國外高校圖書館組織結構變革研究述評

賈東琴，王　蒙（天津工業大學圖書館）

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國外高校圖書館組織結構變革研究述評

賈東琴，王蒙（天津工業大學圖書館）

摘要：通過對國外高校圖書館組織結構變革研究文獻的梳理與分析，發現：國外高校圖書館組織結構變革研究主要集中在圖書館組織結構變革歷程的調查、圖書館組織結構變革的影響因素、圖書館組織結構變革管理機制、圖書館組織結構變革模式及未來趨勢等方面。對我國圖書館組織結構研究的啟示：關注圖書館組織結構變革影響因素實證性研究、定性與定量相結合構建圖書館組織結構變革模型。

關鍵詞：高校圖書館；組織結構；組織變革

1　引言

隨著高校圖書館內外部環境的快速變化，圖書館的組織管理模式面臨新的挑戰。通過組織結構變革，有效地整合圖書館的人力資源，提高組織運行績效和動態適應能力已經成為國內外高校圖書館實現可持續、跨越式發展的有效途徑。20世紀90年代以來，隨著全面質量管理、業務流程重組等管理理論與方法的引入，國外圖書館實踐領域掀起組織結構變革的浪潮，相應地出現了一大批有關圖書館組織結構變革的研究文獻。進入21世紀以來隨著數字化技術、用戶行為與需求的變化等影響，國外圖書館界對圖書館組織結構變革的理論探討與實踐給予了持續關注。最近幾年，國內外高校圖書館再次掀起組織結構變革的浪潮。2009年哈佛大學圖書館將原有的73家分館，整合成30多個，分成5個親緣組。2010年伊利諾伊大學圖書館系統也按數字圖書館的虛擬布局和學科化信息服務的功能，形成以學科群為基礎的整合、重組。澳大利亞昆士蘭大學圖書館也對其組織結構進行變革，以支持大學科研。皇后大學圖書館［1］、北方德克薩斯州大學圖書館［2］、哥倫比亞大學圖書館等紛紛制定圖書館組織結構變革規劃。國內高校圖書館也積極進行組織結構變革，2008年上海交通大學圖書館為了促進學科服務的深入發展，將原來的13個部室整合為三部一所的組織結構。2012年武漢大學圖書館對其組織結構進行調整，在各學科分館形成集閱覽、流通、咨詢、學科服務為一體的組織結構。面向未來的高校圖書館組織結構變革需要重視對相關理論與研究成果的借鑒。本研究通過對國外高校圖書館組織結構變革研究文獻的系統梳理，以期為國內相關研究與實踐提供參考。

2　國外高校圖書館組織結構變革研究綜述

2.1圖書館組織結構變革歷程的調查研究

國外圖書館界非常重視對高校圖書館組織結構的持續性調查，通過調查，不僅反映了圖書館某一特定階段的組織結構狀況，也反映了圖書館組織結構的變革歷程。Dunlap對1876～1976年間的高校圖書館組織模式變革歷程進行分析，表明100年間圖書館組織結構逐漸由單一的簡單式組織模式向以“技術”和“讀者服務”兩大分支系統的模式轉變。［3］1973年美國研究圖書館學會ARL的管理研究辦公室開展的“Organi-zation Charts”報告［4］從館長管理幅度、組織結構模式、部門設置等方面對ARL成員館的組織結構狀況進行了調查分析。調查顯示，大部分圖書館的組織結構都由“技術”和“讀者服務”兩大分支系統構成，館長的控制范圍很小，圖書館組織結構主要是科層式的職能結構模式。隨著自動化系統在圖書館的應用，圖書館組織結構開始有所變化。1986年ARL開展的調查顯示，被調查館的組織結構仍以科層式的職能結構模式為主，但是出現了新的變化，有些圖書館轉變其組織結構開始在組織決策過程中采用委員會和多重報告關系。高校圖書館組織結構更能反映職能的多元化，增設了許多新的部門，如館藏發展、戰略規劃、自動化等部門。［5］進入20世紀90年代以來，隨著自動化系統和計算機在圖書館的普及與應用，北美國家的高校圖書館組織結構變革邁出了更大的步伐。1991 年ARL調查報告顯示，被調查館的組織結構仍主要按照傳統的職能設置，但是出現更多的新職能部門。幾乎所有圖書館已設立系統與自動化部門，負責計算機的協調。專家首次在圖書館組織結構圖中出現，更多的委員會在圖書館正式組織中出現。［6］1996年ARL開展的調查除了搜集組織結構圖外，還對圖書館組織結構變革動因、方式等進行了全面調查。調查結果顯示，給予答復的53個成員館中，有17家圖書館在最近的3到5年內己經進行或正在進行全館范圍的重組。［7］高校圖書館經歷90年代初的組織結構變革熱潮之后，許多圖書館引入團隊管理模式。1998年Soete對ARL成員館進行調查，結果顯示，盡管團隊是近年內ARL成員館組織結構中顯著凸顯的特征，但是將圖書館組織結構完全變革為團隊式組織結構模式仍有許多阻力。在被調查館中，僅有5家圖書館采用了團隊式組織結構，其業務工作都由團隊負責而非部門負責。［8］進入21世紀以來，國外圖書館經過多年的組織結構變革，團隊在圖書館組織中普遍應用。2010年Lihong Zhu開展問卷調查，結果顯示有38.78%的被調查館在技術服務方面完全采用團隊開展工作，有18.03%的被調查館僅在某些具體的工作中采用團隊。［9］就圖書館組織管理層級而言，國外高校圖書館從傳統的科層制組織結構，向團隊化、扁平化的組織結構模式轉變。

