公共檔案館開展現行文件服務發展趨勢研究

◆楊劍云

(沈陽醫學院)

公共檔案館開展現行文件服務發展趨勢研究

◆楊劍云

(沈陽醫學院)

近年黨中央和國家檔案局對檔案部門開展的現行文件服務工作給予了高度的評價和重視，檔案館也應該充分發揮自己的職責，拓展服務功能，認真做好現行文件服務工作。論述了如何構建一個科學的檔案館現行文件服務工作體系，以保證檔案館能夠順利、高效的開展。

檔案館 現行文件服務 發展趨勢

一、幾種不同的觀點

檔案館現行文件服務工作未來的發展道路有幾種不同的觀點，可以歸納為三種，一是由文件形成部門承擔現行文件服務工作，檔案館應該把權力交還給現行文件的形成部門，讓現行文件的形成部門承擔起本應屬于自己的義務，二是建立介于文件形成機關與檔案館之間的現行文件服務機構，即文件中心，根據文件生命周期理論，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存，從始至終是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。由此認為文件中心不僅是檔案館藏檔案的重要來源，也為改善檔案館藏結構、提高檔案館綜合管理水平提供了有效的途徑。三是由檔案館拓展自身的服務職能，承擔現行文件服務工作。

二、構建科學的檔案館現行文件服務工作體系

1.政府部門是現行文件形成與管理的主體。現行文件服務工作是政務公開的重要內容和表現。從某種意義上說，政務信息公開也就是現行文件的公開，主要就是現行政務文件的開放。現行政務文件的開放就是指行政機關、立法機關、司法機關、執政黨以及其他社會組織將其在履行職責過程中所形成的與政務運作有關、涉及公眾利益的各種現行文件向公眾開放。

2.檔案館是現行文件整理與服務的主體。隨著公共檔案館主動參與現行文件服務工作的實踐，并逐步過渡成為政府信息的公共查閱點和信息資源公益性開發的主體之一，公共檔案館的職能拓展已經成為一個基本趨勢。主要表現在檔案館收藏范圍的拓展、檔案館信息資源服務的拓展、檔案館深加工服務的拓展等幾大方面。

3.檔案館現行文件服務工作的客體。政府行政機構作為現行文件服務工作的管理主體、公共檔案館作為現行文件服務工作的服務主體，這兩大主體工作的最終目的，是把黨的政策、政府的職能面向社會、面向群眾開放，增強黨政領導機關和各部門工作的透明度。通過現行文件服務機構，使廣大人民群眾享有對黨和政府信息的知情權，讓人民群眾能夠更深入地了解掌握法律、法規和政策，更有效地對政府及各個職能部門履行監督。

(1)現行文件服務工作的對象。根據現行文件服務工作開展的利用情況看，現行文件的利用者主要包括以下幾方面的范圍：政府公文的利用者，黨委、政府機關工作人員和政府制定的法規、政策中所涉及到的人群；經濟政策的利用者，主要是大、中、小型企業和個體經營者；文化信息的利用者，對社會文化生活信息感興趣的人民大眾，主要包括學者、教師、文藝工作者等；有關百姓自身利益方面政策的利用者，包括工人、農民、離退休人員和下崗人員等。

(2)現行文件服務工作的范圍。在檔案館現行文件服務工作中，應提出一個現行文件公開的范圍和免于公開的范圍。“以行政機關為例，以下各方面有關的現行文件應該開放：政府規章、各政府機關制定的規范性文件以及與經濟、社會管理和公共服務相關的其他文件……或者有重大社會影響的，在制定過程中，起草機關或者決定機關應當將草案向社會公開，充分聽取公眾意見。

三、構建檔案館現行文件服務工作體系需要解決的問題

1.對公眾文件信息需求的研究公眾的利用需求是公共檔案館現行文件服務機構存在和發展的基礎，而大多數現行文件服務機構是在政府政務公開浪潮中以一紙政令建立起來的，大多數現行文件服務機構都已面臨著門庭冷落的尷尬。如何使現行文件貼近百姓，使其平民化、生活化是當前現行文件服務機構急需解決的一大問題。現行文件服務機構可設置公眾意見反饋箱，定期了解公眾的利用效果和需求，并及時進行分析和總結；檔案館也要做好公眾的后續服務，如有的利用者需要重新選擇或追加新的現行文件利用要求，現行文件服務機構要能及時滿足。

2.現行文件收集制度的建立。收集工作是提供現行文件服務的首要環節，只有收集齊全、完整、系統的現行文件，才能為向社會開放奠定堅實的物質基礎。現行文件收集工作應把握好三點：一是擴大收集范圍，廣泛收集各類信息，檔案館還必須堅持收集紙質文件與電子文件同步，收集現行文件與重要資料并舉的原則，廣泛收集各類信息，與檔案館原來提供的信息互為補充。二是完善收集制度，建立穩定的現行文件收集網絡。三是以需求為導向，提高文件的利用效率，現行文件服務要強調其時效性和現實性，檔案館一定要做好調研工作和服務反饋工作，充分了解社會公眾的需求，從而提高現行文件收集工作的針對性和文件的利用效率。

3.現行文件服務工作的專業化。首先，重視公開文檔信息的來源和質量問題。通過將現行文件服務機構納入檔案館序列，并將現行文件的收集工作作為一項制度和檔案館的職責范圍，確保文件來源的廣泛性和穩定性，確保現行文件的安全利用。其次是要提高服務的針對性，充分了解社會需求，做好需求的調研工作。公眾最需要哪些方面的現行文件，對哪些方面的文件不感興趣，要做到心中有數。其次，服務方式多樣化。檔案館現行文件服務工作在開展實體文件服務、傳媒公開服務和網絡信息服務的基礎上，還可以根據不同的用戶需求，開展個性化、特色化的現行文件開放服務，并逐步將現行文件服務機構建設成集查閱利用、獲取知識、休閑放松為一體的現代化公共信息服務機構。“其主要方法是：主動上門提供信息并及時反饋；開展主題咨詢和主動宣傳等。

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[2]黃宵羽，趙傳玉.檔案館開展現行文件利用服務需注意的若干問題[J].檔案學通訊，2006，(01)：30-33