淺析總承包管理項目洽商、簽證及索賠的管理思路

文/張祖起　北京萬年基業(yè)建設投資有限公司　北京　100071

淺析總承包管理項目洽商、簽證及索賠的管理思路

文/張祖起北京萬年基業(yè)建設投資有限公司北京100071

本文根據(jù)自己參建的項目過程中有關管理經(jīng)歷，使項目管理過程中有關洽商、簽證及索賠能有正確的執(zhí)行和管理，以便為項目的中間過程結算和最終結算做好基礎工作，完善成本管理過程，確保成本控制，實現(xiàn)項目應有的經(jīng)濟效益，從而促進項目各方面的進度正常進行，最終使項目參與各方都取得滿意的效果。本文在研究過程中采用管理思路的過程進行闡述，以使讀者更貼切項目管理過程，以便更好的解讀此文。

洽商；簽證；索賠；管理

1、研究背景及現(xiàn)狀

進入20世紀90年代后，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，國家建設欣欣向榮，全國各地的工程建設遍地開花。而在這工程建設項目的大潮中，施工作為一個重要的環(huán)節(jié)，存在很多種工程承包方式，總承包方式占據(jù)了比較大的比重。由于總成本項目涉及范圍廣、專業(yè)多、技術復雜等諸多招標時不能考慮的因素，在這種情況下，總承包項目洽商、簽證及索賠就隨之產生。

目前國內對此項課題有些專著，這其中又以索賠居多，而索賠中又以國際上涉及通用的FIDIC條款的比較多，主要針對國內大面積的總包項目管理的涉及較少。國內專業(yè)書刊也有些從現(xiàn)場角度出發(fā)的文章發(fā)表，來探討洽商、簽證、索賠處理的管理思路。

1.1研究的目的和意義

為了對于總承包管理項目過程中出現(xiàn)的洽商、簽證及索賠的管理有個實用、高效的解決思路，為項目的中間過程結算和最終結算奠定基礎作用，總承包合同得到良好的執(zhí)行，促進工程項目的順利進展，對提升總承包企業(yè)的最終經(jīng)濟效益，對于總承包項目的洽商、簽證及索賠的管理思路淺析目的在于此。

本文基于上述目的，也希望拋磚引玉，希望讀者和有關方面專家可以提出更有深度的見解和觀點，也為國內在此方面的課題研究提供一些有值得參考和引用的思路和論據(jù)，使本文的研究具有課題研究參考的意義。

2、施工總承包項目部相關部門簡述

目前施工總承包項目大都實行項目經(jīng)理部管理模式，在本人參建的項目（以下簡稱甲項目）中的項目經(jīng)理部中主要設有以下部門：合約采購部、設計技術部、工程部、質量部、安全部等。這其中合約采購部、設計技術部、工程部和洽商、簽證及索賠密切相關，在此過程中起著不同的作用。以上三部門在洽商、簽證及索賠中的作用如下；

合約采購部負責審核工程部、設計技術部轉交的相關文件，判斷文件涉及范圍、證據(jù)是否充分以及對各類單價進行分析；對分包上報的各類文件進行核算；編制對發(fā)包人的有關現(xiàn)場洽商、簽證及索賠的文件。合約采購部必須多重視對合約價格的組成，且多收集有關洽商、簽證及索賠資料的收集，以便使以上工作順利得到解決，而保證經(jīng)濟效益。

設計技術部主辦對發(fā)包人洽商的工作，對工程洽商記錄中的材料、工藝、功能、構造、尺寸、技術指標、施工方法負責，并將確認后的的各類設計技術文件及時轉交給各相關部門。設計技術部也要多對圖紙和規(guī)范、施工方案等方面進行考究，以便及時提出，既不延誤工程項目的進行，也不會影響費用的追溯。