2.2高校圖書館組織結構變革的影響因素研究

高校圖書館組織結構變革是多種影響因素綜合作用的結果。國外研究者很早就對影響圖書館組織結構變革的綜合要素進行探索。1952年Mcanally指出高校圖書館組織結構變革主要受到高校學生數量增長、高等教育與研究發展趨勢、增長的費用和緊縮的經費、出版周期與形式的變化、技術的發展、機構合作與共享、專業知識增長等多種要素的影響。［10］Dunlap指出多種因素對圖書館組織結構產生影響，其中最為主要的有組織的本質和目的、組織規模、發展速度、空間和花費。［3］隨著圖書館組織環境的變化，不斷有新的影響因素出現，以推進圖書館組織結構的變革。1993 年Drake指出技術創新是圖書館組織結構變革的關鍵要素，技術、資金、用戶需求、全面質量管理是影響圖書館組織結構變革的主要環境要素。［11］七年之后，Drake又以同一個論文題目，分析了影響圖書館組織結構變革的要素，他認為在新的發展環境中除了七年前指出的技術、資金、用戶需求對組織結構產生的影響外，元數據、籌募基金活動、評估、電子期刊、年輕一代的閱讀習慣、遠程學習、戰略規劃、合作學習、用戶服務等要素都成為新時期圖書館組織結構變革過程中需要考慮的要素，受這些要素的影響，圖書館組織結構由傳統的層級結構向扁平化組織結構轉型。［12］1996年，ARL開展的圖書館組織結構變革調查報告顯示，經費的減少、信息技術的應用、學術交流方式的改變以及網絡情報的利用等多種因素推動了圖書館組織結構的重組，其中信息技術的發展和高校辦學方針的改變是組織轉型的關鍵動力。［7］此外，有些研究者通過多案例分析，總結組織結構變革影響因素的共性，為圖書館組織結構變革提供指導。如Hewitt以若干家歷經組織結構變革的圖書館為案例進行綜合分析，指出自動化系統的普及、經費的減少、信息需求和用戶期望的變化、員工對自身工作自治權和控制權的需求愿望的增強等因素促進了圖書館組織結構的變革。［13］

圖書館組織結構變革與技術發展有著天然聯系，各類技術在圖書館的應用與推廣都會對圖書館組織結構產生重要影響。自20世紀60年代末圖書館引入計算機編目系統——MARC以來，計算機技術對圖書館組織結構和工作流程產生重要影響。［3］70年代末至90年代初，國外圖書館界大批學者，如Andrews［14］、Atkinson［15］、De Klerk［16］等都認為技術發展是影響圖書館組織結構變革的重要因素。還有研究者通過多案例研究專門分析了計算機技術對高校圖書館組織結構相關構成要素的影響，如對組織人員任務分工與合作、部門職能、部門人員配置與規模、部門之間的報告關系等方面的影響。［17］

