轉變思維推進醫院檔案信息化新突破
——上海兒童醫學中心智慧型檔案室建設探討

翟琳怡

（上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心，上海 200127）

轉變思維推進醫院檔案信息化新突破
——上海兒童醫學中心智慧型檔案室建設探討

翟琳怡

（上海交通大學醫學院附屬上海兒童醫學中心，上海 200127）

隨著智慧城市建設的推進和移動互聯網、云計算、物聯網等信息新技術的普及應用，傳統的檔案信息化水平已明顯落后，建設智慧型檔案館勢在必行。本文結合我國智慧檔案館建設現狀，分析了兒中心檔案室信息化的不足之處，并對兒中心智慧型檔案室建設提出了設想。

智慧城市；檔案館；信息化

0 引言

目前，上海市正在大力推進“智慧城市建設行動計劃（2014-2016）”，將創建面向未來的智慧城市作為建設現代化國際大都市的重要內涵，“智慧健康”作為28個重點建設專項之一對全市醫療機構的信息化建設提出了更高的要求。在此背景下，上海兒童醫學中心信息平臺建設項目歷經三年取得了不俗的成績，該項目在2015年榮膺HIMSS亞太地區最佳信息交流技術（ICT）成就獎，智慧型醫院建設初顯成效。

兒中心檔案室雖然經歷了幾年的信息化建設，但相比醫院整體信息化水平仍存在著較大的差距。總結過去，展望未來，在十三五的開局之年，如何破解檔案信息化建設的瓶頸，做好檔案信息化的轉型發展，進一步提高檔案信息化科學發展水平，為“智慧兒中心”打造“智慧檔案室”，這一任務顯得尤為迫切。本文將圍繞該主題談點粗淺的認識和感悟。

1 智慧檔案館簡介

1.1 智慧檔案館的概念

目前在檔案界，對智慧檔案館的建設標準尚沒有官方的定義，這是由于大家普遍認為智慧技術可以應用于檔案館建筑、檔案管理與保護設施、檔案實體管理、檔案信息管理、檔案服務等檔案館的各個領域，但目前由于研究深度不夠，尚難為智慧檔案館下一個業界公認的定義。綜合各類學術期刊，目前被采用比較多的觀點認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式[1]。

1.2 我國智慧檔案館建設現狀

在國家智慧城市建設有序開展時，我國檔案界也逐漸開始對智慧檔案館建設進行研究，一些地方檔案部門對智慧檔案館建設進行了探索和試行。無論站在智慧城市建設的全局角度，還是為了檔案事業的長遠發展，智慧檔案館建設都有著重大意義和現實必要性。

上海市啟動了全市l8家國家級綜合性檔案館的館際聯動，實行全市通辦，可以實現就地查詢和跨館出證，為構建智慧檔案館鋪路。2016年上海市檔案工作會議透露，“十三五”期間，市級機關檔案室室藏永久檔案全文數字化率將達到100%，全市國家檔案館館藏檔案全文數字化總量將達到8億幅，市和區縣檔案館、市檔案館和市級機關檔案室之間檔案信息資源將實現共建共享與互聯互通。與此同時，推進符合電子文件和電子檔案“單套制”管理發展方向的科學管理新機制，力爭建成一批“示范檔案館”[2]。

2016年5月，昆山市檔案館攜手上海中信信息發展股份有限公司開始“昆山市檔案局智慧檔案館（軟件部分）項目”的建設。項目以“通過國家示范數字檔案館”為首要目標，在基于昆山市智慧城市的信息化基礎上，通過應用云計算、物聯網、大數據等新技術，構建檔案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保存的平臺，建設具有檔案信息來源多元化、檔案實體管理物聯化、電子文件歸檔和接收網絡化、檔案數據存儲集約化、檔案信息開發智能化、檔案信息服務移動化等特點的智慧檔案館。

2015年國泰君安證券股份有限公司正式立項建設企業智慧檔案館，它是建立在該企業檔案大集中管理模式及存量紙質檔案100%完成數字化的基礎上，進一步對系統內電子文檔進行全面的大集中化管理的探索。在計劃中，國泰君安的企業智慧檔案館將充分利用前沿技術，包括大數據分析、云計算等技術手段，將紙質文檔的數字化副本和原生電子文檔整合，形成大集中化、大數據化的一個檔案信息大數據資源庫，實現覆蓋企業內部全體人員的檔案信息網絡共享利用服務。該公司的智慧檔案館建設并非簡單的對原有檔案進行數字化處理，而是從采集自動化、存儲安全化、自然語義分析智能化、工作流技術規范化、查詢終端移動化和服務人性化等方面著手，全面構建統一的智慧運營平臺[3]。

