大中型再生資源企業財務共享中心的構建與實施

徐多林

（中國有色金屬工業再生資源有限公司，北京100191）

大中型再生資源企業財務共享中心的構建與實施

徐多林

（中國有色金屬工業再生資源有限公司，北京100191）

立足于再生資源行業經營環境的復雜性及提升公司財務管理水平的需要，闡述了構建財務共享服務中心的必要性。從制定財務共享服務中心建設方案；確定業務范圍，統一管理標準及工作標準；以業務流程為基礎，以信息技術平臺為依托，實施服務中心的技術開發3個方面，論述了財務共享服務中心的構建與實施的主要做法，為提升公司財務管控水平、會計工作質量和效率提供參考。

財務共享服務中心；構建與實施；財務管理

1　財務共享服務中心的構建與實施的背景

1.1建設“行業一流、國內知名”再生資源企業的戰略需要

隨著經濟、資源全球化的加速，再生資源行業經營環境更加復雜，面臨的競爭更加激烈，有色金屬、貴金屬高價格行情短時間不會再現，這給再生資源企業帶來了很大沖擊和挑戰。作者供職于某再生資源公司是1986年成立的大型集團化企業，主營業務包括有色金屬及其產品、進出口業務、物業管理、廢舊物資回收等。擁有大宗商品貿易、有色金屬生產加工、項目咨詢服務、行業雜志發行及餐飲管理等多個分子公司，業務較為多元，且公司屬于典型的強周期性行業，經濟的一點波動往往使其帶來數倍的沖擊，經營和財務風險較高。為實現“行業一流、國內知名”的公司戰略目標，在這種情況下，努力提高企業的工作效率以及降低企業成本，財務信息越來越成為一種公司決策控制、經營運作模式統一的核心手段。對公司財務信息的集中掌握和快速處理，是公司在快速變化的市場環境中生存適應的生命線。但多級架構的組織結構導致財務職能重疊設置，會計職能獨立循環，自封格局，信息孤島無法打通。正是在這種背景下，隨著對財務服務要求的提高，以集中管理、統一政策、標準化流程和優質高效為追求目標的財務共享服務中心的出現就必將成為必然。

1.2進一步提升公司財務管理水平的需要

由于分子公司數量較多且地區分布分散，每個公司均配備兩名以上財務人員，易造成財務核算與管理效率低下、人員管理成本高昂、管理幅度廣、核算鏈條長的局面，且造成公司對分子公司的財務管理監督失控的局面。此外，財務人員流動性較高，導致財務核算基礎及管理工作相對比較薄弱，很難滿足公司財務管控要求。具體表現在：一是分子公司會計核算不規范、不統一，差錯率高，會計信息質量無保證；二是財務人員流失率較高，經常出現無合適人員可派的尷尬局面，會計工作的連續性無法保證；三是由于管理幅度廣，培訓不及時，各項財務標準制度很難得到有效貫徹執行，會計的監督職能缺失；四是由于財務人員數量嚴重不足，財務人員疲于應對日常會計核算工作，無暇顧及財務分析、納稅籌劃和資金管理等管理性工作，“重核算、輕管理”現象嚴重，財務管理價值不能得到有效發揮。為進一步加強公司財務風險管控，降低管理成本，提高工作效率，統一會計政策，也需要公司建立財務共享服務中心。此外，財政部2013年12月6日發布的《企業會計信息化工作規范》（財會［2013］20號）明確要求：“分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心”。這項規定也為公司探索建立財務共享服務中心提供了政策支持。

2　財務共享服務中心的構建與實施的內涵

嚴格來說，財務共享服務是一種將分散于各業務單位，重復性高、易于標準化的財務業務進行流程再造與標準化，并集中到財務共享服務中心統一進行處理，達到降低成本、改進服務質量、提升業務處理效率目的作業管理模式，是通過在一個或多個地點對人員、技術和流程的有效整合，實現組織內公共流程的標準化和精簡化的一種管理創新手段。對再生資源公司而言，通過對財務人員和業務進行整合，把分子公司中分散、重復的會計處理、報表編制等財務核算和賬務處理業務予以標準化、流程化，利用SAP操作系統、海波龍預算及報表系統、員工報銷平臺及資金支付等平臺，建立以戰略財務管理中心和財務共享服務中心兩級財務管控體系，其中戰略財務管理中心主要負責預算管理、成本管理、資產管理、經營績效管理等管理會計的業務范圍；而財務共享服務中心主要負責分子公司同類的采購及應付業務、銷售及開票收款業務、員工借款報銷業務、資金收支結算業務及稅務管理等具體的業務處理，在服務中心實現專業化分工、標準化處理、流水化作業的“會計工廠”式服務。