除了技術、資金、圖書館規模、用戶需求等外部環境要素對圖書館組織結構變革產生影響外，還有學者強調在變革過程中需要關注圖書館館員對組織變革的態度，以保障圖書館組織結構變革的成功。如Stephens和Russell認為領導力創新對于未來的圖書館組織發展至關重要。［18］Holloway對1990年至2003年間實施了組織變革的圖書館進行了系統考察。她訪談了多位圖書館員和館長，發現組織結構變化成功的關鍵在于“平衡組織內部不同的價值觀”。系統內部波動與變化的外部環境共同推動圖書館向自組織和新的組織形態方向發展。［19］

綜上所述，當前有關高校圖書館組織結構變革影響因素分析的文獻，主要通過理論闡釋的方式對圖書館組織結構變革的驅動因素進行了分析。通過對文獻梳理，發現高校圖書館組織結構變革的影響因素可歸納為圖書館內部的規模要素（如圖書館館藏資源、圖書館經費狀況、圖書館工作人員數量與配置狀況等）、圖書館領導與管理要素（如領導風格、領導的管理經驗、圖書館組織文化等）、圖書館用戶因素（用戶信息需求、圖書館用戶信息行為等）、圖書館戰略因素、圖書館技術因素以及教育環境因素等。但是這些研究成果尚未構建出圖書館組織結構變革影響因素模型，更缺少這些因素對圖書館組織結構設計或變革影響程度的定量測評。

2.3高校圖書館組織結構變革管理機制研究

自20世紀90年代以來，國外圖書館研究領域，出現大批圖書館組織結構變革的案例分析文獻。亞利桑那大學圖書館是較早采用全團隊式組織結構的圖書館。1993年該館對其組織結構進行變革，將傳統的職能式組織結構模式變革為以用戶為中心和以團隊為主要管理模式的組織結構。由于亞利桑那大學圖書館的組織結構變革具有典型特征，對其變革經驗的介紹便成為眾多研究者關注的焦點，并形成較為系統的研究成果。1994年，Giesecke通過對參與亞利桑那大學圖書館組織變革過程的工作人員進行訪談，對圖書館組織結構變革過程、員工參與變革過程的方式、變革完成后圖書館員工與上級領導的反映等方面進行了介紹。［20］Diaz和Pintozzi在另一篇文章中，對亞利桑那大學圖書館組織結構變革經驗進行總結時，指出該館變革過程中形成的可供參考的指導原則，即關注用戶、向擁有合適知識、技能的個人和團隊授權進行決策、對所有員工進行培訓促進員工職能的有效發揮、創建高效的交流渠道、開始持續有效的評價等。［21］隨著組織環境的變化，組織結構變革需要持續開展。1993年至2000年間，面臨經費與技術的變化，特別是信息共享空間的設立、新技術的應用、財政危機以及用戶需求/期望的變化，亞利桑那大學圖書館一直注重對其組織結構的調整與完善，以保證圖書館目標的有效實現。Phipps具體介紹了1993年至2000年之間，亞利桑那大學圖書館開展組織結構變革過程、成功關鍵要素、選擇團隊式組織結構模式動因等。［22］2007年，面對經濟危機、工作人員數量減少等情況，亞利桑那大學圖書館又開展了一次大規模的組織結構變革。本次重組活動從2007年4月持續到2008年1月，主要對具體的工作團隊進行較大調整。Ricardo和Raik在介紹亞利桑那大學圖書館此次變革的動因、過程、面臨的挑戰的基礎上，具體介紹了研究支持服務團隊的變革方向和內容。［23］

