全生命周期文檔管理在核電項目的應用

文/趙越 中國中原對外工程有限公司 北京 100191

全生命周期文檔管理在核電項目的應用

文/趙越 中國中原對外工程有限公司 北京 100191

在傳統(tǒng)核電項目管理模式下，項目參與者之間關系通常為縱向的指令關系或合同關系，各方在合同范圍內彼此孤立，造成項目文檔信息不流通。由于核電項目前期、建造、調試、運營不同階段的管理者不同，導致了管理活動的非連續(xù)性、相互獨立性和項目的內在聯(lián)系被割裂，從而造成項目文檔無法按照其全生命周期的正常規(guī)律進行管理。如何采取適當?shù)墓芾砟Ｊ絹砀纳坪穗娢臋n管理問題，以適應EPC模式下核電各方管理角色的變化，從而最大限度地提高項目文檔管理效益，已經成為核電項目各參與方共同關注的課題。

全生命周期；文檔管理；核電項目；應用

1、核電項目文檔管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)

1.1 通過多個功能及模塊實現(xiàn)項目文檔管理

1.1.1 多項目協(xié)同管理

支持多種文件類型管理，不同文件類型具有不同的關鍵屬性并支持不同的工作流程；支持樹形目錄結構，遵循固定規(guī)則創(chuàng)建多層文件夾，系統(tǒng)既能在相同功能實現(xiàn)對多項目文件管理的并行不悖，又能通過對文件權限的管理區(qū)分不同項目的不同文件。

1.1.2 文檔排序

支持根據(jù)文檔的編號、標題、創(chuàng)建日期、修改日期、創(chuàng)建者、修改者、生命周期、修改權限等屬性排序；支持顯示屬性的設置，按不同次序顯示需要的屬性類型。

1.1.3 文件版本管理

歷史版本，即文件的修訂版本；系統(tǒng)版本，即通過審核流程等工作流程生成的不同文件版本。系統(tǒng)接收到新版本文件時可自動與舊版本建立關聯(lián)，系統(tǒng)默認顯示文件最新版本，用戶可通過操作查看文件的各個歷史版本及系統(tǒng)版本。移動文件時連同系統(tǒng)版本、歷史版本一并移動，當上傳或接收同編號同版本文件時，系統(tǒng)會自動進行提醒。

1.1.4 文件的關聯(lián)關系

核電文件的往來關系較復雜，因此，核電文檔管理系統(tǒng)應支持多種關聯(lián)關系，如版本關系、回文關系、參考文件關系、發(fā)文傳遞關系等等。通過對多種文件關聯(lián)關系的支持，系統(tǒng)實現(xiàn)往來文件、同一文件的不同版本及相關文件的相互關聯(lián)，進一步提升系統(tǒng)的功能性和實用性。

1.1.5 文件搜索功能

具備全文搜索及高級搜索引擎，可以快速、準確找到所需文件；高級搜索支持通過多種邏輯關系的搜索條件的限制，快速查找出對應文件。

1.2 工作流程管理及無紙化辦公

文檔管理系統(tǒng)可與Office集成融合，使用戶通過熟悉的界面進行操作，便于文件的生成和流轉，同時降低培訓成本，提高工作效率。系統(tǒng)與電子郵件集成，在用戶收到任務時向其郵箱發(fā)送郵件提醒。根據(jù)任務處理流程分為：待辦、辦理中、已辦、待閱、已閱等狀態(tài)。系統(tǒng)中發(fā)生事件后可自動向相關用戶發(fā)送通知郵件，同時應支持在系統(tǒng)中收發(fā)郵件，實現(xiàn)郵箱與文檔管理系統(tǒng)的融合。系統(tǒng)可以與掃描儀及打印機集成，同時配合嚴格的權限管理，既方便文件的輸入、輸出，又保證文件的安全性。支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建信函、文件，系統(tǒng)可按事先錄入的編碼規(guī)則自動為文件取號，并在系統(tǒng)中走文件編制、審核、批準及發(fā)布流程，管理員預先在系統(tǒng)上傳用戶的簽名，為用戶在文件中加入電子簽章做好準備；系統(tǒng)可自動將批準后的文件轉化為PDF格式。支持設計變更、糾正措施、各類技術文件按不同流程進行流轉和審核，并支持各類文件在系統(tǒng)上的分發(fā)，系統(tǒng)可以按多種方式對用戶分組，方便文件的自動分發(fā)和流轉。流程應具備可追溯性，即用戶可通過流程報告查看流程的歷史路徑和進度，且系統(tǒng)會自動向每一個節(jié)點的責任人發(fā)送郵件通知。文檔借閱功能：用戶可在系統(tǒng)中辦理借閱手續(xù)，借閱一定使用權限和借閱期限內的文件，系統(tǒng)可自動對借閱過程進行跟蹤管理。

