科技檔案工作中存在問題及管理措施

文/劉 東

科技檔案工作中存在問題及管理措施

文/劉 東

科技檔案實施管理歸檔需要認真對待、細化研究、制定科學管理實踐策略，才能令科技檔案真正發揮其服務應用優勢價值

科技檔案的種類較多，如工業生產技術檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等。科技檔案具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。

一、科技檔案的特點

1、專業性。科技檔案的專業特點是科技檔案最突出的特點之一，不僅使它們同一般檔案有所區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別。因此專業性是實現科技檔案科學管理的重要依據之一，例如科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案的整理分類等，都建立在科技檔案專業性特點的基礎上。

2、種類和類型的多樣性。在各門類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技生產活動中的多專業性，導致其伴生物——科技檔案在種類上的多元化，以類型而言，科技檔案是所有門類檔案中，類型最豐富多樣的一種。

3、成套性。相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規律地形成一系列配套的相關科技文件資料。

4、現實性。科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著企業的科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

二、科技檔案管理存在的主要問題

改革開放進程的不斷深入，令科技檔案傳統管理模式受到信息時代的強烈沖擊，一些部門經歷多年時間積累與形成的較多科技文件，例如科研文件、設計與工藝文件等則處于管理分散狀態，尤其是一些民營單位由于保密意識及對檔案管理工作內涵規律認識有限，因而普遍存在不規范管理、建檔工作相對滯后等不良問題。同時由于對科技檔案管理工作長期認識不足，一些工作人員認為科技檔案的整理歸檔工作復雜繁瑣，致使單位形成的較多科技文件均分散于工作人員或部門手中，一些領導則認為由各科室或個人分管使用更為自由、方便與快捷，而正規化的借閱、歸檔手續則復雜繁瑣，會耗費檔案人員較多精力與時間并令科技項目進度受到總體影響。當然該類觀點是片面錯誤的，只有專門建立集中保管檔案機構部門，才能滿足各部門人員方便查閱需求，進而提升信息檔案快捷、自由與綜合利用水平，充分發揮資源共享優勢進而促進各單位社會效益與生產效益的持續提升。另外較多科研工作人員總想將相關科研成果項目據為己有，視為個人私有財產，這從另一側面映射出其單位檔案法制管理觀念的相對薄弱，且工作責任心有待進一步加強。從表象層面來看，較多科技成果圖紙資料、文字、聲像資料與各類驗收、檢測報告均一應俱全，較難發覺不妥之處，然而從實際層面來講，該類科研項目最為關鍵的工藝、尺寸、數據、配方等卻被偷梁換柱或隱性化，令真正具有價值的數據資料散落至從事科研工作的個人手中，這樣便令科技檔案失去了其準確性與真實性優勢，進而淡化了自身利用價值。由此可見對科技檔案實施管理歸檔需要我們認真對待、細化研究、制定科學管理實踐策略，才能令科技檔案真正發揮其服務應用優勢價值。

三、加強科技檔案管理措施

1、以檔案法為準繩，健全科技檔案工作體制，實現規范化管理

為優化科技檔案管理效果我們應以檔案法為準繩健全規章制度與工作體制，推行規范化管理，同時相關檔案管理部門還應以科技檔案暫行管理規定、工作條例、開發利用資源信息辦法等檔案法規為科學依據，結合單位實際科技生產狀況創設更具可操作性、具體性的規章制度。由科技檔案積累、形成、整理到歸檔、保管、鑒定與利用等各個環節均應制定明確具體的相關規定。對于嚴格履行規章制度、創設顯著科技檔案管理成效的人員應予以獎勵表彰，同理對于不依據規章體制辦事、收集科技檔案不全面、不及時歸檔、整理規范性不強、不能主動積極提供利用服務的應給予相應的教育批評與處罰并限期整改。再者應由基礎工作強化入手完善構建科技檔案查詢檢索體系，較好編制系統、實用、多角度、多功能檢索檔案工具，進而為全面利用開發檔案信息創設良好的先決條件。領導層則應強化注重科技檔案管理工作，更新分散式傳統管理為集中式現代化管理模式，配備責任感強、事業心高的技術專業人才，進而加快推進科技檔案管理工作實現現代化、標準化的管理，為利用檔案信息者提供優質完善的全方位服務。

2、更新意識思維，全面提升科技檔案綜合管理水平

現代化社會發展提升趨勢需要檔案管理單位用科學意識思維武裝自己，以逆向、創造性思考引導科技檔案工作，確立發展、機遇意識、合作溝通、競爭意識、時效、責任意識、人才資源及終身學習意識，進而全面適應網絡技術與科技生產的迅猛發展。同時我們應科學利用復制縮微技術有效提升存儲檔案密度、縮小檔案文件體積，合理解決存儲空間有限問題。同時我們可適應性配備必要的現代化計算機硬件、軟件設備，實現科技檔案的信息化管理，數據文件的歸檔可移交光盤、軟盤或硬盤，也可建立域網，進而實現網絡化的數據檔案傳遞，為利用者提供空間與時間上的綜合便利性。

3、創新服務機制、全面開發科技檔案資源信息

現行科技檔案管理服務方式多停留于外借、閱覽、制發證明、目錄信息等被動服務層面，隨著科技形式的多元化發展我們應在做好傳統服務管理的基礎上主動積極的開辟更多全新的服務方式，例如電話服務、網絡服務、預約服務等，為基層對象服務，開展文獻檔案專題片、愛國主義教育等實現文件及科技檔案文獻的集中管理。同時還應在重大事項專項專題服務、科技檔案信息中介服務、開發人力資源檔案服務等實踐活動中應用各類多變靈活的管理方式進而真正轉變被動服務為人性化、優質性的主動服務，提升信息檔案綜合管理水平。

(作者單位：榆林市環境咨詢服務部）