《企業檔案工作規范》解讀

《企業檔案工作規范》解讀

4.1企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。

這一條明確了企業檔案及企業檔案工作的性質和作用，體現了對檔案與檔案工作的價值與作用的認識的提升。

關于檔案的性質和作用，幾十年來，我國對企業檔案的認識經歷過若干階段。20世紀50年代初除了文書檔案外，企業其他各類文件材料都被認為是資料。1956年國家檔案局提出“技術檔案”的概念。在我國社會主義建設初創時期，技術檔案的管理受到黨和國家的高度重視。從1956年4月16日國務院做出《關于加強檔案工作的決定》，到1963年11月21日國務院批轉《國家檔案局關于切實改善圖紙質量和圖紙復制技術的報告》的八年多時間，由中共中央、國務院發出、批準、批轉、轉發、批示的有關檔案工作的21件文件中，專門關于企業技術檔案工作的就有1 0件。說明企業檔案工作是在黨中央、國務院的直接領導和指導下建立和發展的。

2004年中共中央辦公廳、國務院辦公廳發出的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》指出：要“高度重視信息資源開發利用對促進經濟社會發展的重要作用。信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在經濟社會資源結構中具有不可替代的地位，已成為經濟全球化背景下國際競爭的一個重點”。生產要素，可能各種情報、資料、檔案信息都在某種程度上具有這一屬性，但是論無形資產，或自主知識產權的承載、證明，恐怕就非檔案莫屬，因為檔案才是企業自身各項工作中所形成，是企業的核心信息資產。

在經濟日益全球化的當今社會，國際上對檔案信息的性質、價值及作用的認識，也是殊途同歸。國際標準IS015489《檔案管理通則》第4章“檔案管理的收益”明確指出：檔案中包含的信息是有價值的資源和重要的企業資產。對于機構和社會來說，為了保護并保存活動的證據，采用系統的方法對檔案進行管理是必要的。檔案管理系統是業務活動的信息源，這些信息可以為業務決策及其后續活動提供支持，也可以確保對當前和未來的受益人的責任承諾。

企業的目的是創造價值、利潤和效益，建立檔案資產觀對企業檔案工作尤為重要。資源是處于靜態、潛在的，需要開發才有效益；而資產本身就具有價值，處于動態，管理得當隨時都可產生效益。企業檔案既是企業各項活動的真實歷史記錄，更具有資源、資產的雙重屬性。企業檔案的資產與資源屬性相近而不同，在一定條件下發生轉化，需要我們不斷深化認識，以引導企業檔案工作的深入開展和創新發展。需要說明的是，《企業檔案工作規范》總則中首先確定了企業檔案的性質，但是強調資產性不代表否定檔案價值和屬性的多樣性，過去對檔案的認識依然是開展檔案業務的基礎。

關于檔案工作的性質和作用，《企業檔案工作規范》將其定位在“企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作”。企業活動最終結果是通過為社會提供產品和服務（IS0 9001將服務解釋為是產品的一種，因此實際上檔案工作的服務，也是檔案工作所提供的一種產品）而創造價值和利潤。而企業無論行業、規模、類型，為達到此目的和結果，需要開展研發、生產、經營和管理等活動。由于企業活動具有連續性，因此在這一過程中無論是企業自身還是社會都因某種需要而要追溯產品和服務的過程，如法律責任、產晶質量、事故調查、效益分析、改進提高、維護保養、業績考核等。雖然企業檔案工作不直接對社會提供產品和服務，但企業所有產品、服務及其形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工作的支撐，所有追溯、查證、確認責任都將無法實現。因此，這里將檔案工作定位在“企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作”