冶金企業檔案管理工作探討

朱丹（天津冶金集團中興盛達鋼業有限公司，天津301600）

冶金企業檔案管理工作探討

朱丹
（天津冶金集團中興盛達鋼業有限公司，天津301600）

針對冶金企業檔案管理中存在的問題，指出對檔案管理人員進行有效的培訓，完善檔案管理制度，對檔案管理工作方式進行創新，對企業檔案管理過程中的信息化水平進行有效的提升，加快檔案信息化建設是做好檔案工作的必然要求。

企業；檔案管理；創新

1 引言

企業的檔案就是對企業的發展過程中進行記錄，同時也是對企業的信息進行儲存以及表現的重要途徑，檔案也可以作為一種企業文化存在。對于一些發展狀況較好，同時經濟效益是非常突出的企業來說，對企業檔案的管理是非常的細致的，企業也能夠在檔案精細化的管理者中獲得一定的經濟效益，相關的調查以及數據顯示，企業進行有效的檔案管理能夠有助于企業進行發展思路的整理，對發展過程中的風險進行有效的回避是非常重要的。所以對企業檔案管理中的問題進行及時的發現與總結，是對于企業改革過程中的一個積極的促進因素。

2 企業檔案管理中的問題

2.1 企業檔案管理人才缺乏

很多企業來說，想要保證企業的檔案管理有序的進行，檔案管理人員發揮著重要作用，但是現在在企業從事檔案管理的工作人員往往都是不具備專業技能的，沒有接受過專門的培訓，受教育的程度都是相對較低的，并且對企業檔案管理過程中的情報以及計算機等相關專業的都是沒有運用能力的。在企業中進行檔案管理的工作人員往往都不是專門從事該項工作的人，很多人都是身兼數職，所以對于很多的業務的處理都是相對較慢。對于大多數的企業來說，經營過程中的重點都是在經濟活動的經營上，對于檔案管理過程中的重視程度也是非常低的。企業的這種態度導致了工作人員對檔案管理也無法投入更多的重視，對于企業的發展都是有著消極的影響。

2.2 企業的檔案管理工作極其不規范

在企業進行檔案管理的過程中，在企業檔案管理過程中的約束制度是非常少的，對于檔案管理也是非常的松散的，對于企業檔案管理過程中的各個工作人員的分工都是非常的模糊的，很難將各種責任進行有效的落實，該問題使得企業管理雜亂無章，對于檔案中的很多內容不能做到保密，進而發生了隨意泄露的問題。這種問題的存在并沒有引起相關工作人員的重視，從而對企業的經濟效益產生了非常嚴重的影響。

2.3 企業的管理方法是相對較為落后

在企業進行檔案管理的過程中，并沒有對相應的檔案管理辦法進行轉變，在管理的過程中仍然是使用較為傳統的方法進行，而這種傳統的方法也是較為落后的，對于企業在現代企業的發展無法進行相應的適應，導致了企業檔案管理與企業的發展之間是無法進行有效的連接的。在現代的企業發展的過程中，很多時候都是需要應用計算機技術的，這種技術的應用能夠對企業工作效率進行提高。但是在檔案管理的過程中并且沒有對計算機技術進行有效的應用，所以導致了檔案工作效率相對較低的。

3 對企業的檔案管理工作進行創新的途徑

3.1 對檔案管理人員進行有效的培訓

在進行檔案管理的過程中，是需要由專業性較強的工作人員來進行的，檔案管理工作也是較為系統的一個工作，所以需要對檔案管理工作人員提出了更高的要求，不論是在專業技術還是道德品質方面。所以企業需要對檔案管理工作人員進行有效的培訓，從知識技能以及道德素質方面進行一定的提升。同時進行相應的激勵制度的建立，將工作人員的工作與其收入進行綜合分析，對于工作效率非常高的工作人員進行一定的獎勵，對工作落后的對工作人員相反的需要通過一定的懲罰措施來進行激勵，從而使得工作人員對檔案管理投入更多的精力。