除了亞利桑那大學圖書館以外，還有研究者對其他大學圖書館組織結構變革也給予一定關注。90年代中期，賓夕法尼亞州大學圖書館為全面開展質量管理和持續質量改進，對其組織結構進行變革，通過部門合并的方式，由部門結構變革為團隊結構。［24］圖書館的科層制組織結構消失了，基于共享領導與責任的團隊式組織結構建立了。后來有很多學者從不同的角度對賓夕法尼亞州大學圖書館的組織結構進行了研究，如Bazirjian和Stanley［25］，Bazirjian［26］，Freeborn［27］以及Bazirjian［28］等學者，研究的主題涉及賓夕法尼亞州大學圖書館采訪與編目部門的重組，團隊組織結構的評價，采訪團隊績效評價結果的應用以及圖書館員工在團隊環境中的職能等。Shaughnessy對明尼蘇達大學圖書館基于團隊的組織結構變革過程進行介紹，指出組織結構變革過程必須要給予科學指導，否則會適得其反，不僅達不到預期目標相反具有破壞性。基于團隊的組織結構變革過程中要注意團體并不是團隊（a group is not a team）、釋放命令與控制權比較困難、團隊式組織結構中的專職人員和輔助專業人員的職責必須重新界定、有時母體機構的官僚制結構會阻礙變革。［29］德克薩斯大學西南醫學中心的達拉斯圖書館面臨館藏和員工需求的變化對組織結構進行變革，變革過程主要涉及成立組織效能任務小組負責變革管理、明確變革原則、搜集數據評價現有結構、制定變革目標、選擇創新結構模式、調整原有組織結構、通過多途徑促使員工適應新的結構、開始新的戰略周期。［30］有效的圖書館組織結構變革，必須從一開始就需要明確變革目標、根據技能需求邀請不同合作人員、建立統一愿景引導變革、及時將變革動態告知員工并邀請員工參與、對變革過程進行動態評估以確保變革目標實現。［30］

對圖書館組織結構變革成效進行評價可以及時了解圖書館組織結構變革是否達到預期目標，以便為圖書館組織結構進一步調整提供指導。Phipps對亞利桑那大學圖書館組織結構變革之后對團隊和個人績效的影響進行了評價。［31］Dworaczyk在其博士論文中采用Stufflebeam的CIPP評估模型（Context Evaluation、Input Evaluation、Process Evaluation、Product Evaluation簡稱CIPP）對南衛理公會大學中心圖書館組織結構變革項目進行評價。［32］Franklin具體介紹了美國康乃迪克州立大學圖書館組織結構變革三年后的組織有效性評價過程等。此次評價主要從圖書館未來的定位、以用戶為中心與對用戶反饋的響應、向用戶傳遞卓越的基礎服務、在圖書館內促進有效溝通、制定明確的決策結構、確保合理的館員工作量等18個維度對圖書館組織結構變革成效進行評價。［33］從1998年到2003年，馬里蘭大學圖書館采用Individual-Team-Organization（ITO）測量工具連續三次對其變革后形成的團隊式組織結構運行效果進行評價。［34］

圖書館是由結構、制度、風格、員工、技能、共同的價值觀等要素組成的系統，這些要素之間相互影響、相互制約。組織結構的變革必然會對其他要素產生重要影響。面對傳統的層級制組織結構模式向扁平式的組織結構模式的轉變，很多研究者已經認識到高校圖書館急需要轉變傳統的領導方法，采用不同的新的領導方法，以適應組織結構變革趨勢。［12，14］組織結構的變革會對圖書館領導和中層管理者的管理風格與技能提出更高的要求。新的組織環境中領導不僅僅是職位和權力的問題，它應該發生于組織的各個層級。Sweeney強調在后層級制圖書館（Post-Hierarchical）對圖書館領導風格產生重要影響。后層級制圖書館主要具有組織結構扁平化、存在獲得授權的跨職能部門的團隊、具有持續學習能力、根據用戶服務進行業務流程再造等特征。在這種組織結構模式中圖書館的領導者需要具有規劃、協調、激勵、談判、創新、善于溝通與聆聽、具有冒險精神、有效解決問題與評價等綜合能力的人。［35］Bolss和Lanier指出在矩陣式組織結構和業務流程再造背景下，圖書館中層管理者需要改變其傳統的組織與管理風格以適應內部和外部壓力。在矩陣組織結構中的管理者更多的是依靠個人性格、認知和管理能力，而不是依賴傳統的控制、命令的權威。［36］圖書館組織結構的變革除了對領導者和管理者產生影響外，還對圖書館一般工作人員的職業發展、素質和技能提出新的要求。

