檔案工作信息化建設道路思考

文/薛 娜

檔案工作信息化建設道路思考

文/薛 娜

檔案部門要利用自身掌握信息庫的優勢，有目的地收集經濟、科技檔案信息進行整理分類，發揮網絡體系優勢和人才優勢，開展編研工作，開發高附加信息產品，建設檔案信息化道路

檔案作為一種重要的信息資源，越來越顯示出在現代化建設中的地位和作用。開發利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。檔案信息資源開發利用工作是檢驗和衡量檔案工作水平的重要標志。充分開發利用檔案信息資源，走信息化道路，是檔案工作發展的必然趨勢，也是發揮檔案本身職能和優勢的客觀需求。

一、 努力轉變觀念，了解利用需求

檔案是人們從事各種生產、文化、宣傳、科研、教育等活動的歷史真實記錄，是進行科學研究必不可少的重要材料。面對社會發展日新月異的新情況、新動向，檔案工作者應主動、自覺地加強與各單位的關系，了解檔案的開發和利用。首先，檔案工作者要了解本單位、本部門、本系統范圍內的利用需求，要根據掌握的利用需求，及時地甚至是超前地把潛在的檔案信息挖掘出來，傳遞出去，發揮檔案應有的作用。其次，檔案工作者一定要轉變觀念，改變過去墨守成規、安于現狀、坐等利用者上門的服務作風，主動面向社會、面向市場經濟，把開發利用工作的重心轉移到經濟建設服務中來。

二、 發揮職能優勢，充分利用檔案信息

文化、宣傳、IT行業單位是知識、人才、科技密集之地，檔案工作為文化、宣傳、網絡服務具備了得天獨厚的自身優勢。隨著經濟的發展，人們對物質生活和精神生活的需求也越來越高，產生的各種檔案材料也越來越多，內容也日趨完善，所起的憑證、參考價值也越來越明確。這些單位檔案工作者收集、整理、管理利用的職能和權力，就構成了檔案部門聚集本單位全部檔案信息資源的優勢。檔案門類的設置包括單位全部的管理，如人事、文書、會計、基建、科技以及領導人外出活動和本單位開展的重要社會活動。這樣就使檔案工作者從一個特定的角度把握了本單位的整體情況和第一手信息，檔案部門的職能使它處于一個全局的高度，成為搜集信息的中心，發布信息的中心和傳播信息的中心。檔案室儲備的眾多檔案，也就成為本單位最寶貴的資源和財富。眾多的檔案資源優勢，若能與經濟建設掛鉤，不僅能給本單位帶來一定的經濟收入，而且會帶來不可估量的社會效益。

三、發揮信息庫基礎優勢，建立信息網絡

實現檔案工作現代化，只有將政府管理下的檔案部門組織起來，在原有的機構、人才、設施的基礎上，形成以各級各類檔案館為點，以各級檔案館室為面，以各級檔案管理事業管理機構為中樞組成信息網絡體系，把檔案工作納入信息產業發展的規劃中去，才能真正使檔案工作走出目前封閉和困境，實現面向社會、面向市場，積極主動地為社會提供各種信息服務的目標。

檔案部門要利用自身掌握信息庫的優勢，有目的地收集經濟、科技檔案信息進行整理分類，發揮網絡體系優勢和人才優勢，開展編研工作，開發高附加信息產品，走檔案信息化道路。

四、高科技投入是開發檔案工作的正確出路

從深化科技體制改革，加大科技投入，完善科技發展體制入手，調動各行各業大范圍開發科技資源的積極性。21世紀是一個高科技發展的時代，也是世界進入高科技競爭的時代。檔案工作者應當應該多渠道開發檔案信息，適度建立電子檔案管理，從而能提高檔案質量，保證發揮全方位檔案信息作用。隨著電子計算機技術的飛速發展，最初主要作為計算工具的計算機功能越來越強，計算機網絡應用越來越廣，已經大量應用到工業自動化控制、信息收集和分析處理、圖像識別、文字翻譯等方面。當計算機與遠程通訊日益緊密結合，將構成把圖像、聲音和記憶都結合在一起的信息處理傳播網，工具是計算機，內容是信息，這些都為建立電子檔案奠定了基礎。

社會信息化是人類社會的發展趨勢。檔案工作也與時俱進，步入現代化，主要表現在計算機技術的推廣、開發、應用，實現信息綜合開發，檔案管理科學化。當前，許多檔案部門引進、研制計算機檔案管理系統，在程序開發、設計、編制上實現了科學著錄、準確檢索、專題匯編、自動校對、管理借閱、統計、一次輸入、多次輸入等功能，提高了檔案利用率和檔案管理科學化程度。

五、緊跟時代步伐、增加檔案工作智力附加值

長期以來，檔案部門被視為不產生經濟效益的“清水衙門”。隨著市場經濟體制的逐步確立完善，檔案工作產生經濟效益的威力也不斷顯露出來。信息是財富，而檔案工作走向市場，走向開放，隨時都在產生信息，都在為市場經濟服務，搞活檔案也是經濟，檔案工作在改革大潮中，要樹立自身的社會地位，只有這樣，才能改善自身生存環境和生存條件。檔案已被社會公認為重要信息資源，除了為社會快速準確提供原始信息資料外，以市場為取向，收集、整理、加工、綜合開發信息產品，增加其智力附加值，以創造經濟效益，并逐步向專業化的“智囊”、“外腦”、“參謀”機構發展，提供深層次信息服務。

檔案工作是一項專業性較強的工作，又是一項黨性、政治性很強的工作。檔案人員要不斷學習檔案專業理論知識，學習掌握行業標準，精通檔案業務。日新月異的信息技術發展給檔案信息收集、整理、加工、利用等帶來了革命性的變化，檔案管理工作只有緊跟時代潮流，適應社會新發展，才能更好地開發檔案信息資源，服務于政府部門及各企事業單位，產生一定的社會效益與經濟效益，促進檔案管理水平邁上新臺階。

（作者單位：寶雞廣電網絡傳媒有限責任公司）