工程部主辦對發(fā)包人及對分/供商的現(xiàn)場工程量計量簽認單。對施工過程中發(fā)生的合同外工作量的事由、工作范圍、工作內容負責，對工日、機械臺班、工程數(shù)量負責；對施工過程中發(fā)生的合同外零星用工、機械臺班使用以及額外工作量簽字確認并及時轉交合約采購部。

3、洽商、簽證及索賠管理的思路及淺析

在施工總承包管理項目中，除了中間過程結算和最終結算，項目結算中碰到最多的就是洽商、簽證和索賠了。對于三者的定義，以下做個簡單的解釋：

3.1洽商管理思路及淺析

首先，設計技術部記錄整理洽商資料，編制洽商單并及時反饋合約采購部。工程洽商記錄單應包括材料、工藝、功能、構造、尺寸、技術指標、施工方法等。

設計技術部將此四方確認的函件給合約采購部，進行費用追加計算，并上報監(jiān)理及業(yè)主進行確認。確認后，合約采購部并將此部分存檔以便日后查閱及結算整理，并在下個月的進度款的申請中予以加入。

在甲項目開始實施的基坑支護階段過程中，我們總包管理單位和分包商均從實際測量的數(shù)據(jù)中，得出地下工程應加強剪切的荷載設計，增加抗浮錨桿的施工內容。我方和分包的技術人員經(jīng)過多次計算和論證，得出最終結論應增加抗浮錨桿的設計并施工。這時候設計技術部并將此提議提交合約采購部進行初步測算，這部分可能會產生的追加費用，以便設計技術部在和設計單位及業(yè)主溝通的時候可以進行有效商討，并且認為這份洽商應該增加的費用。于是我們提出了有關增加抗浮錨桿設計并施工的洽商函件給監(jiān)理、設計單位、及業(yè)主，最終在他們確認后形成四方確認的函件。設計技術部將此四方確認的函件給合約采購部，進行費用追加計算，并上報監(jiān)理及業(yè)主進行確認。確認后，合約采購部并將此部分存檔以便日后查閱及結算整理，并在下個月的進度款的申請中予以加入。這就完成了一個洽商管理的過程。

3.2簽證管理思路及淺析

首先工程部責任工程師第一時間記錄整理簽證資料，編制現(xiàn)場工程量計量簽認單并及時反饋合約采購部。

簽證是指在施工過程中承發(fā)包雙發(fā)就額外費用補償或工期延長等達成一致的書面證明材料和補充協(xié)議，可以直接作為工程款結算或最終增減工程造價的依據(jù)。因此其對工程結算的造價非常直接。在簽證管理思路中，工程部是作為主辦的，因為簽證發(fā)生的具體情況、實際數(shù)量等都是由工程部進行整理的。而且后續(xù)的許多資料都是在工程部主辦的工程量計量簽認單的基礎上取得，是取得有效簽證的最主要依據(jù)。

在甲項目施工進行過程中，接到設計單位出具的設計變更，要求我方對備注樓20層消防豎井進行拆除重新施工（在此之前我方已經(jīng)全部完成該處的砌筑施工）。工程部的責任工程師在接到這個通知單后，就在拆除過程中叫上了監(jiān)理單位一起現(xiàn)場確認，然后根據(jù)實際拆除情況填寫現(xiàn)場工程量計量簽認單，具體中體現(xiàn)了拆除數(shù)量發(fā)生的人工數(shù)量。在之后，工程部責任工程師將現(xiàn)場工程量簽認單呈于監(jiān)理單位及業(yè)主進行確認，最后工程部責任工程師呈一份原件給合約采購部。合約采購部的估算工程師根據(jù)工程量簽認單確認內容和數(shù)量辦理進行估算、套價，編制簽證表，并同時將現(xiàn)場工程量計量簽認單附后，作為支持性文件。這樣，一個簽證的管理就工作就完成了。

由于簽證直接涉及到費用，因此監(jiān)理人和發(fā)包人有時會多考慮，有可能拖延現(xiàn)場工程量計量簽認單和現(xiàn)場簽證表的回復。在此，無論是工程部還是合約采購部在自己的資料發(fā)出后，均應及時跟蹤對方回復，以免拖延，造成簽證管理效率的降低，不利于簽證的管理。

