淺談醫院科研經費管理系統的建立

張文念，傅啟華

（上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心，上海 200127）

淺談醫院科研經費管理系統的建立

張文念，傅啟華

（上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心，上海 200127）

近年來，國家對于醫藥衛生領域科研事業的投入不斷增加，醫院的科研經費也水漲船高，而各類縱向經費的資助部門對科研經費的使用有著嚴格的要求，這使得醫院科研經費管理的難度激增。在這樣的形勢下，建立醫院科研經費管理系統成為必然。本文以上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心為例，介紹建立醫院科研經費管理系統的經驗，以期為醫院科研管理工作者提供一些依據。

醫院；科研經費；信息系統

0 引言

隨著國家對科研事業的投入不斷增多，醫院尤其是大學附屬的研究型醫院科研經費也越來越多，隨之而來的是監管力度的日益增加。2014年，先后印發《國務院關于改進加強中央財政科研項目和基金管理的若干意見》（國發[2014]11文）、《國務院印發關于深化財政科技計劃（專項、基金等）管理改革方案的通知》（國發[2014]64號文）兩個文件規范科研經費的管理和使用，向科研單位、科研項目負責人提出了更高的要求[1]。上海市科委也隨之出臺《上海市科研計劃專項經費管理辦法》（滬財教[2015]95號文），對科研專項經費的預算編制、執行、開支范圍和監督管理等提出了更明確、嚴格的要求。

這些文件的出臺和政府管理部門的嚴格把控，使得之前科研課題“重申報，輕結題”的狀況得以極大改善，在課題中期檢查和結題驗收過程中，財務指標比重的增加對課題負責人和管理人員提出了更高的要求。政府部門引入科研項目的結題審計對項目預算執行的范圍、進度等進行詳細的評估，違規者輕者驗收不通過并追回下撥經費，重者將追究法律責任。在這樣的背景下，對于臨床任務繁重的醫院，如何兼顧臨床和科研同時還能保證科研經費的合理使用，是醫院科研管理人員急需正視的重要問題。

1 醫院科研經費管理現狀

目前，我國醫院科研經費的來源主要有三種途徑：一是國家、地方政府有關部門下達的科研課題經費；二是企、事業單位所提供的橫向科研經費；三是國際合作課題經費和醫院配套的課題經費[2]。無論是哪一類經費來源，基本都遵循項目立項、預算編制、預算執行、結題驗收等環節。國家、地方政府下撥的科研經費是占比最多同時也是對經費使用要求最嚴格的。

對于大部分醫院的科研人員來說，項目成功立項后，課題的主要負責人會將研究的重點鎖定在項目研究的關鍵技術問題上，研究小組的成員也會更多地關注解決主要困難與障礙的有效路徑，而少有科研人員負責與關心科研經費的使用情況和效益[3]。目前醫院科研經費管理主要存在幾個問題。

1.1 預算編制不合理

不少醫務人員在課題申請填報項目申請書時，往往將重點放在如何中標、將精力花在研究內容的撰寫上。在編制預算時，項目負責人更多關注如何獲批更多的經費而不是根據研究內容和實際需要進行預估，從而導致預算批復后執行遇到困難。另一種普遍的情況是一項課題研究周期往往跨越3-5年，期間隨著研究的進行內容會進行調整和變化，在項目申報時期就預估整個研究過程所需要的花費較為困難，執行時不符合的情況時有發生。

1.2 預算執行不嚴格

除了上述預算編制時的不合理導致執行與預算不符的情況外，由于在研究過程中項目負責人缺乏對預算的把控、管理部門缺乏對執行的監督，會導致預算執行時存在問題。比如單項支出超預算，常見于勞務費、差旅費等；或者部分預算執行過少甚至不執行，如燃料動力費、版面費等。這一問題的出現很大程度上是由于項目負責人和科研管理部門對預算執行過程的信息缺乏掌控，無法了解目前經費的使用情況，從而導致與預算的脫節。