1.3 文件的保密管理

文檔管理系統(tǒng)應具備權限控制機制，為不同用戶、角色、部門開放瀏覽、修改、刪除等不同的權限，實現(xiàn)對每份文檔的區(qū)別化管理，既方便利用又便于保密管理。也可通過為特定用戶安裝密鑰等方式對瀏覽用戶進行控制，從而實現(xiàn)文檔的安全共享。通過對文件和用戶的權限控制，可實現(xiàn)控制目標文件在本地保存和打印，從而實現(xiàn)文件加密存儲，實現(xiàn)文件在保密情況下的有限共享。

1.4 文件交換管理

根據(jù)文獻資料統(tǒng)計：建設工程項目實施過程中存在的三分之二的問題與信息交流有關；10%-33%的費用增加與信息交流存在的問題有關，信息交流問題導致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本的3%-5%。由此可見信息和文件及時、準確傳遞的重要性。文檔管理系統(tǒng)應包含文件交換的模塊，實現(xiàn)通過系統(tǒng)進行文件、信函的收發(fā)，系統(tǒng)文件和交換區(qū)文件可以相互轉化，文件根據(jù)事先設定的規(guī)則及文件編號可以自動存入對應文件夾，用戶可以通過交換區(qū)與外部進行交流，實現(xiàn)系統(tǒng)的外部集成。

2、用戶在系統(tǒng)功能實現(xiàn)過程中的考慮

以上總結了方便用戶使用的核電項目文檔管理系統(tǒng)的功能，為實現(xiàn)這些功能用戶應有何考慮呢？由于系統(tǒng)開發(fā)商缺乏工程建設經驗，即使有系統(tǒng)開發(fā)經驗，也不能保證開發(fā)完成的系統(tǒng)能夠實現(xiàn)用戶所需求的全部功能。正式的書面需求文檔和及時有效的溝通可以統(tǒng)一用戶和系統(tǒng)開發(fā)商的認知，減少開發(fā)過程中的溝通障礙，避免長周期的返工。用戶應提供完善的文檔管理系統(tǒng)要求，為系統(tǒng)開發(fā)者提供更加明確的開發(fā)方向，及時有效的溝通可以避免由于認知和經驗不同造成的理解偏差。用戶可以派專人對開發(fā)商整個功能實現(xiàn)過程進行跟蹤，并定期對需求的實現(xiàn)情況進行梳理，最終完成各功能模塊的有效開發(fā)。優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)會使項目的文檔管理變得輕松愉快，在提升工作效率、簡化工作流程、無紙化辦公的基礎上更加保證文件的安全性和文檔管理的智能性。在系統(tǒng)投入使用后，用戶也應根據(jù)不同角色，理解自己業(yè)務范圍內的系統(tǒng)流程，使系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，使各功能模塊物盡其用，不但方便文檔管理，更方便項目流程管理，為項目建設提供更高端的支持

結論：

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，戰(zhàn)略合作理念的出現(xiàn)和核電項目系統(tǒng)性、模塊化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的各方目標割裂、相對對抗式的文檔管理模式顯然不符合項目文檔發(fā)展的需要，新的項目文檔管理模式將會應運而生。

[1]王柏釗,鄒鵬.基于文件生命周期淺談核電工程項目文檔一體化管理[J].辦公室業(yè)務,2014,17:107.

[2]韓一犁.核電建設項目前期管理關鍵成功因素研究[D].華北電力大學(北京),2014.