淺談如何提升企業檔案資源的完整度

■付啟明

淺談如何提升企業檔案資源的完整度

■付啟明

隨著社會各界檔案意識的普遍提高，各類社會組織對檔案的重視程度也逐步加強，主要體現之一就是越來越多的企業設立了職能明確、獨立的檔案管理機構，檔案收集作為企業檔案管理機構最基本、最重要的職能，雖然在法規和行業標準上已經有明確的執行依據和要求，但在實際工作過程中，受各種因素的影響，總會存在文件材料應歸檔而未歸檔的現象，造成企業檔案資源的缺失，據此，筆者結合自身工作的實踐從多方面進行了原因分析，并從人員、制度和技術實施的角度提出了相應的措施。

一、影響企業檔案資源完整度的原因分析

1.文件材料歸檔范圍的參考執行性不強。文件材料歸檔范圍是各部門移交文件材料的重要依據，一般都是由各機構自行梳理后交檔案管理部門匯總形成，但在此過程中，梳理人員受檔案專業知識水平限制，存在對歸檔文件材料的歸檔價值判斷不準的問題，而文檔人員受相關專業知識的限制，在審查其合理性的過程中同樣存在判斷不準的情況，雙重原因造成歸檔范圍可能不準確；另一方面，文件材料歸檔范圍具有隨企業發展而動態更新的屬性，需要不斷補充或調整，這些補充或調整若未能及時更新至歸檔范圍內，會造成應歸檔而未歸檔的問題。

2.各部門所移交歸檔文件材料的完整性無明確的評估依據。各部門雖然參考歸檔范圍制定了年度歸檔計劃，并按計劃開展移交工作，但從檔案管理部門的角度來看，檔案人員未能介入各部門的日常業務，無法了解各機構實際文件產生情況，企業文檔人員只能被動接收歸檔的文件材料，而無法主觀評估歸檔計劃的完整性以及是否移交了所有應歸檔的文件材料，這也正是很多企業檔案管理部門一直沿用的被動接收而非主動搜集歸檔文件材料的模式，同樣存在導致檔案資源完整度低的潛在風險。

3.部門內部檔案工作要求不明確，部分員工檔案意識不夠，對檔案資源的重要性認識不足。要求不明確主要表現為部門內缺少日常檔案工作開展的依據（如本部門的文檔工作細則等）和必要的內部職責分工，導致內部管理混亂；意識不夠和認識不足主要指部分員工實際工作中為便于自己利用將一些文件材料“牢牢掌握”在手中，造成部分應歸檔文件材料散落在各處而未能交由檔案管理部門進一步開發其利用價值；還有一部分員工則過于重視實體工作成果的驗收而忽視了工作過程中應形成的歸檔文件材料的收集，也造成應歸檔文件材料的流失。

二、提升企業檔案資源完整度的措施分析

從上述影響企業檔案完整度的原因分析來看，筆者認為應將“完善制度，化被動收集為主動搜集”作為核心思想納入到企業的文件材料移交歸檔接收工作中，并據此提出以下建議措施。

1.建立覆蓋全企業的的檔案工作網絡。檔案工作網絡是以檔案管理部門為業務中心，各部門為業務點的企業檔案工作模式，是將檔案工作納入到各部門日常業務的主要方式，其本質是檔案管理部門在其它部門的業務延伸，即各部門設置兼職檔案工作人員來處理本部門的日常文檔管理，在業務上接收接受檔案管理部門的監督和指導。檔案工作網絡的有效運行，是企業檔案工作得以正常開展的重要組織保障，保證了各部門的檔案工作有專人牽頭負責，為檔案管理部門了解、監督和指導各部門的檔案業務開展情況創造了條件，對企業檔案資源完整度有著較大影響。

2.加強檔案管理部門的前端監控，從制度上做好對業務文件材料產生的管控。制度完善的企業，各項業務的開展都應有明確的程序、規章或相關文件作為依據，以筆者所在公司為例，所有業務活動遵循“一切以程序為依據”的原則，各部門均建立了完善的業務程序體系，更在程序中設定“記錄”章節，以說明執行本程序應產生的記錄，這些記錄正是企業檔案的第一來源。為了保證記錄章節的有效和規范，公司在程序文件生效的流程中設定了文檔審查的環節，由檔案工作人員對程序文件的質量和“記錄”章節所描述內容的完整性和準確性進行重點審查，以確保所有業務活動可能產生的記錄能有明確的來源，并和執行中的文件材料歸檔范圍進行篩查對比，確保所有應歸檔的記錄都納入文件材料歸檔范圍。