2 建立醫院科研經費信息管理系統的必要性

針對以上問題，加上醫院科研經費日益龐大的現狀，對于數量巨大、分類復雜的科研經費來說，人管不如系統管。

2.1 信息系統建立使信息更透明

通過科研經費信息化建設，使得科研項目資金申請流程簡單透明，實現項目負責人、科研科、財務科的協同交流，打破信息不通暢的局面[4]。項目負責人可隨時通過聯動的信息系統了解課題的預算編制和執行情況，及時根據研究進度和經費執行情況規劃剩余經費的使用。科研管理部門可以根據系統化的數據對全院科研課題的過程進行監督和管理，對執行進度慢與研究進度的項目進行提醒、對執行不合理的項目及時掌控并糾正；財務部門則可通過財務系統和科研經費管理系統的聯動更為有效、快速地進行報銷和財務數據統計。

2.2 信息系統建立使預算執行更嚴格

醫院科研經費信息系統建立的前提是立項的課題，一般包括四項要素：課題組子系統、科研管理部門子系統、財務管理部門子系統和審計部門子系統[5]。通過預算編制時對于各分類中預算的控制，使得系統內預算嚴格按照項目任務書編制，科研、財務等管理部門在執行過程中共同進行監督與管理，在系統上保證科研經費嚴格按照預算執行，從而杜絕經費濫用和使用不當等情況的發生。

2.3 信息系統建立使科研管理得以優化

醫院科研經費信息系統的建立讓項目負責人、科研管理部門和財務部門三方合作無縫對接。信息系統覆蓋課題立項、預算編制、報銷、結算、結題驗收等全環節，信息化的管理也讓每一方第一時間掌握經費的使用情況和報銷進度，使得科研管理的廣度和深度都得以提升?？蒲薪涃M管理系統中的大數據為精細化管理奠基了重要基礎，為醫院管理者優化科研管理提供客觀依據。

3 我院科研經費管理系統的建立

上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心以建立全面信息化為契機，根據自身實際情況和管理需求建立了科教管理系統，其中一個重要的子系統即是科研經費管理系統。我院科研經費管理系統覆蓋課題研究活動和管理的整個過程，并且與財務科專業財務系統對接，從而實現信息的交互和聯動。

3.1 科研項目信息錄入

科研經費使用的前提是課題的立項，作為我院科研管理部門的科研部，在課題立項的第一時間將包括課題編號、課題名稱、起止時間、批準經費、負責人、參與人、經費來源等相關信息錄入至科研經費管理系統中。負責人信息與醫院OA系統聯動，只要登錄本人賬號就可以在科研經費管理系統中看到自己負責或被授權的所有項目的信息和經費使用情況。由于醫院科研工作者往往具有醫生與科學家雙重身份，由項目負責人完全單獨管理經費并非最為合適，該系統開發一定權限給項目負責人指定的授權人如參與人、研究生、科研秘書等進行預算編制和經費使用的代管理。

3.2 科研項目預算編制

在我院科研經費管理系統中，根據各類課題經費預算的特點制定了適用性強的統一模板，由直接經費和間接經費兩部分組成。其中直接經費為課題實施過程中發生的與之直接相關的費用，主要包括設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作交流費、出版文獻知識產權事務費、勞務費、專家咨詢費和協作費等；間接經費為醫院在組織實施項目過程中發生的無法直接列支的費用，包括管理費和績效支出。模板可以根據未來可能發生的變化進行調整與修改，并且所有分類都可以在縱向分為上級批準和醫院自籌兩部分，從而滿足有匹配資金的課題填寫。課題負責人需根據立項的任務書如實填寫預算，并由科研部進行審核，一旦通過審核后經費的使用必須在每一類預算的限定中，如有特殊情況需要調整必須向科研部提出申請獲批后方能在系統中進行修改。

這一系統化的設定使得課題任務書中的預算表不再是一紙空文，并且時刻提醒項目負責人在課題申報編制預算時必須慎重考慮和預估，在經費使用時也必須嚴格按照預算執行，為科研經費合理使用打下堅實基礎。同時，為了避免過于機械化的管理，在不違反各類課題規范文件的前提下，對于材料費、測試化驗加工費等直接與研究內容掛鉤的預算允許一定比例的超支，而勞務費、差旅費等一律不得超支。