3.2 完善檔案管理制度

一個完善的檔案管理制度對于企業的檔案管理來說是非常的重要的，只有對該項工作通過一定的制度進行約束，才能夠保證其向著有序的方向發展，這也是檔案管理工作能夠正常進行的關鍵。所以企業需要對檔案管理制度投入更多的重視，對管理制度進行完善，對檔案管理工作人員的責任范圍進行明確的劃分，并且將工作技術以及規劃都納入到管理制度中來，對檔案存放的地點，也需要在國家相關規定的基礎上進行明確，保證企業的檔案的私密性得到有效的保護。

3.3 對檔案管理工作方式進行創新

在進行企業檔案管理的過程中，需要與時代以及企業的發展之間進行充分的融合，所以對檔案管理方式進行創新是非常重要的。在對企業的檔案管理方式進行創新的過程中，首先就是需要對檔案管理工作投入更多的資金，保證檔案管理工作能夠將傳統的工作方式進行革新，另外就是在各個部門之間進行相應的合作制度的建立，從而能夠保證各個部門之間能夠進行正常有序的交流。

3.4 對企業檔案管理過程中的信息化水平進行有效的提升

隨著我國信息技術的不斷發展，將信息化技術與各個行業進行充分的融合成為現在最為關鍵的工作內容，在檔案管理的工作中也是不例外的。在進行檔案管理的過程中僅僅是通過傳統是方式進行，就無法保證檔案管理工作能夠有效的進行，檔案管理的重要作用也無法得到有效的發揮。所以在檔案管理工作的基礎上將信息化技術進行充分的使用是非常關鍵的。

要保證在檔案管理過程中應用信息化技術，首先，需要企業投入更多的資金，保證有設備可以進行使用，另外要對工作人員進行培訓，使其能夠掌握信息化技術，從而保證在檔案管理工作中應用信息化技術。

3.5 加快檔案信息化建設是做好檔案工作的必然要求

在進行檔案管理的過程中，對信息化進行建設是非常的關鍵的，信息是企業經營與管理的各個環節都存在的。只有信息能夠有效的傳遞與交流，才能夠實現各個部門之間的有序合作，所以在進行檔案管理的過程中也需要對信息化進行有效的建設。隨著科學技術的發展，在進行檔案管理的過程中，進行電子檔案的使用是非常重要的，通過這種技術能夠有效的減少檔案管理過程中所消耗的時間，在進行檔案調度的過程中也是更加的方便快捷。

4 我公司檔案管理工作的初步實踐

天津冶金集團中興盛達鋼業有限公司是在2007年12月30日建立的，占地面積為650畝（≈433 355 m2），每年生產鋼材35萬t。在我公司進行檔案管理的工作面積為300 m2，由兩人對檔案進行管理，兩位工作人員的學歷為本科，并且具有相應的工作職稱，同時公司也會在定期對管理人員進行相應的培訓，從而使其的專業技術得到更新與提

升。在硬件方面，配備了計算機、打印機、掃描機等。在軟件方面進行了檔案目錄檢索軟件的配置，從而實現電子檔案的管理。并且使用了OA辦公軟件，從而對檔案的查看等過程更加的方便。要保證企業持續發展，進行檔案管理也是非常的關鍵的，所以需要對檔案管理工作投入更多的重視，對工作人員以及工作硬件與軟件方面投入更多的資本，保證檔案管理工作能夠正常有序的進行，同時對檔案管理水平進行提升。

［1］夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策［J］.新西部下半月，2014（8）：166.

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［5］田媛.夯實基礎，強化管理，不斷提升國有企業檔案管理水平［J］.陜西檔案，2011（3）：16-18.

Discussion on Archives Management for Metallurgy Enterprise

ZHU Dan
（Tianjin Metallurgy Group Zhongxing Shengda Steel Industry Co.，Ltd.，Tianjin 301616，China）

Aiming at the existing problems at the archives management of metallurgy enterprises，the author points out it is the inevitable demand on archives activities to effectively train archives management personnel，improve archives management system，carry out the innovation of archives management method，effectively lift informatization level during enterprise archives management and speed up the construction of archives informatization.

enterprise；archives management；innovation

10.3969/j.issn.1006-110X.2016.02.024

2015-10-13

2015-11-02

朱丹（1984—），女，本科，主要從事檔案管理方面的研究工作。