專門檔案、專業檔案的區別和聯系分析

■鄢　敏

專門檔案、專業檔案的區別和聯系分析

■鄢敏

隨著科學技術的發展，人類的社會活動分工越來越細，檔案產生的領域、載體、形式等不斷增多。其中，專門檔案、專業檔案管理，是目前檔案工作的一項重要內容。但在實際工作中，兩者的概念、范疇常常混用。那么，這兩者究竟是否為同一種檔案門類呢？究竟有何區別和聯系呢？下面，筆者在綜合有關研究論述的基礎上，結合自己的理解，就兩者的區別和聯系作一粗淺分析。

一、有關研究情況

專門檔案的概念，筆者查閱到的文獻，最早出現在1965年發表的柏鎮維撰寫的《關鍵在于從實際出發》一文中，其中說道“從專門檔案的實際情況出發,積極、俱重地對其進行鑒定。人民監察機關的監察檔案也是一種專門檔案?！?/p>

關于專業檔案，筆者查閱到的文獻最早為1964年發表的葉力群撰寫的《技術檔案室工作基本知識講話(初稿)》第七講中指出，“又如地質、氣象、測繪、水文等部門,根據它們的專業特點,它們形成的專業檔案, 永久保管的部分,可能會多一些。”

有關專著，筆者經查閱國家圖書館文津數據庫，最早的一部為1980年農業出版社出版的《林業專業檔案》一書。1988年河南人民出版社出版的《32種專門檔案整理方法》一書,則是首本綜合性著作，簡要介紹了訴訟檔案、審計事項檔案、地名檔案等32種檔案的歸檔范圍、整理方法等。最新的一部為2010年中國人民大學出版社出版的《專門檔案管理》一書，則介紹了會計、人事、商標、訴訟、審計等檔案的管理方法。

以上可見，自專門檔案和專業檔案的名稱誕生以來，普遍將其作為一個概念在使用?！稒n案學詞典》更是直接將專門檔案釋義為“亦稱‘專業檔案’。某些部門在從事一定專業活動中形成的檔案。...是專業活動的記錄，也是檔案的重要組成部分。如會計檔案、教學檔案、藝術檔案、訴訟檔案、審計檔案、統計檔案、專利檔案、外交檔案、軍事檔案等。”《中國大百科全書·圖書檔案情報》卷中，專門檔案是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織（以下簡稱“單位”），在從事某些專業性較強的活動中，為了實現相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態的歷史記錄。

關于專門檔案與專業檔案的區別和聯系，從90年代起，已有專家學者就兩者的區別和聯系開展研究工作，但研究成果并不算多。筆者經查閱中國知網數據庫，檢索到的專業文獻僅有4篇，分別是趙敢的《專業檔案”和“專門檔案”的區分》、張英、林紅合寫的《也談專業檔案和專門檔案的關系——兼與趙敢同志商榷》、王恩漢《專業檔案與專門檔案》。

其中，趙敢將專業檔案定義為各級各類專業機構和個人在各種專業活動中形成的不同內容和形式的檔案，專門檔案指形式或載體比較特殊的檔案。專業檔案根據形成主體的屬性，可分為農業、商業等類檔案或人事、財務等類檔案。專門檔案根據形式或載體的不同，可分為非公文檔案或非紙質檔案，如藝術檔案、書稿檔案、照片檔案、聲像檔案等。趙敢認為，專業檔案包含普通檔案（公文檔案）和專門檔案，而專門檔案則在專業檔案和非專業檔案中都有涵蓋。

張英、林紅則提出與趙敢不同的看法，認為專業檔案指人們在各項專業活動中形成的檔案，內涵上與趙敢基本一致，但他們將其分為科技專業檔案和非科技專業檔案，科技專業檔案即通常意義上的科技檔案，如基建、測繪等類檔案，非科技專業檔案即為專門檔案，如會計、藝術等類檔案。其不贊同將照片、聲像等特殊載體的檔案劃為專門檔案。

王恩漢的觀點則更加鮮明，他認為專業檔案是指在某一專業的生產、建設、科研活動中，直接形成的記錄特定專業活動，具有特定形成規律的部門檔案，在內涵上與前兩者基本一致。但他認為專門檔案則是指特殊載體材料或特殊記錄方式形成的檔案，與紙質檔案相對，如實物檔案、碑石檔案、聲像檔案等。

