關(guān)于檔案管理“雙軌制”模式的探析

■ 陳 燕

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關(guān)于檔案管理“雙軌制”模式的探析

■ 陳 燕

本文介紹了檔案管理“雙軌制”模式的涵義，針對檔案的紙質(zhì)文件與電子文件的各自特點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)分析，對于檔案管理“雙軌制”在一段時期內(nèi)存在的必要性進(jìn)行了初步的探析，指出檔案管理“雙軌制”模式是適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理要求的必然趨勢，是檔案管理無紙化進(jìn)程中一個必不可少的發(fā)展階段，并進(jìn)一步提出構(gòu)建符合時代特征和現(xiàn)代科技水平的檔案管理“雙軌制”模式的實(shí)施辦法。

隨著社會的發(fā)展，我們已經(jīng)從根本上改變傳統(tǒng)的辦公模式。文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、閱辦、以及接受、查詢、存檔、利用等都要運(yùn)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

數(shù)字時代的到來，紙質(zhì)檔案的命運(yùn)和電子檔案的發(fā)展趨勢日益成為檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注的話題。部分學(xué)者認(rèn)為，隨著社會各界對電子文件和電子檔案的認(rèn)識逐步深入，電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案的情形并非只是設(shè)想；反對者則認(rèn)為，電子檔案雖然速度快、效率高，但由于其在真實(shí)性、可靠性方面存在風(fēng)險，紙質(zhì)檔案始終處于無可替代的重要地位。

目前，我國各系統(tǒng)各單位所管理的檔案普遍處于電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的狀態(tài)，即檔案管理“雙軌制”。

1.檔案管理“雙軌制”涵義

雙軌制是指紙質(zhì)文件和電子文件二者的共存。即:兩種版本的文件同時隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時就形成紙質(zhì)和電子兩種版本,業(yè)務(wù)人員要對相同內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。

檔案“雙軌制”管理包括了三層含義。“雙軌制”的第一層含義就是要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上繼續(xù)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理和研究。“雙軌制”的第二層含義就是要跳出傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，尋找出一條符合時代要求和科技發(fā)展特征的電子文件管理之路。隨著時代的發(fā)展，“雙軌”不可能永遠(yuǎn)地平行下去，隨著科技的不斷進(jìn)步，總有“并軌”的時候。“并軌”之后的單軌，并不是對“雙軌”取舍其一，而是對“雙軌”的復(fù)合，是對傳統(tǒng)管理理念與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的整合，是一種升華了的單軌，這也正是檔案“雙軌制”管理的第三層含義。

2.電子文件與紙質(zhì)文件的差異

2.1電子文件與紙質(zhì)文件在耐久性方面的差異

紙質(zhì)的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等，發(fā)生水解和氧化的化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)文件的壽命達(dá)到上百年甚至于上千年。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。黏合劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱膨脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。

2.2電子文件與紙質(zhì)文件在環(huán)境影響方面的差異

有科學(xué)家試驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為了14℃～24℃,相對溫度為45%～60%,而保存電子文件的理想濕度為16℃～20℃，相對溫度為35%～45%,可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不一樣的。所以我們在保存電子文件與紙質(zhì)文件的時候，要注意在合適的溫濕度下進(jìn)行保存。

2.3電子文件與紙質(zhì)文件在信息保護(hù)方面的差異

紙質(zhì)文件保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住紙質(zhì)文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。可對電子文件而言，信息和載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險。計算機(jī)語言平均每三個月就會有一種問世，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想像，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還是否能被百分之百的還原。電子檔案必須依賴計算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個特征給長期存儲帶來很多問題：如設(shè)備故障、系統(tǒng)癱瘓、電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取。在此外電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個不可忽視的隱性殺手——電腦病毒。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

3.電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)

3.1電子文件的優(yōu)點(diǎn)

3.1.1較易操作。管理員對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、檢查、修改、刪除等項(xiàng)較易操作。

3.1.2速度快、質(zhì)量高。全面高效的檔案管理系統(tǒng)，在提高管理檔案的工作效率的同時，也給查閱者帶來方便。

3.1.3方便交流。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸音像電子檔案，方便了檔案部門之間信息的互相交流，同時也為檔案的遠(yuǎn)程傳播、使用打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)

紙質(zhì)文件的載體和記錄符號都是原始性的實(shí)物，是能看得見摸得著的物質(zhì)，具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，其歷史的真實(shí)性是電子文件無法相比的，紙質(zhì)文件一旦形成 ，其形成材料紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起。

4.信息時代的檔案管理“雙軌制”存在的必要性

紙質(zhì)檔案與電子文件由于其各自的特點(diǎn)、文件運(yùn)行的生命周期以及在整個科研生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。

雙軌制的管理模式能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)的需要，這種管理模式既能充分開發(fā)、利用檔案信息資源，同時也能起到保護(hù)檔案原件的作用。使檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化。提高檔案管理的水平，發(fā)揮檔案的更大作用。

5.構(gòu)建符合現(xiàn)代檔案“雙軌”管理模式的措施與對策

5.1加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

檔案工作是“利在當(dāng)代、功在千秋”的事業(yè)。所以要想加快實(shí)現(xiàn)雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經(jīng)費(fèi)投入，購置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必須的一些設(shè)備，如檔案專用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、工作計算機(jī)、打印機(jī)、高速復(fù)印機(jī)、掃描儀、工程復(fù)印機(jī)等計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化加工設(shè)備，滿足檔案人員館藏數(shù)字化掃描、檔案條目著錄、圖紙的復(fù)印/打印；以及維護(hù)檔案安全的保護(hù)設(shè)施、配套的軟件等。沒有堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)無從談起檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)問題。

5.2館藏存量檔案的數(shù)字化工作

主要是館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，對聲像檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換等，建成相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，有利于保護(hù)檔案原件，提高計算機(jī)管理檔案的利用水平。

5.3解決電子文件檔案安全性問題

電子文件檔案的安全性問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。對于日益增長的電子文件檔案，檔案安全已經(jīng)擴(kuò)展到涉及密碼技術(shù)、訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、系統(tǒng)安全技術(shù)等多種技術(shù)。這些技術(shù)相互補(bǔ)充、相互結(jié)合，從不同角度，不同層次來解決檔案安全問題，需要在檔案安全體系建設(shè)中綜合運(yùn)用。無論是傳統(tǒng)技術(shù)還是現(xiàn)代技術(shù)要經(jīng)得起時代的考驗(yàn)，所有技術(shù)的實(shí)施具有可逆性和重現(xiàn)性。

隨著雙軌制下檔案管理工作的進(jìn)一步開展，檔案管理將逐步進(jìn)入電子化、網(wǎng)絡(luò)化階段。目前，我們必須按著全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，做好紙質(zhì)文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實(shí)現(xiàn)更為理想的檔案管理模式。

（作者單位：湖南株洲中航工業(yè)航空動力機(jī)械研究所綜合檔案中心）