對房屋權屬登記檔案信息化管理的探討

文/杜建明　烏魯木齊市房屋產權交易管理中心　新疆烏魯木齊　830063

?

對房屋權屬登記檔案信息化管理的探討

文/杜建明烏魯木齊市房屋產權交易管理中心新疆烏魯木齊830063

【摘要】房地產行業檔案管理記載的不僅僅是時代經濟發展的歷史進程，同時也是行業改革發展與提升的寶貴經驗和財富。在房地產管理日漸增強的今天，信息化的現代檔案管理顯示出越來越重要的位置。而在計算機普及化、人們財產權屬意識不斷提升、房屋權屬登記數量不斷增加的情況下，對房屋權屬登記檔案信息化建設也逐漸提上日程。本文通過研究當前房屋權屬登記檔案的現狀和不足，探討如何建立更為適應當前形勢的房屋權屬登記檔案信息化管理方式方法。

【關鍵詞】房屋權屬；登記檔案；信息化管理

檔案管理隨著社會變革的大浪潮也在慢慢朝著信息化管理的方向發展，而房地產行業檔案管理記載的不僅僅是時代經濟發展的歷史進程，同時也是行業改革發展與提升的寶貴經驗和財富。如今，房地產管理日漸增強、計算機普及化、人們財產權屬意識不斷提升、房屋權屬登記數量與日俱增等一系列環境變化，房屋權屬登記檔案管理的缺陷日漸顯露，對房屋權屬登記檔案信息化建設也被逐漸提上日程。那么當前房屋權屬登記檔案的現狀究竟如何，又存在那些不足，我們應該如何建立更為適應當前形勢的房屋權屬登記檔案信息化管理系統呢？

1、房屋權屬登記檔案信息化管理現狀

隨著城鎮化發展，國內房地產權交易頻繁，因產權糾紛、司法協助以及住房制度改革[1]等問題查閱房地產權登記檔案的案例時有發生。面對這一系列的新問題，老一套的房屋權屬登記檔案管理模式耗時耗財耗人力，遠遠滿足不了查閱人群的需求，甚至還有一些老檔案因保存不善、或者被長久擠壓而難以發覺，產權糾紛需要的檔案證明或是司法協助需要查閱的檔案因為查找不便、耗時耗力等情況早已成為眾人吐槽的焦點。雖然房屋權屬登記檔案管理隨著制度改革做了相應的調整，但還是存在著不同程度的不足和問題。

2、房屋權屬登記檔案信息化管理不足和問題

2.1部門對檔案信息化管理意識不強

由于主管部門主觀意識上的認識不到位，在經費上未給予傾斜，于是成為了檔案信息化管理建設發展的最大制約因素。建立檔案管理的信息化系統缺乏足夠的經費來運行，檔案信息的管理、錄入、整理等等需要的經費得不到解決[2]，導致檔案信息化管理進程緩慢，甚至長期處于停滯不前的局面。

2.2檔案管理方式混亂缺乏專業性

部分房地產管理部門對房屋權屬登記檔案管理沒有引起足夠的重視，一直沿用以前的檔案接管方法，僅僅是只保存移交到該部門的相關檔案，并未要求管理人員對接管后的檔案進行整理、編目、立卷、入庫和調檔查閱等一系列的專業管理[3]，使得檔案管理出現混亂、難以查找等問題。同時，隨著社會的發展，不斷有新的檔案被移交進來，使得檔案查閱工作量增加。

2.3檔案管理人員綜合素質不高

由于人員的流動性很大，不斷交流的檔案管理人員在不同的崗位上輪崗，其受到的檔案管理專業培訓不足，在實際的檔案管理中很難真正做到專業化，再加上知識儲備的局限性，有些檔案管理人員甚至還不熟練計算機操作[4]。因此必須盡快培養一些專業技術過硬、管理才能夠好、政治覺悟夠高、工作責任感夠強的一批專業型的檔案管理人員。

3、房屋權屬登記檔案信息化管理建設措施。

3.1不斷提高房屋權屬登記檔案信息化管理意識

房屋權屬登記檔案信息化管理建設是時代發展的必然趨勢，可以大大滿足社會需求，讓檔案信息的社會服務效益最大化。因此相關部門必須提高認識，對檔案信息化管理予以重視，在經費以及人才隊伍建設等方面給予支持，讓房產權屬登記檔案信息化管理建設需要的計算機、掃描儀、微縮機等基礎設施建設得到完善與提高，[5]不斷推進檔案信息化技術的提升。同時，出臺相應的建設方案，做好規劃，為檔案信息化建設提供指導方向。

3.2不斷完善檔案管理方式方法

建立完善的檔案管理信息系統，對房屋權屬登記檔案的相關文字和圖像信息都必須進行歸集并一一錄入專業的檢索系統中。而為了確保檔案信息的準確性，必須要嚴格核對，確保電子信息準確無誤。值得注意的是，由于房產產權變動頻繁，查閱房屋權屬檔案的原因也是多種多樣，因此在設計檢索系統的時候，應該確保檔案信息能夠實時更新，并考慮設置檢索關鍵詞、檢索方式多角度檢索以便查閱。另外，檔案信息涉及個人隱私，房屋權屬登記檔案涉及的問題方方面面，所以必須要嚴格檔案信息系統的保密建設，確保信息安全。

3.3不斷提高檔案管理人員的綜合素質

海量的檔案存儲量會讓信息化建設難度增大，同時房屋權屬登記檔案管理相關制度的調整和變革更讓信息化進程更加困難。在此過程中便需要工作人員擁有豐富的知識儲備、過硬的專業技術以及靈活的應用能力。因此，需要對檔案管理工作人員進行專業的培訓，增強他們的理論知識，為檔案管理、收集、開發等打好基礎。除了專業素質能力外，工作人員的服務意識和創新思維也需要進一步提升，如可以建立獎勵機制，開展服務大比拼、每月評比微笑之星等活動，既提高了員工的工作、創新的積極性，也讓檔案工作服務更加人性化。

結語：

時代在進步，房屋權屬登記檔案信息化建設是必然趨勢。房地產行業檔案管理記載的不僅僅是時代經濟行業的歷史進程，同時也是行業改革發展與提升的寶貴經驗和財富，建設信息化房屋登記檔案管理系統，除了在硬件基礎設施上做好充分準備、不斷改進檔案信息管理技術之外，專業的檔案信息化管理人員也是必備的軟條件。同時，構建信息化的房屋權屬登記檔案管理系統還需要各個部門的通力合作，才能夠真正將事情落實到位，實現社會服務效益，造福百姓。

參考文獻：

[1]王麗英,我國房地產產權產籍管理信息系統存在的問題及建議[J],中國集體經濟,2011，(4):61-62.

[2]劉巧蘭,房地產產權產籍管理面臨的問題與規范化管理措施[J],現代商業,2012，(17):59-61.

[3]黃曉健,淺談房地產產權產籍檔案管理職工隊伍的建設[J],現代商業,2012，(35):25-26.

[4]黃啟雄,房地產產權產籍管理研究[J],才智,2012，(22):15-17.

[5]邊廷珍,論房產檔案的科學化管理[J],城市建筑,2013，(10):9-11.

作者簡介：

杜建明（1978.06-），男，漢族，新疆烏魯木齊人，本科，中級經濟師。