新形勢下環境保護電子檔案管理研究

黃小燕

（鯉城區環境監測站福建泉州362000）

新形勢下環境保護電子檔案管理研究

黃小燕

（鯉城區環境監測站福建泉州362000）

環境保護電子檔案能夠確保環境保護工作的順利開展、管理，是生態環境保護事業中的重要內容，本文通過分析新形勢下環境保護電子檔案管理的特性，主要探討了提高環境保護電子檔案管理的有效措施，以期能夠促進我國生態環境的發展。

新形勢；環境保護；電子檔案管理

進入21世紀以來，隨著科學技術不斷的發展，環境保護電子檔案改變了常規的手工整理檔案的落后模式，通過計算機技術，解決了一些紙質檔案無法記錄的數據，實現了環保檔案的建立、管理和利用，提高了檔案管理的效率和準確率，如：動態的影響、聲音等。環境保護電子檔案是新形勢下環境保護工作走向正規化、科學化的歷史要求，能夠為環境保護工作者提供即時、方便的工作參考，能夠提高環境保護工作的檔次，促進改進工作方法和工藝水平。

1　環境保護電子檔案的特征

1.1動態性特征

新形勢下，環保電子檔案具有動態性的特征，可以進行增加、修改、刪除等。同時，檔案管理者可以從不同角度，根據使用者的需要，了解環保活動的過程，重新組織信息。為了減少信息的重復性和方便檔案管理，電子檔案還可以動態生成用戶查閱內容，按照條目進行組織。而為了使信息的存儲猴哥訪問更加人性化個體化，環境保護電子檔案可以按照一定的結構形式，根據每個查找者的需求，把信息組織起來，并且還能確保信息的完整、一致性。1.2海量、立體儲存的特征

環境保護電子檔案節省了檔案管理工作的巨額人力和物力開支，為環境保護工作信息的存儲節省了很大的空間。新形勢下，環保工作者面臨著復雜繁瑣的工作，為了方便工作，他們希望檔案記錄的信息更加詳盡、精準，如：在監測水污染源時，環保工作者可以根據準確、實時地記錄在工作中獲取的聲音、圖像等信息，及時采取正確的保護措施。

1.3便利性特征

隨著環保工作者對環保檔案的需求越來越高，對環保檔案的傳遞提出了更高的要求，為了滿足相關單位、企業的利用，環保檔案的使用不再是提供本單位的幾個簡單數據，不但要滿足政府決策，還要突破本機關的利用，系統地查閱某一事項的詳細參數、前因后果及具體實施。因此，環境保護電子檔案傳遞能夠打破時間地域、部門之間的限制，具有便利性特征，從而能夠使政府迅速的作出正確的決策，準確的向環保工作者提供環境保護檔案信息，順利及時的開展環保工作。

1.4精準、便捷性特征

電子檔案具有快捷查詢、統計、檢索的功能，當使用者需要查找某個環境檔案信息時，可以進行精準、便捷的檢索和對比，可以根據日期、標題、作者、關鍵字等任意一項檢索條目查找所需要的檔案，不必象傳統紙質檔案那樣，還可以搜索出相關的主題文章。

2　新形勢下提高環境保護電子檔案管理的有效措施

2.1加強環境保護電子檔案存儲設備的穩定性

存儲環保電子文檔的截止具有不穩定性，不具備永久保存的條件。環境保護檔案不管是生成還是管理，都需要計算機和電子技術的參與。目前，隨著科學技術的迅猛發展，計算機存儲設備和電子技術也得到了快速的發展，更新換代非?？欤虼耍瑢τ谶@種變化，很多管理者和使用者很難了解掌握。同時，當前，電子檔案大多存儲在硬磁盤、U盤等幾種主要儲存社背山，與紙張相比，它們的穩定性較差，壽命問題會對電子檔案的使用年限造成一定的制約。一般來說保存的壽命不超過70年，并且電子存儲設備對磁場輻射、環境的溫度要求相當敏感。如果電子存儲設備內部稍有所變化，就互譯導致信息無法讀出，甚至丟失。目前，為了防止重要環境保護信息的丟失和無法識別，對于環境保護電子檔案存儲設備的不穩定性，我們應采取嚴格的保護措施，首先，要對有檔案價值的電子文件制作紙質、縮微膠片拷貝件保留，應用安全的而數據備份手段，在存儲設備上，將信息脫機保存。這樣的話如果數據一旦發生意外，還可以修復相應的數據。

2.2采取必要的防護措施

環保電子信息具有多媒體集成性和易操作性，因此，根據管理的需要，檔案工作人員要對電子檔案的各種信息進行增減、修改等工作。如果信息一旦被惡意刪除、或者修改、操作失誤的話，再識別原件就是很困難的，也不容易被察覺的。并且當在互聯網上共享穿點信息時，由于是在計算機上讀取環保電子檔案，就極有可能感染上計算機病毒等的入侵，甚至遭到黑客的入侵，后果不可估量。

2.3確保電子檔案的安全問題

必須采取必要的防護措施：（1）要嚴格控制環保電子檔案信息的權限，如：參閱、修改、刪除等工作內容，設定授權訪問，防止非授權訪問的違法事件發生。（2）為了防范網絡黑客的攻擊，要選擇和制定功能強大的防火墻，在建立電子檔案時，必須要對服務器設立相應的防火墻。（3）環保電子檔案管理人員應嚴格按照相關規定和制度，防止重要信息泄露和丟失，對電子檔案信息進行仔細地堅定和劃密，要確定可以在網上提供參考的檔案，避免造成重要信息的泄密，對于尚未開放的敏感、機密的檔案信息不能與網絡連接。（4）為了做好應急準備，對于可能發生的突發事件進行事前評估，對環境保護電子檔案信息的數據進行備份。一旦發生硬件故障或受到黑客攻擊，為了確保電子檔案信息處于安全運行狀態中，要在最短的時間中，調動各方面進行果斷處理，今早使系統恢復運行。

[1]李艷波.淺談如何加強環境檔案管理工作[J].蘭臺世界,2012（S2）.

[2]張麗華.分析環境保護檔案的管理與利用[J].化工管理,2014（6）.作者簡介

黃小燕（1987—），女，漢族，福建惠安人，本科學歷，助理館員，主要研究方向：環境管理檔案。