3.3 科研經費的使用

在科研項目預算通過審核后將于財務信息系統中的專項賬戶掛鉤并產生唯一的預算編號，便于管理和查詢。項目負責人或課題組成員需要使用經費時先通過負責人或授權人OA賬戶登錄系統，在需要報銷的分類中提出申請并填寫發票內容、金額等信息，科研部對分類是否合理、信息是否完成等進行審核；審核通過后申請人在線打印“科研經費使用申請表”，由負責人和經手簽字確認后與發票或單據一同交至醫院科研部，科研部對紙質票據進行審核無誤后根據醫院規定進行簽字流程；完成流程后申請人將在科研經費管理系統和OA系統中收到電子通知，取回紙質票據后交由財務部門審核，之后便可進行報銷或轉賬，同時收到財務信息反饋。

在這樣一個完成的流程中，銜接了網上審批和紙質審批兩方面，并且每一個環節均能針對經費使用的合理性、票據的合規性等進行再三審核，從而幫助項目負責人、科研管理部門和財務部各方嚴格把控科研經費預算的執行。每個審核環節的結果都會第一時間通過OA系統推送至相關負責人，減少了管理中等候的時間使得整個報銷流程更為透明、暢通、有序。

3.4 科研經費的查詢與統計

項目負責人和科研管理人員可以通過醫院科研經費管理系統查詢每一個課題中每一筆報銷的流程進度、剩余經費情況等信息，并且可以將單獨課題的所有使用明細清單進行查詢與EXCEL導出，便于課題中期檢查和結題驗收時經費使用情況的填報。同時，系統可以根據不同需要對經費使用的百分比進行統計，方便課題負責人對經費執行的全局進行把控。

4 總結與思考

在醫院科研經費管理需求的不斷提升和信息化高速發展的雙向引導下，越來越要求醫院通過建立合適的科研經費管理系統來減輕項目負責人、科研管理部門和財務部門的管理壓力，提升經費使用效率的同時對預算的把控更加嚴格、準確。通過對上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心科研經費管理系統建立的介紹與探討，可以發現利用信息化、系統化建設來管理醫院科研經費的預算和使用，不僅減輕了項目組和職能部門的工作量，更促進了各方之間的信息溝通與合作，幫助課題負責人精確了解經費使用情況從而更好地完成科學研究；幫助科研管理部門和財務部門實現全程管理與監控，對每一個環節的風險點都能進行有序、規范的管理，減少可能出現的錯誤和紕漏，提升管理效果和效率。

隨著醫院信息化進程的高速發展，將會有更多符合醫院科研特色的科研經費管理系統出現，以全面預算管理的眼光減少科研經費管理中的風險點，通過便捷的系統建設幫助醫院更簡單規范地使用科研經費、產出更多造福于社會的科研成果，是所有醫院科研管理工作不斷努力的方向。

[1]王愛青,關婷,畢春梅等.公立醫院科研經費高效管理和使用[J].中國醫院,2016,20(6):76-78.

[2]況景勤,郭文博.基于科研經費驗收角度的醫療機構科研經費管理分析[J].實用醫院臨床雜志,2015,(3):204-205,206.

[3]朱思千.醫院科研經費管理方法及其成效分析[J].臨床醫學研究與實踐,2016,1(2):106,121.

[4]陳豪,張冉.公立醫院科研經費信息系統建設的財務視角[J].中國鄉鎮企業會計,2016,(4):249-250.

[5]袁新文,洪少丹.高校科研經費監管系統若干問題探討[J].中國內部審計,2013,(1):73-77.

Discussion on the Establishment of the Management System of Hospital Scientific Research Funds

ZHANG Wen-nian, FU Qi-hua
(Shanghai Children's Medical Center, Shanghai Jiao Tong University School of Medicine,Shanghai,200127)

In recent years, the state investment into the research field of medicine and health care continues to increase, resulting in the increase of research funding in the hospitals. Since all kinds of the longitudinal funding departments have strict requirements on the use of the scientific research funding, it is really difficult for the hospitals' Research Department to manage the funding. Under such circumstances, the establishment of management system of hospital scientific research funding becomes inevitable. The present study takes Shanghai Children's Medical Center affiliated to Shanghai Jiaotong University School of Medicine as an example to introduce the experience in the set up of the hospital scientific research management system, in order to provide some basic information for the hospital scientific research management staffs.

Hospitals; Scientific research funding; Information system