時，他才意識到自己的檔案出了問題。經過復雜的調查，他才知道是原單位因為不滿他的調離，在未通知本人的情況下，擅自在他的人事檔案中加入一張有損其名譽的材料。

鑒于上述種種情況，筆者認為目前人事檔案中存在的問題，一是檔案管理安全性問題；二是檔案管理真實性問題；三是檔案管理保密性問題；四是檔案管理規范性問題等。

二、人事檔案存在問題的原因

一是與人事檔案的神秘性和封閉性有關。人事檔案涉及當事人的個人信息。這些信息有的是個人形成的，有的是單位形成的。無論是誰形成的，都有涉及個人的不宜公開的私密。同時，由于歷史、傳統等原因，也人為地給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，致使人事檔案不能和與檔案直接相關的當事人相見。所以，有的人的人事檔案被無緣無故的增加或減少有關信息也就不可避免了。

二是與檔案管理機制上存在一定缺陷有關。雖然，國家也把人事檔案作為整個國家檔案信息資源的一部分，屬于國家集中統一管理的范疇，接受各級檔案行政管理部門的監督指導。但是，由于其特殊的地位與歷史的原因，檔案行政管理往往很少對其行使監督指導權。同時，人事檔案整理比較簡單，管理相對比較規范，這也造成了檔案行政管理部門對此放松了應有的監督和指導的缺位。從實際情況看，檔案行政管理部門為了規范檔案管理而制定的定級升級標準、目標管理標準及檔案管理考核標準，都未將人事檔案真正列入其中。

三是與檔案管理人員責任心不強有關。人事檔案涉及的是個人的利益，材料是否齊全、完整非常重要。但檔案管理人員一般只注重對普通材料的收集整理，對于具體到某個人的材料是否齊全則不能盡職盡責。同時，個別管理人員由于素質不高，利用職權隨意更改或增減他人材料的情形也有存在。有的領導出于某種目的，指使管理人員篡改下屬有關材料的情形也有存在，從而使神秘的人事檔案變成了其個人操縱他人的工具。

三、解決人事檔案存在問題的途徑

一強化檔案行政依法管理職能。把人事檔案納入國家檔案整體管理之中是有法律依據的。《干部檔案工作條例》中對干部檔案進行了界定，“干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。”這就把干部人事檔案從根本上納入了國家檔案的范疇。同時，《干部檔案工作條例》也規定，“干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由干部主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。”《中共中央組織部、國家檔案局關于印發〈干部檔案工作條例〉的通知》中也明確規定，“干部檔案工作納入全國檔案工作管理體系。今后，干部檔案的具體管理和干部檔案工作的領導與指導，仍以各級黨委組織部門為主，各級檔案行政管理部門按《中華人民共和國檔案法》等有關規定，進行宏觀管理和協調工作。”《企業職工檔案管理工作規定》中規定，“企業職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，受勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。”這些規定都為檔案行政管理部門依法加強業務指導和監督提供了依據。

二強化檔案人員責任意識。人事檔案中的職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據。《干部檔案工作條例》規定，“干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理，業務工作要接受本單位組織人事部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。”“縣以上（含縣）的組織、人事部門，應建立相應的干部檔案管理工作機構，并負責對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作進行指導、監督和檢查。”單位和檔案工作者都應嚴格依法管理人事檔案，保證人事檔案的齊全、完整、安全有效，以高度的責任心來做好人事檔案管理工作。

三建章立制，規范管理。《企業職工檔案管理工作規定》中指出，“職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門要設專人管理職工檔案。”人事檔案形成和管理部門要嚴格按照國家有關人事檔案管理方面的規定，為人事檔案管理配備必要的庫房、柜架等保管保護設施；配備具備專業知識的檔案管理人員；建立健全檔案管理機制和規章制度，從組織上、制度上、人員上、物質上保證檔案工作的順利開展，規范整理，安全保管和有效利用，做到有檔必歸，科學整理，規范管理。

人事檔案包含了個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等信息，既是個人求職、單位求才的依據，也是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對個人成長、單位用人、社會發展都具有重要作用。

（作者單位：煙臺市勞動就業辦公室）