新醫改下衛生檔案管理工作的新思路

趙麗山東省地方病防治研究所，山東濟南　250014

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新醫改下衛生檔案管理工作的新思路

趙麗
山東省地方病防治研究所，山東濟南250014

［摘要］隨著醫療改革的不斷深入，如何以全新的理念與視角做好衛生檔案管理工作，探索衛生檔案管理工作的新思路，以便更好地發揮檔案管理推動衛生系統發展的作用，是每一位衛生檔案管理工作者急需思考的問題。該文對目前衛生檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并對新醫改下如何做好衛生檔案管理工作進行了探討。

［關鍵詞］新醫改；衛生檔案管理；新思路

衛生檔案管理工作的主要內容是收集衛生系統日常工作中的各種信息，是衛生系統運行的真實記錄，更是衛生系統寶貴的無形資產。衛生檔案為相關部門決策提供重要的參考價值，既能提高衛生系統的管理水平，又能推動衛生系統的體制建設。因此，做好衛生檔案管理工作，從改善“硬件條件”與“軟件條件”兩方面入手，完善檔案管理工作的設備與機制，是推動衛生系統發展必不可少的一環。特別是隨著“四個全面”戰略布局的提出，醫療改革的不斷深入，運用新理念、新方法，解決衛生檔案管理工作中遇到的問題與困難，并嚴格依照相關法律、法規加強檔案工作的制度化建設，是充分發揮衛生檔案促進醫院改革發展作用的必要條件。

1　衛生檔案管理工作中存在的問題

衛生檔案管理的內容與職責包括積極參與制定醫院管理的各項規章制度，對衛生系統各部門人員的人事檔案，以及其他各類文件材料的收集、整理、歸檔、建檔與利用，同時還需要做好檔案的移交工作，充分利用現有的人力、物質資源，不斷提高檔案的管理水平。并積極探索先進的計算機技術，逐步實現檔案的現代化管理。但目前部分衛生系統仍沒有建立相對完善的管理制度，缺乏權威、有效的管理手段，主要表現在如下幾個方面。

1.1衛生檔案管理意識不足

部分衛生系統領導及管理人員認為檔案管理工作并不能為衛生系統帶來直接的利益與名譽，僅在幕后充當記錄衛生系統日常運行的工具，忽略了衛生檔案管理工作的潛在效益。因而將更多的精力投入到臨床技能培訓與管理中，對衛生檔案管理工作并未給予其足夠的重視，投入的資金與人力較少，造成檔案庫房建設不良，計算機、打印機等現代化設備缺失，以及檔案電子化技術更新遲緩，阻礙了檔案管理工作的信息化進程。

1.2缺乏完善、有效的管理制度

由于對衛生檔案管理的重視程度不足，檔案管理意識薄弱，多數衛生系統缺乏針對檔案管理工作的切實有效的規章制度，沒有明確檔案管理的手段與方案，或者現行的規章制度在內容上簡單粗糙，造成了衛生檔案管理的混亂，如材料收集不全、整理不及時等，導致檔案的利用率低下甚至資源流失。長此以往，衛生系統管理者不能從既往檔案中提取有效的經驗總結，從而使得管理脫離實際，醫療觀念與患者需求之間的差距日漸拉大。

1.3設備不良，缺少信息化管理

目前，多數衛生系統的檔案管理工作還是人工操作完成，包括檔案的收集、整理、錄入等，檔案多以卷宗的形式開展，使用時需人工查找。這就造成了檔案的保存受到時間和空間的限制，檔案的存放與查找工作也存受巨大的困難。換言之，衛生系統管理信息系統建設不完善，缺乏計算機軟硬件技術、網絡通信技術等現代化的信息手段；更缺乏既了解衛生系統相關事務，又能熟練掌握計算機技術的信息化專才，嚴重阻礙了衛生檔案管理的現代化進程。相反，盲目的投資建設，一味追求系統的先進性而忽略實用性，也會造成資源的浪費。此外，信息化建設過程中最重要的問題就是信息安全，因衛生檔案涉及患者和醫院運行隱私，一旦泄露，會給患者及醫院帶來諸多不便。如何提高信息安全意識，采取有效措施保證信息安全，是衛生檔案管理的工作重點。

1.4檔案管理隊伍素質參差不齊

目前，許多衛生系統的檔案管理崗位儼然成了“養老崗位”，在崗人員多是年齡較大的非專業人員，或兼職檔案管理人員，自身素質不高，價值感不高，對衛生檔案管理的重要性認識不夠，認為檔案管理工作無關緊要，工作效率與責任感較低，保密意識較差。衛生檔案管理崗成了年輕人不愿去，專業人員留不住，缺乏專業人才的崗位。并且，由于領導層的忽視，面向檔案管理崗位人員的管理制度不完善，管理松散，專業培訓機會少之又少，從而造成了檔案管理人員素質參差不齊，進步緩慢的局面。

2　新醫改下探索衛生檔案管理工作的新思路

2.1強化衛生檔案管理意識

檔案管理是醫院綜合性管理中不可忽視的重要組成部分，也是新醫改下衛生系統現代化管理能力的衡量標準。科學、系統的信息化檔案管理能夠一定程度地促進醫院發展。衛生系統領導需從自身加強對檔案管理工作的重視，鼓勵發展檔案管理，加深全體工作人員對檔案管理工作的認識程度。特別是隨著“四個全面”戰略的推行，更要注重衛生系統法制治檔的問題。通過檔案法制的教育和宣傳工作，著重強調依法治檔工作是依法治國基本方略的具體實現，使衛生系統領導層對法制化管理檔案工作真正重視起來，使衛生系統職工充分了解醫療相關法律知識，依法運用檔案資料，從而充分發揮衛生檔案的作用，更好地為衛生系統運行與管理服務。