2 兒中心檔案信息化現狀

檔案工作是守護人類社會記憶的崇高事業，承載著傳承歷史的使命。上海兒童醫學中心建院于1998年，檔案室的信息化工作啟動于2010年，在醫院領導的支持下，在檔案信息化工作方面取得了一定的成績。如今，運用檔案管理軟件進行檔案工作各個環節和對庫藏紙質檔案的數字化加工已經成為檔案室信息化工作的常態，檔案工作徹底告別了依靠紙和筆，手工作業的舊時代。

然而，隨著“智慧地球”、“智慧城市”概念在全球的普及，信息技術發展呈現出新的特點。一是物聯網技術迅速發展，人們借用一定的感知手段實現了對物體信息的感知、網絡傳遞，并在一定程度上實現了對物體的智能管理。二是移動通信技術日益普及，伴隨著第三代移動通信的發展，其數據通信功能更加強大，服務范圍更加廣泛，更多的移動終端接人移動通信網絡，而已經開始應用的4G通信網絡所支持的業務范圍更加廣泛。三是云計算技術廣泛應用，云計算將計算、服務和應用作為一種公共設施提供給公眾，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計算機資源。這些新技術應用范圍日益廣泛，將不可避免地對檔案信息化的未來產生更直接、更深遠影響。

用這個視角仔細分析兒中心檔案信息化工作現狀，就會發現諸多的瑕疵和遺憾。

2.1 重檔案數字化加工，輕電子文件的歸檔管理。

近幾年來，各檔案館和檔案室都在轟轟烈烈的開展庫藏紙質檔案的數字化加工工作。以兒中心所在的交大醫學院檔案系統為例，除交大醫學院檔案館自身已經完成的館藏檔案數字化加工以外，其12家附屬醫院檔案室中已7家醫院包括兒中心開展了檔案數字化加工工作。在市衛計委每年開展的衛生系統檔案管理考核中也將檔案數字化作為考核內容之一，以至于尚未開展數字化加工的醫院檔案室也紛紛表示要把數字化加工項目已列入明年工作計劃和預算。檔案系統由上自下對數字化加工的熱衷是由于電子文件歸檔工作在各家單位開展的舉步維艱，大部分基層檔案室尚未開展電子文件的歸檔工作，有些即使已經起步，也往往局限于電子公文的歸檔，大量非公文電子文件未能納入歸檔工作散落在單位的各個部門和各個信用系統，元數據管理也不健全，電子文件歸檔質量令人堪憂。

紙質檔案的數字化加工有其明顯的局限性：第一，數字化檔案只是紙質檔案的復印件，其價值不會超過紙質檔案，雙套制歸檔制度造成了管理的上升，而產出效益卻并不明顯；第二，大多數紙質檔案的數字化實際是圖像化，而不是字符化，不能滿足全文檢索和編輯的再利用，不能納入大數據處理的范疇，在大數據時代，其使用價值不可能與自然形成的電子檔案同日而語；第三，如果電子文件歸檔問題不解決，將造成一方面鮮活的電子文件自生自滅，數字化記憶流失，另一方面將電子文件轉換為紙質檔案，大量的重復勞動造成人力物力的巨大浪費[4]。

2.2 重檔案信息化內部功能建設、輕與醫院信息平臺對接。

長期以來，檔案工作由于管理機制、體制、技術等原因，檔案信息系統未能打破封閉研制和應用的格局。檔案工作者在提出信息化需求時往往只把目光聚焦在手機、整理、著錄、檢索等計算機輔助管理檔案的環節上，而忽視了與單位整體信息平臺的對接。在交大醫學院附屬醫院檔案系統中醫院的檔案系統都還只是個獨立運作的個體。兒中心檔案室目前也是這個情況，由于缺乏有力的頂層設計，醫院的檔案管理系統到目前為止并沒有融入到醫院整個信息平臺中，嚴重影響了包括電子文件、電子病歷、合同管理、新媒體檔案等在醫院信息平臺中各種有價值的檔案信息資源的收集和利用，放緩了向智慧型檔案室轉型的腳步。

