探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

孫利書

大同煤炭職業技術學院，山西　朔州　038300

探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

孫利書

大同煤炭職業技術學院，山西朔州038300

摘要：隨著時代的進步與發展，信息化技術日益成熟，越來越多的被應用于人們日常的工作與學習中。信息化的發展也給檔案管理的工作帶來了改革，檔案的歸集、整體、查詢、保管工作越來越具有挑戰性。

關鍵詞：辦公室檔案；檔案管理；工作效率

辦公室是煤礦企業的重要組成部分，辦公室的檔案管理水平直接關系著企業整體的管理水平。這就需要把檔案管理工作與信息化技術有效的結合在一起，提高其工作的效率，為煤礦企業的日常工作提供更全面、更快捷的檔案檢索需要。

一、辦公室檔案管理存在的問題

(一)檔案管理人員素質偏低

在煤炭企業中，檔案管理人員的管理意識淡薄，專業素養較低，使得大部分的檔案沒有得到及時的收集、分類等。檔案未得到及時、有效的處理就會使得檔案的利用率下降，檔案的價值難以實現，若檔案管理人員的工作態度差會加劇這一情況的惡化[1]。加上大部分檔案管理人員的知識面較窄，而檔案所涉及的領域較廣，兩者之間就出現了矛盾，這直接使得相關的檔案不能及時的進行分類整理等。

(二)管理制度有待完善

就當前情況而言，大部分企業的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人員也不能很好的展開相應的工作。企業的領導對于檔案管理工作不夠重視，使得管理人員沒有很好的執行現有的管理制度，這給檔案管理工作帶來了巨大的不良影響。因管理制度的不完善，管理人員但對自己的工作重視度不高，不認真的處理檔案的分類、歸納等事宜，使得檔案損壞、缺失現象普遍存在。

(三)管理方式落后

隨著科學技術的不斷發展，計算機網絡等多種先進的信息技術被應用于煤礦企業的檔案管理工作中。但是檔案管理人員的綜合素養較低，接受能力差，使得計算機網絡的優勢很難應用于檔案管理中，無紙化辦公實現有著現實的阻礙。加上傳統檔案大多為紙質的，電子檔案較少，并未實現檔案管理工作與信息化的接軌。

(四)檔案的利用率低

在煤礦企業中，在落后的管理制度下的檔案管理人員，無法受到新的管理技術的熏陶，工作的效率始終低下。此外，檔案的歸類、查詢功能等不盡完善，使得有需要的人員不樂于通過檔案管理室去尋找自己需要的動作，檔案的價值難以發揮。

二、如何提高辦公室檔案管理的工作效率

(一)提高檔案管理人員的綜合素質

首先，檔案管理人員要充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案對煤礦企業的發展意義重大。其次，公司要通過聘請專業人員進行培訓或是外派學習等方式提高檔案管理人員的專業素養。同時，要積極培養管理人員完善自我，增強綜合素養的意識，拓寬自己的知識面，把自己發展成為合格的、高素養的檔案管理人。此外，聘請專業的機構對企業的檔案管理人員的工作定期進行評估、指導，并進行考核，有利于及時發現檔案管理人員的不足，促進管理人員的整體素質的提高。

(二)完善檔案管理制度

檔案鍋爐工作的重要性日益被各企業所熟知，且也展開了相應的檔案管理工作的修正，盡管如此，所獲得收效依然不明顯。檔案管理工作的執行力度不夠，并未嚴格按照最新的管理制度展開，大多依舊“走老路”。因此，單單制度上的完善是遠遠不夠的，要輔之與強有力的執行力，確實發揮新的、科學的管理制度的功效。此外，檔案管理的工作要嚴格依法進行，對于相關的機密性的檔案要嚴格保密，保護企業的商業秘密、企業員工的個人隱私等。對于檔案管理工作，煤礦企業還應做到獎懲分明，建立健全激勵機制，激發管理人員工作的積極性和主動性，促進檔案管理工作的發展與完善。

(三)增強檔案管理意識

很多煤礦企業都缺乏檔案管理意識，使得檔案管理工作不能順利地展開，檔案管理工作的效率大大降低，同時檔案管理人員也應具備檔案管理意識，充分認識到檔案管理工作的重要價值，認真做好檔案管理工作[2]。在企業的領導者和檔案管理人員的共同努力下，企業整體的檔案管理意識方能得到提高，樹立科學的管理理念，從而提高檔案管理的工作效率，促進企業的健康發展。

(四)加快無紙化辦公的建設

信息科技不斷地向前發展，人們越來越多的辦公都是無紙化的，紙質檔案逐漸淡出人們的視線。加上紙質檔案易磨損、難查找等原因，使得傳統檔案難以適應人們的實際需求。在傳統檔案管理模式下，人們借閱、查詢的程序往往非常的復雜，需要耗費大量的時間，很多人因此放棄借閱紙質檔案，檔案的價值不能很好的得到實現。為節約存檔、歸檔等的人力、物力、財力，加快無紙化檔案建設非常的具有緊迫性。在信息網絡技術的幫助下，檔案的收集過程更加的自動化，檔案的識別、保存等都更加的快速、準確，減少了檔案管理人員和檔案利用人員的工作量。這是時代發展的潮流，給煤礦企業的發展帶來了巨大的便利，使得檔案的價值得以發揮，檔案管理工作的效率大大提升了。

綜上可知，提高辦公室的檔案管理的工作效率，是煤礦企業發展的題中之義。企業完善了相應的檔案管理制度，建設成一只高素質的管理隊伍，加上企業各層的人員的密切配合，煤礦企業辦公室的工作效率必然能不斷提升，推動企業健康、快速的發展。

[參考文獻]

[1]何艷秋.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016(06)：267.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014(05)：171-172.

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)10-0234-01