圖書館組織結構變革是一個涉及內部與外部結構設計，部門、業務流程與崗位的設置與調整以及館員培訓等系列工作的復雜的實踐過程，需要設計科學合理的變革管理機制。通過對當前文獻的梳理，發現研究重點主要集中在三個方面。一是基于案例分析的高校圖書館組織結構變革管理分析。這些研究文獻主要對圖書館組織結構變革的過程、原則、方式、內容以及參與人員等方面進行介紹。二是關注圖書館組織結構變革成效評價的后端研究。這些研究文獻主要強調組織結構變革之后，對組織決策、組織溝通、圖書館服務效率等方面帶來的影響。三是關注組織結構變革對其他組織要素的協同影響的研究。這些研究文獻重點強調新組織結構對圖書館人提出新的要求，既包括對館領導領導能力與技能的要求，也包括圖書館一般工作人員職業素質和工作技能的新要求。

2.4高校圖書館組織結構變革模式及未來趨勢研究

90年代以前，圖書館普遍采用層級式組織結構模式，這種模式適用于比較穩定、確定的環境。［37］Drake再次強調圖書館主要采用層級式組織結構模式，并且一般由技術服務、公共服務和行政管理三部分構成，這三個部門彼此處于隔離工作狀態，形成傳統的三分制模式。［38］傳統的科層制組織結構主要通過命令鏈來分配任務、執行任務，這就造成過多的強調工作人員執行任務而忽視目標的制定和實現，［39］圖書館傳統的職業分工主要包括采購、處理、編目和排架。這種分工容易給用戶帶來不便，因為用戶需要穿越整個組織的迷宮才能獲得所需的服務。［40］同時，層級式組織結構將工作人員局限在具有明確任務界定的工作崗位，這就限制了工作人員的靈活性，使其不能很好適應外部環境的變化。［14］面對傳統組織結構不斷暴露出的弊端，圖書館理論與實踐界開始變革圖書館組織結構，構建新的組織結構模式。圖書館未來的組織結構應該是什么樣子，成為圖書館實踐與理論研究者們關注的重點，一些研究文獻用合作式的、靈活的、具有彈性的、流動性的、消除部門競爭的、扁平式的來描述未來的組織結構特征。［41］

為保證圖書館快速適應不斷變化的環境的有效方法就是瓦解僵化的組織設計，鼓勵員工跨部門工作。［42］圖書館的領導和館員一直在尋找鼓勵分權和能夠靈活適應外部環境快速變化的新組織模式。鑒于團隊式組織擁有靈活調整、決策民主、領導力共享等特點，并對變化的工作任務做出及時調整，在高校圖書館應用逐漸廣泛。［43］傳統的科層制的價值方式已經失效，必須需要由鼓勵團隊工作的框架體系替代。［44］受用戶需求的轉變和新的教育方式的出現、問責制成為高校圖書館績效的組成部分、戰略規劃工具的廣泛應用以及新技術發展等因素影響，未來的高校圖書館不僅僅要維持生存，更需要不斷變革，實現持續提升。未來的變革過程中，圖書館需要不斷將靈活的團隊管理模式引入傳統的層級結構中，形成更為有效的混合結構模式。［45］Gilstrap開展的調查中，被調查的館員也一致認為他們更喜歡這種在層級制結構中引入團隊的混合式組織結構中工作。［46］此外，還有研究者從一般的原則、原理等理論層面闡釋了未來的圖書館組織結構該如何重新設計。Pugh指出未來的信息機構的組織結構再設計應堅持面向未來的需求、簡單的、網絡分析、團隊建設、體現創新性的管理方法、用水平式結構替代垂直式結構等原則。［47］

橫向與縱向兩個維度是高校圖書館組織結構變革的必備維度。圖書館組織結構橫向維度變革主要指基于圖書館職能的拓展與創新，對圖書館具體部門或業務流程進行變革，如設立一些新的部門或撤并重組某些部門、業務流程重組等反映了高校圖書館橫向結構變革的基本內容。權力關系與組織層級的調整成為高校圖書館縱向維度的組織結構變革的一項重要內容。當前文獻主要強調傳統的科層制組織結構已經不再適應圖書館組織的發展，而合作式的、靈活的、具有彈性的、流動性的扁平式或團隊式組織結構將是未來高校圖書館組織結構變革的主流，主要從縱向維度提出了未來高校圖書館組織結構的變革趨勢。而對橫向維度的圖書館組織結構變革趨勢研究的較少。

