新經濟形勢下失業職工檔案的管理與利用——以青州市為例

■張華為

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新經濟形勢下失業職工檔案的管理與利用——以青州市為例

■張華為

失業職工檔案真實地記錄和反映著市場經濟條件下失業人員工作變動情況，是考察了解失就業人員、維護其合法權益的歷史依據。對于勞動保障部門來說，成立專門機構，做好這部分人員的檔案管理工作責無旁貸，管理并利用好這部分人員的檔案工作對于促進經濟發展，維護好他們的切身利益至關重要。

一、失業職工檔案管理現狀及存在的主要問題

1.信息記錄不全現象比較突出。原先的國有企業，由于企業領導在檔案方面存在誤區，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識，表現在一是個人檔案材料不完整。缺少招工手續、勞動合同、轉正定級手續，工資表等資料，類似的重要材料沒有裝入檔案的情況較為常見。有的復轉軍人部隊檔案一直存放在武裝部或當地民政部門，高校畢業生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業工作后一直沒有并入職工個人檔案，影響到了連續工齡的計算，造成了失業職工經濟補償金與失業保險金的少領現象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對檔案工作的嚴肅性缺乏必要的認識，招錄工人時勞資人員代填職工個人信息現象較為普遍，檔案中出現的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時間前后不一致、從事特殊工種時間記錄不清等，導致下崗失業人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。

2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業破產改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動事務代理中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國企業單位的領導檔案歸組織部管理，但辦理失業手續后，這部分人員的保險續繳、退休申報還得由勞動事務代理中心負責，這種按單位性質、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業人員檔案管理混亂，查找困難，給失業人員落實相關待遇，辦理退休手續帶來極大不便。

3.檔案管理制度不健全，檔案從業人員整體素質偏低。

由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設置、歸檔和檔案資源的收集、存儲、傳輸、查詢、管理、應用等環節缺少必要的依據；二是在檔案生成、轉遞、查閱過程中，沒有統一的管理規范，造成職工檔案記錄不全、流失，對于職工尤為重要的招工手續、亦工亦農輪換合同、工資審批表、上山下鄉證明材料沒有及時歸檔，導致檔案利用價值降低。三是部分企業檔案人員的業務素質和文化素質較低,且缺乏培訓,不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業人員缺少檔案管理業務工作基本知識，對職工檔案內應有的項目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來很大麻煩。

二、加強失業人員檔案管理工作的對策及建議

1.加大宣傳力度，提高企業對檔案重要性認識。領導重視是檔案管理取得成效的關鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業改革與發展、企業及職工權益維護等方面的重要作用，深刻認識檔案對于職工權益的維護與企業文化的建設具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設，安排高素質人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎。

2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據。完善的檔案管理制度是失業職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎，依據制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉遞、使用、登記、統計和保密等項制度，確保檔案信息的準確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導致的檔案流失、資料不全、信息不實、流轉不暢、保險續繳不便問題。

3.解決檔案歸屬問題，為后續管理提供優質服務。 徹底解決檔案多頭管理局面，只要是失業職工、自由職業者、沒有檔案保管能力的個體私營企業檔案一律由縣級以上勞動保障部門的職業介紹機構代理保管。代理機構須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經檢查驗收合格后，由同級勞動保障行政主管部門認定，方可開展失業職工檔案托管并開展一系列后續服務工作。企業破產、改制、重組后的人員不再以干部或工人身份、領導級別劃分檔案歸屬，破產企業生成的檔案一率歸勞動事務代理機構保管，負責其后續保險的代繳、檔案查詢、證明材料的出據、退休手續的申辦、檔案的轉移等服務工作。

4.做好入庫檔案的數字化管理，為檔案的高效利用提供便利。在網絡技術迅猛發展的今天，過去傳統的檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理失業職工檔案之中，是管理好、利用好失業職工檔案的必由之路。在失業職工檔案移交過程中，要求檔案托管機構即時將職工檔案進行數字化轉換，錄入檔案托管系統，建立準確和完備的職工信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的雙重管理模式，切實提高檔案利用效率，比如青州檔案托管機構現存失業職工、自由職業者、小微企業者檔案6萬余份，每天繳納保險、政審、退休、調動等使用檔案上百次，如果不進行檔案的數字化管理，現有的工作人員難以應付如此巨大的工作量。檔案的信息化管理是提高檔案利用效率的必由之路。

5.加強檔案托管機構基礎設施建設，為檔案保管利用提供有效載體。基礎設施主要包括檔案信息管理的軟硬件設備，硬件主要指為檔案系統運行所必須的計算機、交換機設備以及數碼相機、掃描儀、高拍儀等必要設備。這是檔案數據信息傳輸、交換和資源共享的前提基礎，軟件方面一是檔案網站的建設，網站是檔案信息化建設的重要步驟，它是檔案托管部門聯系社會、溝通交流的窗口。二是檔案信息化管理系統的研發和應用，它是信息化檔案管理的有效載體，通過這個系統較好的實現失業職工檔案信息的收集、管理和有效利用，有效發揮檔案最終為人民服務的宗旨。

（作者單位：青州市人力資源管理服務中心）