2.3 重檔案實體管理，輕檔案知識管理

檔案室一直埋頭于檔案實體的收集、整理、著錄、裝訂、上架等具體工作環節，導致檔案信息封閉，傳播面不廣，檔案的價值并沒有充分體現，檔案的信息資源并不能為醫院的發展產生直接的推動力量。同時，絕大部分情況下檔案的利用方式往往是工作人員守在檔案室里坐等人們前來查檔這種被動的服務模式，檔案部門缺少主動服務的意識和理念。其中很大一部分原因是因為檔案信息的碎片化特性，有價值的信息散落在各種檔案中，缺乏有力的工具來便捷高效的“抓取”這類信息，現在獲取這類信息往往靠工作人員人工查找和編輯，對時間和人力的要求相當的高，為檔案室主動提供服務設置了諸多障礙。

我們必須清醒的認識到，檔案的管理并不是“為藏而藏”，而是為了充分發揮所藏檔案的工具價值與信息價值，提供檔案服務，滿足單位的檔案利用需求，在記錄兒中心的成長、宣傳兒中心的文化、為兒中心的發展提供可資借鑒的資料等多個方面發揮作用。而知識管理以云存儲、物聯網、大數據等各類信息技術為支撐，將隱性的檔案知識顯性化，實現檔案的價值、提升單位的核心競爭力。

3 兒中心智慧型檔案室設想

近日，上海市檔案局印發了《上海市檔案信息化建設五年發展規劃（2016－2020）》，明確了上海檔案信息化建設的指導方針、基本原則和發展目標。至2020年，上海市將基本構建起管理科學高效、資源豐富多樣、平臺共享便捷、信息安全可靠的檔案信息化建設發展體系框架，基本實現以信息化為核心的檔案管理現代化。《規劃》指出了上海檔案信息化建設的主要任務：一是數字檔案資源體系建設。按照“存量檔案數字化”、“增量檔案電子化”和“電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用”的要求，加快數字檔案館（室）資源體系建設。二是應用系統與利用體系建設。明確應用需求，加強科學管理，打造檔案收集、保管和利用的應用平臺，構建便捷高效的檔案應用系統與利用體系。三是基礎設施與安全體系建設。通過基礎設施建設、組織制度完善和安全技術保障等多種手段，實現系統和信息的可管可控，確保安全。

在年初發布的兒中心的《 “十三五”發展規劃》中對全院信息化建設也提出了具體要求：要高度重視信息化建設，持續加大投入，在實施全院信息集成平臺的基礎上，進一步夯實信息化基本建設，深化拓展信息集成平臺的應用，支持臨床信息共享、提高臨床數據應用水平，為臨床、管理決策提供數據支持和決策依據，推動醫院管理進行全程精細化管理。完善醫療、教育、科研、人事等一體化的全院信息集成平臺；構建國內重大疾病的臨床、生物樣本及隨訪數據登記體系；打造覆蓋國內外兄弟單位的聯合會診中心；完成綜合布線及主干網絡速度升級，全面虛擬化服務器，建立云計算平臺；以建設電子病歷系統應用水平分級評價（七級）為目標，全面推進“智能型”醫院信息化建設。

以上上海市檔案局和兒中心關于信息化的具體任務為十三五期間兒中心檔案信息化工作指明了方向，目前醫院的檔案信息化水平只會掣肘全院推動全程精細化管理的步伐。在信息技術日新月異，醫院發展步伐不斷加快的背景下，只有迅速轉變傳統思維模式著力推進檔案信息化工作新突破，使醫院的檔案信息化工作實現質的提升，才能更好的滿足醫院在大數據時代中對檔案的利用需求。

3.1 聚焦信息資源整合

檔案信息資源是立檔之基，強檔之源，是衡量檔案工作軟實力的重要標志。整合的目標是讓檔案信息資源建立內在的邏輯聯系，實現互聯互通，共建共享。然后，使檔案管理系統內的檔案信息資源再與醫院整個信息系統實現對接互聯。實現互聯目前有兩種方法，第一種是在頂層設計的指導下，建設集成化、通用化的檔案信息系統，按照文件生命周期的劃分，統一建設集成化數字檔案室和管理系統。這種做法的優點是能從根本上顛覆信息孤島、實現統一規劃、統一建設、統一應用，難點是自上而下的推倒重建涉及到平臺更換、數據遷移的風險和阻力非常大。另一種方法是維持原有系統，邀請第三方研制能夠連接醫院信息平臺的數據接口，把檔案信息系統納入醫院信息平臺中去，實現檔案信息系統與醫院信息平臺的數據連接，這種做法風險較小，但是因為設計到檔案管理系統、醫院信息平臺、數據接口制作方三個方面，需要互相協調配合，并且需要做深入細致的數據分析和接口設計工作，整個過程也相當復雜和繁瑣。鑒于兒中心的實際情況，顯然選擇第二個做法更為合適。