3　研究結論

3.1現有文獻研究特點

（1）圖書館組織結構變革研究與組織結構變革實踐緊密相關。受圖書館組織結構變革實踐的影響，不同時期均出現大批研究文獻。這些文獻立足實際，較多根據圖書館組織結構變革實踐，對圖書館組織結構變革過程、具體機構設置、變革經驗進行總結，并對組織結構變革成效評價。同時，結合現實與未來發展趨勢，具體探討圖書館具體業務部門、業務流程、崗位、館員職責以及技能變化。

（2）研究方法上呈現多元化。國外圖書館界在理論分析的基礎上，通過案例與問卷調查研究分析圖書館組織結構及其變革過程、效果及影響的實然狀況，并努力探求圖書館組織結構變革的深層動力與內在機理。

3.2研究不足與發展趨勢

（1）缺乏足夠的理論深度和廣度。目前的研究多以某一理論為指導進行特定模式的推演，比如業務流程再造理論、學習型組織理論等，但是在具體實踐中高校圖書館組織結構的變革是一項涉及廣泛的復雜項目，需要從多個視角進行理論構建，為實踐提供指導。未來研究中需要進一步加強多個相關原理與方法的借鑒與融合，尋求圖書館組織結構變革新的理論視角。

（2）理論構建的組織結構模式缺少適用性分析。當前研究中構建的各種圖書館組織結構理論模式與圖書館組織管理實踐契合度不高，忽視了組織結構變革影響因素與組織結構變革內容要素之間的內在聯系，并缺乏對組織結構模式的適應性分析。因此，在未來，研究者們可考慮構建系統的組織結構變革模式，即在探討縱向維度的圖書館組織層級、權力以及職責分配的基礎上，還要通過對圖書館工作人員預期調研與典型案例分析，探索圖書館組織結構橫向維度的業務部門與業務的變革趨勢以及圖書館組織結構空間拓展維度的變革趨勢，即圖書館與外部相關機構之間的部門整合。最終形成縱向、橫向與空間拓展三位一體，相互促進與互動的高校圖書館組織結構變革模式，進而指導圖書館組織結構的系統變革。

（3）圖書館組織結構變革的影響因素缺少探索性與驗證性研究。當前，國外學者對圖書館組織結構變革影響因素的研究主要是列舉式的理論探討，更強調對圖書館組織結構變革的驅動因素的分析，而忽視對圖書館組織結構再設計的影響因素的實證探索。通過探索性與驗證性因子分析或是采用模糊聚類分析等量化研究方法構建圖書館組織結構變革影響因素模型，對圖書館組織結構影響因素進行主從排序和評價，實現圖書館組織結構影響因素的量分析，將成為未來關注的重點。同時，對圖書館組織結構變革過程中不同階段的影響因素進行探討也需給予關注，如圖書館組織結構設計影響因素、圖書館組織結構變革關鍵成功因素等。

（4）缺乏基于廣泛實證調研的圖書館組織結構變革指導研究。當前的圖書館組織結構研究要么局限于某一具體圖書館組織結構變革實例介紹，要么關注圖書館未來組織結構模式的推演。但是缺少一種基于廣泛的實證調研，對高校圖書館組織結構變革內在規律的提煉和梳理，從而對整個高校圖書館組織結構變革缺乏普遍指導意義。因此，未來的研究中可以考慮采用定性與定量相結合的方法，在理論探討與廣泛的實證調研的基礎上，構建圖書館組織結構變革模型，從組織結構變革運行層、驅動與制約層、保障層等維度深入揭示圖書館組織機構變革規律與內在機理。

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A Review on Organization Structure Reform of Foreign Academic Libraries

Jia Dong-qin，Wang Meng

Abstract：This article reviews and analyzes the study on organizational reform of foreign academic libraries to provide references for future related research. The review shows that most of the study is concentrated on the investigation of history, influential factors, management mechanism, reform pattern and future tendency of academic libraries reform. This provides enlightenments for domestic study that we should pay attention to the empirical study of influential factors of academic libraries reform and construct reform models both qualitatively and quantitatively.

Keywords：Academic Libraries; Organizational Structure; Organizational Reform

［收稿日期］2015－06－12［責任編輯］邵晉蓉

［作者簡介］賈東琴（1984－），女，圖書館學博士，天津工業大學圖書館館員，研究方向：圖書館管理，發表論文20余篇；王蒙（1989－），女，天津工業大學圖書館學碩士研究生。

中圖分類號：G251.2

文獻標志碼：B

文章編號：1005－8214（2016）03－0001－07