3.積極關注并研讀公司及各部門的重要文件，從文件中來驗證、補充應歸檔文件材料的完整性。公司層面的重要文件如大事記、總經理部例會紀要等是公司層面業務活動的主要記錄載體，各部門的重要文件如年度工作計劃、工作總結和定期的例會紀要等都是了解其業務開展情況的重要途徑，以大事記為例，其本身是公司檔案全宗卷的重要組成部分，其所記錄的公司活動一般都會產生相關的照片，因此檔案人員在接收照片檔案的時候，可以將大事記作為重要參考依據來判斷照片檔案是否完整；再比如，總經理部及各部門定期會議所形成紀要會對一定階段內的業務開展情況進行匯報總結并在此基礎上布置下一階段的任務，而專項任務則可能會產生專項需歸檔文件，因此，通過研讀文件能較好的了解公司及各部門業務開展情況，對掌握各機構可能產生的應歸檔文件材料有較大的參考意義。

4.建立由企業檔案管理機構牽頭、各職能機構配合的定期梳理機制。檔案管理制度完善的企業基本都設立了由文檔人員、各機構負責人及關鍵崗位人員組成的檔案鑒定委員會或小組（其主要職能是對保管期滿檔案的價值鑒定和后續處理），結合第2、3條的措施的執行結果，檔案管理機構可以將歸檔范圍的定期梳理和調整作為該委員會的日常工作事項之一，檔案管理機構與各業務機構人員進行面對面的交流、梳理和確認，及時更新企業的文檔材料歸檔范圍。

5.提升企業文檔管理的信息化水平，實現文件全生命周期內的跟蹤和管控。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，如果能通過信息管理系統實現對所有文件在其生命周期內的全流程跟蹤和管控，且檔案人員被授予了各系統的相應權限，那么檔案人員則能全面、清晰、準確的了解整個企業的文件產生情況，在年度文件材料歸檔接收過程中就能有明確的評估依據，極大的降低文件材料應歸檔而未歸檔的風險。因此，較高的文檔信息化管理水平是提升企業檔案收集完整度的重要技術保障，實現文件管理精細至每一個流程、環節可跟蹤的信息化管理亦可作為一個企業檔案管理工作的重要目標之一。

6.建立應歸檔文件材料的跟蹤機制。對于特定類型的文件，如移交范圍明確或定期產生的文件材料，建立由文檔人員進行定期跟蹤的機制。以筆者所在的公司為例，公司檔案主要來自內部各部門和外部合同單位，外部合同單位應移交的文件材料會在雙方簽訂的合同中予以明確，為保證這類文件材料能系統、完整的移交到文檔管理部門，文檔人員為每一份合同建立了跟蹤信息，包括應移交文件材料的名稱、移交責任人、移交時間等，便于后續做好有針對性的跟蹤工作。對于按期移交的，及時關閉跟蹤信息；對于到期未移交的則主動催交，必要時雙方進行專項溝通和協調，對移交內容、時間等進行適當調整。

7.對各機構的日常文件管理工作進行定期專項監查和指導。日常業務開展過程中有序、良好的文件管理才能保證各機構所產生文件材料的系統和完整，通過定期的專項監查和指導，一方面能有效監督各機構日常文件管理工作的有效性，發現存在的問題和良好實踐，為其提供相應解決方案的同時在企業內部進行良好經驗的推廣應用，提升公司檔案管理的整體水平；另一方面，這也是檔案管理人員了解各機構文件產生情況，為后續文件材料的歸檔接收提供評估依據的有效途徑。

8.加強檔案宣傳與培訓，凸顯檔案資源和檔案工作的價值，持續提升員工的檔案意識水平。通過開展檔案普法宣傳教育、檔案利用典型案例宣傳等方式，使廣大員工充分認識到檔案資源開發利用在企業發展過程中的重要作用和地位，凸顯檔案資源的價值和檔案工作的影響力，加深員工對檔案工作的認識程度，提升員工的整體檔案意識水平，最終為企業檔案資源的搜集創造良好的工作環境。

三、結語

檔案資源是企業發展所形成的最終成果之一，是企業在技術和管理上的積累和沉淀，也是一個企業檔案事業的立業之本。檔案工作可以總結為“管控、謀劃、服務”三個方面，“管控”是通過前端控制來保證檔案的系統、完整和準確，“謀劃”是多方面、多途徑開發檔案資源的利用價值，“服務”則是一切檔案工作的最終目的和最高宗旨，因此，提升企業檔案資源的完整度是“管控”的目的，也是“謀劃”的前提，更是“服務”的保障，檔案工作不僅僅是檔案管理部門的職責，更是企業所有部門的職責，唯有全體員工意識層面的真正重視和支持，才能從根本上提升企業檔案資源的完整度，真正實現檔案事業的良性發展。

（作者單位：中廣核工程有限公司）