2.2加強檔案工作法制化、制度化建設

改善衛生檔案管理工作，要結合學習新醫改的中心思想，加強檔案管理工作的法制化、制度化建設。參照》檔案法》》醫院檔案管理辦法》等相關法律法規，以及上級檔案部門的有關制度，結合衛生系統的實際情況，建立、健全衛生系統檔案管理制度，如檔案庫房的管理以及檔案的收集、整理、保管、借閱等一系列制度，對各職能部門檔案管理的職責、權限以及檔案管理的各個環節予以明確分工，保證檔案管理工作的順利交接與傳遞。同時要健全醫院檔案工作手冊，對各類檔案的收集、錄入、保管等進行清楚的分類，確保醫院各個時期檔案信息的真實性與完整性。力求檔案管理制度嚴謹、科學、合理，做到檔案管理工作有法可依，有據可循。此外，更要確保醫院各部門管理檔案的職能與權限都能確切落實，高標準、嚴要求，才能充分發揮檔案管理制度的作用，實現檔案工作的科學、有效管理。

2.3加強檔案信息化建設

在當前形勢下，衛生檔案管理工作需要與時俱進，跟上信息化建設的步伐。首先，在認識衛生檔案管理重要性的基礎上，加大對衛生系統信息化系統管理的資金投入，引進先進的檔案軟件系統，并對信息系統的軟件系統與硬件裝置及時更新。結合計算機與多媒體技術，建設數字化檔案室，將衛生系統現有的檔案資料進行分類信息化管理，避免繁重的人工工作，提高了衛生檔案管理工作的效率與質量。其次，建立完善的立卷歸檔制度，保證信息化檔案的規范化。衛生檔案包含醫療、教學、科研、基建、設備、人力等材料，種類繁多。歸檔時需按照檔案材料的分類、時間、內容重要性等因素進行詳細的標注，以便進行清晰、正確的保管，后期抽調、閱讀也會節省很多時間。第三，加強對檔案信息安全性建設。對衛生系統現有的安全保護系統進行加固，制定完善的信息安全管理系統以及應對突發狀況的緊急預案，及時對電子系統進行更新。同時，對檔案管理人員實行信息安全責任制，嚴格遵守“誰管理，誰負責”的原則，將檔案信息泄露的可能性降至最低。

2.4加強隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

首先，衛生系統相關領導要高度重視對檔案工作人員的思想教育，全面更新檔案工作人員的思想觀念，通過舉辦各種活動增強檔案管理人員的思想認識，提高管理人員對規范治檔工作的責任意識。建立完善的針對檔案工作人員的管理制度，明確崗位職責、目標責任、獎懲制度，對檔案工作人員的行為進行規范化管理。積極引進具備檔案管理專業知識的人才，以適應檔案現代化管理的需要。同時，定期對檔案管理人員進行專業理論與實踐技能的培訓，提高工作人員自身的專業素養，培養工作人員的耐心、積極性與創新性，努力打造一支專業素質硬、工作效率高、責任心強的檔案管理人員隊伍，以便提高衛生檔案管理水平，更好地為衛生檔案管理工作服務。

3　結語

隨著“四個全面”戰略布局的提出，醫療改革的不斷深入，依法行醫、制度化管理也成為醫療行業的行為準則。衛生檔案涵蓋了衛生系統人事信息、行政管理、法律糾紛、醫療行為、學術研究、科技交流等醫院日常工作的各個方面，對于衛生系統日常工作管理有著不可忽視的重要價值。因此，如何以全新的理念與視角做好衛生檔案管理工作，特別是在新醫改下探索出檔案管理的新思路，以便更好地發揮檔案管理推動醫院發展的作用，是當前每一位衛生系統相關領導以及檔案管理工作者需要認真考慮的問題。目前，衛生檔案管理工作還存在著管理層重視程度不夠，檔案管理工作制度化建設缺陷，信息化管理進程遲緩，檔案管理人員素質參差不齊等諸多問題。陳舊的檔案管理模式已和日新月異的醫療現狀嚴重脫節。衛生檔案部門應抓住新醫改這個契機，提高全體行政人員及醫務人員對檔案重要性的認識，在衛生檔案管理工作中認真貫徹國家相關法律法規，結合自身實際情況，建立、健全配套的檔案管理工作規章、條例，并號召醫院各部門人員嚴格遵守，切實落實。同時加強對檔案管理的投入，積極建設信息化管理系統。此外，還要努力加強隊伍建設，通過多種方式提高檔案管理工作人員的整體素質。總而言之，衛生檔案管理是一個長期、復雜的工作，面對新形勢，衛生系統要積極探索檔案管理的新思路，充分發揮衛生檔案在衛生系統發展中的重大作用。

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New Idea of Healthy Archives Management Under the New Medical Reform

ZHAO Li
Shandong Provincial Institute of endemic disease control，Ji’nan，Shandong Province，250014 China

［Abstract］With the further improvement of the medical reform，how to manage healthy archives well in new perspectives，and explore new ideas of archives management，is an urgent problem to be solved by every staff.We analyzed the existing problems in the management of healthy archives，and discussed how to do well in healthy archives management under the new medical reform.

［Key words］Medical reform；Healthy Archives management；New Idea

［中圖分類號］R197.32

［文獻標識碼］A

［文章編號］1672-5654（2016）03（a）-0187-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.07.187

［作者簡介］趙麗（1970-），女，本科，館員，主要從事檔案管理工作。

收稿日期：（2015-12-10）