3　財務共享服務中心的構建與實施主要做法

3.1制定財務共享服務中心建設方案

3.1.1明確中心總體目標、成立組織機構

為解決傳統分散式財務管理模式，通過財務集中的方式建立財務服務共享中心，打造高效、先進的財務管理體系，建設“行業一流、國內知名”的再生資源企業的戰略目標。經調研，結合公司實際情況，決定實施以“專長中心”的戰略機構模式，即就某種相同重復業務納入財務共享服務中心處理。為保證服務中心設計與建設工作順利進行，公司成立以總經理為組長、總會計師及子公司分管領導為副組長的領導小組，具體負責審查設計開發方案、工作進度協調等事項。領導小組下設財務部為辦公室，總體協調各方面工作。

3.1.2統一財務共享服務中心核算流程，建立標準，制定建設方案

財務共享服務模式與財務集中管理最顯著的區別，就是流程的再造與整合。根據公司總體目標及對分子公司財務管控要求，公司對財務管理現狀進行了充分調研，并對國內財務共享成功案例進行了分析，制定一套內容詳盡的建設方案，具體包括以下幾個方面。

一是設立財務共享服務中心，落實公司“大財務”管控需求，搭建財務兩級管控體系；二是確定財務共享服務中心具體業務范圍；三是統一業務流程設計，實現財務共享服務中心的規范化、制度化運作；四是整合開發財務共享信息平臺，集成主要的財務和業務系統；五是項目持續改進，不斷優化。

3.2確定業務范圍，統一管理標準及工作標準

鑒于再生資源公司已于2012年10月成功上線SAP系統，整個集團共用一套會計科目體系，統一會計政策，分子公司已全部上線SAP系統，SAP系統的成功上線為公司財務共享平臺中心會計政策及核算的統一實施奠定了信息化基礎。經過前期調研，根據財務共享服務中心特點，項目小組確定了如下具體業務范圍：包括所有分子公司的采購及應付、銷售及開票收款、員工借款報銷、資金收支結算、稅務管理及總賬預算報表等。根據各業務流程進行了重新梳理、優化和設計，編寫了《員工借款及報銷管理標準》、《發票預制及付款管理標準》、《開票及收款管理標準》、《月結及報表管理標準》、《稅務申報管理標準》、《資金結算管理標準》等10項管理標準，明確了財務共享服務中心各業務的基本流程及制度規范；公司編制下發了《業務核算會計工作標準》、《總賬會計工作標準》、《資金會計工作標準》等5項工作標準，明確了服務中心各崗位職責、工作內容、資格要求，為服務中心的構建奠定了制度基礎。

3.3以業務流程為基礎，以信息技術平臺為依托，實施服務中心的技術開發

3.3.1預制發票及付款業務

此類業務主要核算分子公司與供應商結算付款，根據合同簽訂及供貨驗收情況，供應商將發票提交至分子公司業務人員確認后，然后將票據郵寄至財務服務共享中心，發票在稅務系統認證抵扣后生成應付賬款憑證，作為下月付款的支付依據。分子公司業務人員下月通過資金計劃平臺，提交付款計劃，逐層報至財務共享服務中心，審核后，經過審批生成會計憑證，提交銀企網銀系統。該支付平臺的優點是可實現依據預制發票生成應付賬款生成資金支付建議、供應商銀行賬戶付款信息同步調用，并直接傳輸至銀企網銀接口自動批量付款、平臺上多個供應商同時批量審批、審批完成后打印付款單存檔。

3.3.2結算開票及收款業務

財務共享服務中心成立前，分子公司開票為傳統手工開票方式，每年物資采購及銷售工作開票量巨大，而傳統金稅開票系統需手工逐條添加基礎采購信息等，花費大量時間且錯誤率較高。為進一步實現財務共享服務中心批量處理業務的優勢，提高開票效率及正確率，項目小組成功實施開發了SAP系統與金稅開票系統的自動連接開票接口軟件，該軟件可實現業務人員在SAP系統銷售模塊開票后，集成至財務共享服務中心，會計人員確認后直接提交至金稅開票系統自動開具增值稅專用發票。

收款業務：通常每天會有大量資金進賬，且每筆款項通常對應不同的合同，僅憑財務共享服務中心人員專業知識無法判斷款項對應具體應收合同的內容，需業務部門確認后方可入賬。會計人員每日從網銀導出收款明細，以excel表形式上傳至資金管理平臺，分子公司業務經辦人在資金管理平臺填寫與該筆收款有關的合同編號、采購訂單等信息，并經部門負責人審批確認后，財務人員據此，在SAP系統中對應收賬款未清項做收款清賬處理。

3.3.3員工借款及報銷業務

如今隨著信息化的快速發展及無紙化辦公節能理念認識的逐步提高，多數集團或公司均有集中報銷管理平臺，但大多報銷平臺僅能實現報銷人提報和領導審批的相關功能，無法和資金計劃以及SAP系統連接起來，從而可借助資金管理平臺實現資金計劃管理，通過報銷平臺實現SAP憑證的自動生成，并將SAP系統中憑證編號等信息反傳至資金管理平臺，形成一個完整的系統。