3.2 狠抓電子文件歸檔

歸檔是檔案工作的起點和檔案管理的前提，電子文件歸檔是檔案信息化繞不過的一道坎。沒有這個基礎，信息化將成為無米之炊。兒中心檔案室目前的檔案管理系統仍然以紙質檔案實體和紙質檔案數字化加工件為對象，嚴重制約了檔案信息化效益的發揮。其實，在“無紙化辦公”逐漸成為現代化企業主流模式的今天，兒中心的信息平臺中涵蓋著許多醫療、科研、教學、管理方面有價值的電子文件，這些帶有規范元數據的電子文件都是優質的檔案信息資源，具有歷史憑證價值，可以獨立承擔為兒中心記錄歷史的使命。

做好電子文件的歸檔工作，第一，要建立健全電子文件管理規范和考核辦法，將責任落實到部門和個人，將對紙質檔案數字化加工的考核落實到對電子文件歸檔的考核上來。第二，要加快融入醫院信息平臺，通過技術手段使檔案室能便捷的獲取信息平臺中有價值的電子文件。第三，逐步探索“單套制”歸檔方案，減輕部門歸檔壓力。目前主導的紙質和電子文件“雙套制”歸檔制度嚴重影響了部門歸檔的積極性，成倍的工作量也使得檔案工作者不愿意再進行電子文件的收集。慶幸的是，檔案學界和政府部門都已經認識到“雙套制”帶來的不便。2016年9月，上海自貿區管理委員會作為“單套制”歸檔的試點單位印發了《關于加強中國（上海）自由貿易試驗區電子文件和電子檔案管理的指導意見》。《意見》對提高電子文件歸檔和管理和電子檔案管理提出了具體要求，“單套制”歸檔在基層單位的試點為兒中心推行電子文件歸檔提供了有力的依據。

3.3 著力檔案知識管理

檔案的知識管理是檔案編研借助新技術而到達的高級形態，物聯網與移動互聯網的發展將使得檔案部門更容易獲取電子檔案，方便收集相關網站、廣播、電視等有用的媒體信息[5]。檔案知識管理的基礎是檔案工作的信息化，是信息化發展到較高水平的產物，也是智慧型檔案室的工作重點。在實現了檔案信息資源高效抓取、有效整合、快速傳遞、便捷共享的同時，著力識別、挖掘醫院檔案信息資源中的隱性知識和信息，并將其顯性化，檔案化、知識化，為醫院開發、留下寶貴的記憶財富比如醫院口述歷史、院歷館、檔案網站、微信公眾號、醫院文化新媒體傳播等都借助新技術的應用將原有的檔案信息資源呈現的更鮮活、使“死檔案”變為 “活檔案”，真正體現檔案工作的價值。

4 結論

在移動互聯網這個時代的背景下，檔案工作要積極適應新時代的要求，轉變思維，實現檔案信息化工作新突破，主動汲取新知識、新方法，讓這時代的鮮活記憶與數字世界同在同行，這是檔案工作者應該主動擔負起的傳承人類記憶的共同使命。

[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案[J]館.中國檔案,2013(2):68.

[2]王小健，劉延平.面向智慧城市的智慧檔案館建設[J].檔案建設，2015（05）：18.

[3]秘薇.創新，永不止步——國泰君安“大集中”檔案管理模式創新紀實[J].上海檔案，2015（09）:6.

[4]張大偉.新常態下檔案信息化的科學發展[J].上海檔案，2015（03）:34.

[5]唐一芝.智慧城市建設下檔案管理思維的轉變[J].湖北檔案，2014（09）：9.

Changing Thought to Promote the New Breakthroughs of Hospital Archives Informatization --Discussion on the Construction of the Intelligent Archives in Shanghai Children's Medical Center

ZHAI Lin-yi
(Shanghai Children's Medical Center of Shanghai Jiao Tong University School of Medicine, Shanghai, 200127)

Along with the advancement of the construction of smart city and the wide application of new information technology, such as the mobile Internet, cloud computing, and Internet of things (IoT), the informatization level of traditional archives has obviously lagged behind.Therefore, it is imperative to construct intelligent archives. Considering the current situation of the intelligent archives construction in China, the present study analyzed the shortcomings of the archives informatization in Shanghai Children's Medical Center (SCMC), and put forward the idea of constructing intelligent archives in SCMC.

Smart city; Smart archives; Informatization;