行駛在“信息高速公路”上的社保檔案

文／劉吉香

行駛在“信息高速公路”上的社保檔案

文／劉吉香

隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。由于計算機信息處理技術、網絡傳輸技術發展的日益成熟，各地區紛紛建立起互聯網及相應的檔案管理系統，檔案部門建立了各自局域網、廣域網、遠程網及相應的檔案管理信息系統，涵蓋了檔案部門各項職能活動，如規范管理、業務查詢、掃描利用等，檔案管理進入“信息高速公路”。

網絡技術的成熟應用，推動了無紙化辦公，加快了檔案信息化的步伐。吉林省延邊州根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》建立了社會保險影像檔案管理系統和經辦業務遠程管理服務系統。將傳統的紙質檔案資料以影像的形式建立檔案管理信息，通過網絡技術手段，建立共享目錄數據庫。工作人員通過平臺管理模塊按照權限，通過檢索、查找功能調閱所需檔案資料信息，方便快捷，極大地提高了經辦效率。經辦業務遠程動態管理,改變了傳統的實地檢查監督管理模式，將縣（市）業務經辦情況進行了主動集中控制和管理，能隨時全程監控縣（市）的業務經辦。還可以及時發現違規操作，實現了對業務經辦的事前、事中、事后的即時監控，更有利于履行州本級指導服務和監督檢查的職能，促進了業務經辦的規范化管理。

在促進業務經辦規范化的同時，由于該系統與社會保險業務經辦管理系統實現了無縫鏈接，業務經辦資料與業務檔案數據也實現了同步收集、同步掃描、同步移交，具有社會保險業務檔案管理、離退休人員檔案管理、辦公管理三個功能，這也為實現經辦管理的標準化打下了基礎。

首先是實現了業務經辦的標準化。社會保險影像檔案管理系統嵌入到經辦系統中，成為業務辦理依據，在業務的經辦過程中重新審計和監督業務數據的準確性，使業務經辦更加規范，確保了業務數據的準確率。

其次是實現了社會保險業務檔案管理的標準化。全州8個縣（市）統一了業務檔案管理模塊，統一了檔案管理制度和服務標準，統一了保管期限和歸檔范圍，統一了檔案的收集、整理、掃描、歸檔、上架等環節的操作流程。系統自動生成移交清冊、案卷封皮、卷內目錄、備考表，真正地實現了標準化。

三是實現了社會保險檔案信息資源管理的標準化。經辦業務資料辦理完畢后通過掃描形成電子影像檔案永久存檔。影像檔案管理信息中心對檔案信息資源實行統一的管理，各縣（市）不具備修改權限，集中到中心進行修改。參保人員、離退休人員的參加工作時間、出生時間等要件資料統一錄入后，成為基礎數據，防止了隨意更改基礎信息的違規操作，保證了業務檔案基礎信息資料的真實性和完整性。

業務內部的流程規范化標準化，便于推動經辦服務的人性化。 由于系統采用條碼技術，通過資料條碼、案卷條碼、庫房條碼三級條碼關聯，建立檔案索引系統，提高了檔案檢索定位的準確性和檔案檢索的實效性。參保人員僅需提供身份證號和電腦序號就可以查閱到自己相關的檔案資料信息。同時可以通過已建立的社區網絡平臺，將查詢功能延伸到社區，工作人員在延吉市經辦大廳或社區就可以查詢到州內其他縣（市）參保人員或退休人員的相關信息。

社會保險業務檔案數字化管理系統實現了社會保險業務檔案的信息化建設，但在實際操作過程中，我們也發現檔案信息化建設實踐中的一些問題。首先，全國業務檔案沒有建立統一的社會保險業務檔案信息系統，影響了數據互相交流和信息資源共享。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》的頒布只是確定了業務檔案管理辦法，包括年度、類別、保管期限的劃分等，卻沒有相應建立一個全國范圍內統一的業務檔案信息支持系統，全國大部分省份仍采用手工及半微機化進行管理，這是檔案信息計算機管理系統和網絡建設的滯后導致的。

其次，檔案信息系統忽視了檔案的查詢統計，嚴重影響了檔案的準確利用率的統計工作。就延邊州檔案影像系統中的前臺統計模塊而言，只統計了掃描量、入庫量，沒有按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》中的年度、類別、期限對所查詢并打印的數量進行統計，導致檔案的統計工作無法精確。

三是檔案信息計算機管理系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開放性、服務性、共享性較差，不能適應現代社會對業務檔案信息的需求。

作者單位：吉林省和龍市社會保險局