從上可以看出，四位專家在專業檔案的內涵上觀點基本一致，但外延有所不同；而專門檔案無論是內涵還是外延，都存在差異。它們之間的區別和聯系，可謂剪不斷，理還亂。

二、專門檔案和專業檔案的定義分析

關于專門與專業的定義，上海辭書出版社出版的《當代漢語詞典》中，對專門的釋義為：專從事某一項事的或只限于某個方面的，如專門人才、專門用語、專門學校等。對專業的釋義為：產業部門中根據產品生產的不同過程而分成的各業務部分，如專業分工、專業生產；專門從事某種工作或職業的，如專業戶、專業文藝工作者。筆者查閱的其他漢語字典、詞典釋義基本相同。

關于兩者的英文翻譯，外語教學與研究出版社出版的漢英雙語版《現代漢語詞典》中，專門翻譯為“specialized”，如specialized personnel(專門人才)；專業同樣翻譯為“specialized”，如specialized lines（專業方向）。

可見，兩者都具有“專從事某一項事、工作或只限于某個方面”的含義，但專業的范疇比專門要廣，還指社會產業的各業務組成部分。

關于專門檔案和專業檔案的定義，筆者查閱了目前的檔案法規標準，對專門檔案還沒有明確定義；在《檔案工作基本術語》(DA/T 1—2000)中，將專業檔案定義為反映專門領域活動的檔案。這個“專門領域”，應指的是社會產業分工領域。

據此推論，反映社會產業分工各領域活動形成的檔案時，專業檔案的概念更準確，如農業檔案、訴訟檔案、交通運輸檔案、會計檔案、人事檔案等。在指專反映某一項事或某個方面的檔案時，如聲像檔案、照片檔案、地名檔案等，按“專門”和“專業”的釋義，既可稱為專門檔案，也可稱為專業檔案，但行業標準卻沒有賦予專業檔案這個定義。筆者認為，專門領域活動產生的檔案可以稱為狹義的專業檔案，《檔案工作基本術語》即是從此定義，通常我們所指的專業檔案是指狹義的專業檔案；而廣義的專業檔案則包括狹義的專業檔案和專門檔案。

三、專門檔案和專業檔案的區別分析

根據專門檔案與專業檔案的定義，可以看出兩者存在緊密的聯系，但在實際工作中，為避免兩者概念的混淆和混用，需要對其存在的區別進行分析。

從屬性上看，兩者除具有檔案的共同屬性，如原始記錄性、知識性、信息性等外，還有他們的獨特屬性。專門檔案群體上具有多樣性，可以按照不同的載體、形式或內容分為不同的專門檔案，如聲像檔案、地名檔案等等。但同時專門檔案的“?！?，還具有“專一”的屬性，從個體（某一類別）上來說，它具有單一性，它的構成內容、載體和形式等某方面的特性是一致的，如照片檔案是以靜止攝影影像為主要反映方式的檔案；地名檔案是反映地名實體內容的檔案。

專業檔案則無論從群體還是個體上都具有多樣性。從群體上來講，可以依據社會產業分工領域分為不同的專業檔案，如農業農村檔案、司法檔案、海關檔案等等；從個體上來講，每一種專業檔案還可以依據生產環節或業務環節再分解劃分為不同的專業檔案。如農業農村檔案可以再分為新農村建設檔案、農村土地承包檔案、農產品質量安全監管檔案等；司法檔案可以分為律師業務檔案、律師事務所執業檔案、司法鑒定檔案等等。

從來源上看，專業檔案的產生部門必須是從事專業生產或活動的部門，產生領域必須是在專業生產或活動中，如農村土地承包檔案是由農村土地承包管理部門在組織開展土地承包工作中產生；而專門檔案則不限定產生部門和領域，它更多的是對內容和載體、形式的限定，如照片檔案、口述檔案，各行各業從事各項活動都有可能產生。

從整理方式來看，每一種專門檔案都具有其獨有的整理和管理辦法，如照片檔案有專門的分類、裝訂和排列方式；而專門檔案則更加多樣，某一門類的專業檔案既可以有其獨有的整理、管理規則，如會計檔案、人事檔案等；也可以借鑒文書檔案、科技檔案的整理方法，如《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》中就明確承包地確權紙質檔案應按照《文書檔案案卷格式》和《歸檔文件整理規則》等有關標準要求進行整理。

總之，專業檔案比專門檔案的范疇更廣，也更適應當今專業化社會分工的趨勢，是應當成為與文書檔案、科技檔案相并列的一大門類。關于專業檔案的研究，目前成果并不算豐碩，希望主管部門、學術界能加強對專業檔案管理的規律性研究，總結摸索出更多的管理方法和手段，為經濟社會發展服務。

（作者單位：農業部機關服務局）