3.3.4總賬報表及預算業務

集團SAP系統可以出具標準報表，月末財務共享中心會計可以按分子公司單獨出具合并及個體報表，并集成至海波龍報表及預算系統，分子公司可以通過海波龍報表系統查詢各自經營情況，通過SAP與海波龍系統的連接，從而大大提高報表出具的統一性和及時性。

3.3.5推廣實施，持續改進

在項目正式上線前，公司制定了詳細的宣傳及培訓方案，關鍵用戶全員集中培訓，培訓完成后進行流程及系統測試，發現問題，立即整改，財務共享服務中心時刻關注分子公司財務需求，對共性問題逐一落實并滿足。為保證項目的持續改進，完成實施部署工作后，需持續關注項目的運行情況，并進一步進行流程、系統、管理的優化和改進，為做好實施情況反饋工作，公司定期組織巡檢人員到分子公司實地調研，發放調查問卷。根據2015年年末統計反饋情況，有95%的用戶表示對共享中心的服務質量、態度和效率感到滿意。

4　財務共享服務中心的構建與實施的效果

4.1有效提升了公司財務管控水平

由于財務共享服務中心通過大量交易業務的集中處理，統一業務流程、統一技術平臺、統一數據口徑，促進了財務流程的標準、規范和高效，為公司組織提高高質量和低成本的數據信息，進而為財務管理和決策支持提供更專業和更為可比的數據支持，財務信息的集中統一快速處理讓信息溝通更為直接、高效，傳達變得更加敏捷、快速。在公司財務共享服務中心，業務信息集中處理、提供跨區域組織的專業財務服務，消除重復職能人員設置，大大降低了財務人員人工成本。同時，由于公司實現了兩級財務管控體系，讓更多的財務人員從分散、重復、單一的交易處理中釋放出來，使更多的業務處理會計人員轉為決策支持及分析管控等管理型、價值創造型財務人員，充分利用財務共享服務中心的各業務大數據的涌入和歸集，通過數據的管理、分析和報告，進一步滿足公司財務管控和戰略決策的需要。

4.2提高了會計工作質量和效率，資金歸集平臺共享

一是工作效率顯著提高，財務共享中心通過提供專業化、標準化和流水化的“會計工廠”式服務，實現了會計基礎工作的規模化效應，共享服務中心10名核算會計人員承擔了8家分子公司35名財務人員的核算工作量，月處理業務量達到近1萬筆；通過對業務流程和業務處理標準化，減少了多余的協調和一些重復的工作，業務響應和處理時間明細減少，如員工報銷的付款時間周期由原來的平均5天縮短為2天，大大提高了財務工作效率和員工滿意性。二是通過財務共享服務中心資金計劃和支付平臺進行各分子公司資金歸集管理，有利于公司全面掌握資金使用情況，提高公司資金使用效率，平衡各分子公司之間借貸規模，降低公司整體財務成本。如公司物資集采業務一方面需外部采購承擔付款義務，另一方面銷售向各合作單位收款，但受制于集團內正常的結算周期及部分合作單位資金緊張的現狀，通常流動資金較為短缺，需外部融資，但部分分子公司則資金較為充裕，通過財務共享服務中心實行資金歸集管理，充分靈活調動各板塊資金，可大大提高公司資金的使用效率及大幅降低公司財務費用，據統計，2015年，公司財務費用整體降低了15%。

［1］陳虎，孫彥從.財務共享服務［M］.北京：中國財政經濟出版社，2014.

［2］陳虎，陳東升.財務共享服務案例集［M］.北京：中國財政經濟出版社，2014.

［3］陳娟.論財務共享服務中心的建設與運營［J］.時代金融，2014（36）：237-240.

［4］劉婷媛.企業財務共享服務管理模式探討［J］.蘭州：財會研究，2007（2）：40-41.

Construction and implementation of large and medium sized renewable resources enterprises'financial sharing center

XU Duolin
（China Nonferrous Metal Industry Resources Regenerating Co.，Ltd.，Beijing 100191，China）

Based on the complex business environment and the demand of improving financial management level of the renewable resources industry，this paper expounds the necessity of constructing the financial shared service center. And，It discusses the main practices of construction and implementation of financial sharing center from 3 aspects，including making financial shared service center construction plan，determining the scope of business and unifying management standards&working standards，and implementing technology development based on the business process and information technology platform.It can be in favor of improving the company's financial management，accounting work quality and efficiency.

financial shared service center；construction and implementation；financial management

F8；X705

A

1674-0912（2016）08-0027-04

2016－06－21）

徐多林（1981-），男，安徽潁上人，大學本科，會計師，從事財務管理工作。