檔案管理的現代化分析

任杰

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檔案管理的現代化分析

任杰

隨著社會的飛速發展，計算機技術改變著人們的生活和工作方式。在檔案管理工作中，傳統的工作方式已經跟不上時代，必須將現代化技術運用到檔案管理中，實現檔案管理的現代化。

一、檔案管理現代化的特點

檔案管理現代化是以現代管理科學為指導，運用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，實現其系統化、信息化、智能化管理。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大提高了工作效率。電子文件作為新型的信息載體將逐步替代傳統的紙質檔案載體。計算機管理已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統性強、保存時間長、便于檢索和利用等優越性。

二、當前檔案管理工作存在的問題

1.檔案歸檔工作的業務部門聯系不緊密

在傳統的檔案管理工作中，檔案管理部門和其他部門之間沒有建立緊密的聯系，缺乏相互交流，造成檔案歸檔工作不規范、信息傳遞不及時，阻礙檔案管理工作的進度和效率，使各個部門的檔案資源無法在第一時間達到共享，難以形成完整的業務鏈，直接影響檔案管理工作的發展。

2.檔案的標準化程度不完善

我國雖推廣了檔案的標準化準則，形成了簡單的標準化體系，但總體還不夠完善。管理的標準化程度較低，且分散性強，無法達到現代化水平。尤其我國的檔案管理工作沒有齊全的設備，軟件研發未達到國際標準，檔案管理的投入浪費了財力物力，存在較大盲目性。

3.專業管理人員缺乏

我國高級檔案管理專業人員嚴重缺乏。所謂高級檔案管理專業人員指具有較高的政治理論能力和政策水平，具備較高的文化素質和掌握現代化管理檔案的專業技術，能夠為檔案管理現代化發展出謀劃策。目前我國的檔案管理人員普遍存在文化水平低、缺乏專業管理知識和專業水平，不能熟練掌握現代化技術等問題，不同程度影響了檔案管理工作的現代化進展。

三、提高檔案管理現代化水平的建議

1.加強檔案管理的基礎設施建設。建立檔案歸檔工作的業務機構。使檔案的歸檔工作業務延伸，完善與外界聯系的網絡，便于及時歸檔，以免因歸檔不及時而引起不必要的麻煩。通過建立完善檔案歸檔業務機構，提高檔案管理工作的質量，促進檔案管理走向現代化。

2.增強檔案管理的現代化意識。檔案管理工作要與時俱進。現階段，實現檔案管理工作現代化是最主要的任務之一，必須高度重視。在檔案管理工作中，工作人員要利用好先進的計算機技術，實現檔案管理的規范化和智能化，并針對當前的情況采取相應的措施，使檔案管理早日實現現代化。

3.加強管理人員的專業素質培訓。制約檔案管理現代化的原因主要是管理人員的專業素質不強，大多數檔案管理者是由其他崗位人員兼任或是聘用的。應加強對檔案管理人員的培訓，補充新的知識和技術，提高綜合素質，使其具有較強的實踐能力和執行能力，能夠勝任檔案管理的工作。

（作者單位：山東省濱州市招生考試委員會辦公室）

責任編輯：李冬葉