3.3索賠管理思路及淺析發(fā)包人的索賠管理工作，和前二者最大不同就是，始終由合約采購部獨立完成。首先合約采購部依據(jù)項目實際執(zhí)行情況，結合有關資料、合同中的具體約定以及合同中有關索賠的依據(jù)條文、當?shù)卦靸r信息等相關資料，進行索賠報告和文件的起草、計價，列出索賠明細。合約采購部在草稿經(jīng)審核后的定稿簽字蓋章后由合約采購部將費用索賠申請發(fā)放至監(jiān)理人。監(jiān)理人、發(fā)包人10日內未確認或回復，主辦專業(yè)估算工程師應立即上報合約采購經(jīng)理。最后合約助理負責對索賠文件進行收集、整理并登記歸檔。

由于索賠管理工作，是由合約采購部獨立完成，因此在處理上要更加考慮全面。首先要了解索賠的處理原則，其原則為：（1）索賠必須以合同為依據(jù)；（2）及時、合理的處理索賠；（3）加強主動控制，減少合理索賠。其次要注意索賠的計算，要知道根據(jù)合同的不同情況，了解索賠包含哪些費用，并不是簡單的人工費、材料費、機械費、規(guī)費、稅金等，還應考慮保函手續(xù)費、延遲付款利息、保險費、管理費、利潤等等。還有就是索賠的計算方法，是采取實際費用法還是修正的總費用法還是其他方法，這些都是要認真考慮。

4、在洽商、簽證、索賠管理過程中應注意的一些細節(jié)

在處理洽商、簽證、索賠管理的過程中除了按以上思路執(zhí)行外，要注意一些細節(jié)。因為一些細節(jié)看似普通，卻對執(zhí)行效果產生很大的影響，如下簡言：

首先無論是洽商、簽證還是索賠管理都應嚴格執(zhí)行合同中的約定上報時間。洽商、簽證、索賠三者的時間各不相同，應嚴格區(qū)分，以免延誤上報時間，讓發(fā)包人可以以此為由拒絕，那樣肯定對項目的效益會產生很大的影響。其次一定要注意有關各類文件的完整性，應力求在上報之前收集完整有效，使發(fā)包人不會找理由推遲回復，否則造成效率的低下。

5、結論與建議

以上也是本人參建甲項目后對于向發(fā)包人洽商、簽證及索賠的管理過程中形成的簡單思路，也在執(zhí)行過程中取得了不錯的效果，為項目的中間結算和最后結算做了基礎工作，也確保了經(jīng)濟效益的實現(xiàn)，同時從根本上也促進了工程項目的進展。實際上土木工程日新月異發(fā)展的今天，對于洽商、簽證、索賠的管理思路也是各有千秋，并非千篇一律。只是無論面對何種思路，我們作為項目管理人員都要意識到，洽商、簽證、索賠的正確高效處理對于整個施工總承包項目的管理的重要性，對于執(zhí)行過程管理思路的任何一個細節(jié)要重視，都不能隨便敷衍。只有這樣我們才能在保證整個項目正常進行實施下，不至于自身的經(jīng)濟效益受到影響，也使最后參加工程項目各方都能得到滿意的效果。在本文中，本人如有闡述不合理或者錯誤的地方，敬請讀者予以指正，并提供探討和參考。

［1］成虎，陳群.工程項目管理.北京：中國建筑工業(yè)出版社，2009.

［2］全國造價工程師執(zhí)業(yè)資格考試培訓教材編審組.工程造價案例分析.北京：中國城市出版社，2009.

［3］全國造價工程師執(zhí)業(yè)資格考試培訓教材編審組.工程造價計價與控制.北京：中國計劃出版社，2009.

［4］中華人民共和國2007年版標準施工招標文件使用指南.北京：中國計劃出版社，2008.