公共圖書館讀者檔案數字化體系的建立與管理*

李華英

（浙江圖書館 浙江杭州 310007）

公共圖書館讀者檔案數字化體系的建立與管理*

李華英

（浙江圖書館 浙江杭州 310007）

文章從讀者服務的現代化角度出發，對讀者檔案數字化體系進行了概述，提出了讀者檔案數字化體系建設的必要性和可行性，并對常見問題進行初步探討。

讀者檔案；數字化體系；公共圖書館

1 概述

迅速發展的現代信息技術，極大地推動了圖書館事業的發展。作為傳統的公共文化服務機構，如何適應現代化進程，并不斷提升服務品質是圖書館讀者服務工作者面臨的重要課題。

圖書館每年都會新增大量的讀者，與此同時，讀者的相關信息也在不斷發生著變動，這對圖書館傳統紙質檔案的管理和保存提出了巨大的挑戰。為了能夠更好地對讀者信息進行記錄與變更，實現對讀者檔案的全面監控，本文提出了讀者檔案數字化體系的概念。讀者檔案數字化體系是指以計算機技術、數據庫技術為基礎的現代化讀者檔案信息系統，通過與傳統檔案管理中人、財、物的管理模式相結合，從而產生的信息綜合體。主要包括：讀者檔案數據的錄入、管理、修改、查詢、刪除、統計等信息系統操作行為以及相關的信息利用行為，其目的在于提升讀者服務質量。與傳統讀者檔案管理相比，主要有4點區別：

（1）全數字化錄入與存儲。按一人一檔的原則，為每位讀者建立電子檔案。以身份信息采集、數碼攝影、系統文獻利用數據等數字化形式記錄該讀者所有的注錄信息以及在館行為。如讀者證申請時身份證或支付寶信息讀取，讀者證升降級、掛失、補辦、用戶協議填寫等一系列紙質表單的數碼攝影儲存以及其他業務辦理中的電子簽名，等等。

（2）檔案具有法律效應。所有信息通過身份認證并在讀者利用圖書館的過程中日趨完整，所有的信息操作行為均獲得用戶授權；使用數字化手段利用、存貯讀者檔案實現有序管理；檔案生成即時有效，系統按層級權限管理具備較高安全保密性。

（3）可提供個性化服務特色。對讀者文獻利用和活動參與等情況的掌握，便于提供個性化文獻推薦、活動推送等特色服務。對讀者消費、場館選擇、到館時間等動態行為進行分析，為科學建館和提升用戶體驗提供數據支撐。

（4）儲存、查詢便捷。解決傳統的儲藏需要大量物理空間的困難，讀者檔案數字化體系只需要少量的虛擬存儲空間，并定期維護備份便可保證檔案的安全及完整性。在查詢方面，通過關鍵詞等條件的設置，無論是精確查找還是模糊查找，電腦代替人工從幾十萬讀者檔案中檢索排查都極大程度地提高了工作效率。

2 讀者檔案數字化體系現狀

2.1 紙質檔案為主，查詢不便

紙質檔案的保存有著諸多難點：紙質檔案規模隨著讀者群體的增長、行為變化而逐年擴大，管理成本日益增高，同時紙質檔案對于溫、濕度等保存環境有較高的要求。檔案的安全性也存有隱患，未及時入檔的紙質檔案難以發現，檔案遺失后沒有辦法恢復。讀者檔案調取頻繁，查詢不便的問題更是嚴重困擾著實際工作。

2.2 綜合配置不全，無整體性

現行讀者檔案僅僅只是管理讀者證、記錄借還書的工具，并沒有設專人負責統一管理，只有涉及重點讀者服務工作，才能進行相關統計分析以及開展有針對性的專項服務。此類讀者服務因此缺乏整體性，同時由于未能引入專門管理，讀者個性化、數據化檔案的建立也難以實現。

2.3 功能性不完整，缺系統化

現有的讀者檔案只存有姓名、性別、證件號碼、電話等基本信息。此類信息不足以為技術部門、采編部門、流通部門等部門開展工作提供決策性依據，此外相關統計數據未能得到有效利用。如能增加讀者借閱文獻、喜愛參加的活動、閱讀喜好、場館使用、到館時間等信息，并結合在餐廳、商店等地的消費習慣，在系統化和整體化的基礎上對讀者行為加以分析，則更有利于開展便捷專業的服務，極大提升讀者的服務體驗。

2.4 系統檔案為輔，內容不全

讀者對于現行數字化檔案的認可程度不高，部分讀者在面對不利的系統信息時，都會下意識地認為是系統信息出現錯誤，因此難以將系統信息作為有效的證據。檔案系統的查證功能沒有得到有效的實現。此外，現行的讀者檔案系統內容也主要以讀者的基本信息為主，閱讀習慣、閱讀偏好等方面的信息未得到充分體現，在相關的信息推送方面未能形成完整系統的服務。

3 建立讀者檔案數字化體系的必要性與構想

3.1 讀者檔案數字化體系的必要性

讀者檔案是圖書館發展進程中一種重要的信息資源，面對飛速發展的信息時代，傳統的讀者檔案管理模式已經顯得較為滯后。因此，讀者檔案數字化體系是應時代需求而產生的，其在讀者服務中的作用更加明顯和重要，主要有以下幾點必要性。

3.1.1 年輕一代的數字化需求

數字化年代，誰能占領科技創新的先機，誰就獲得久盛不衰的競爭優勢。作為數字資源主要利用者，越來越多的年輕人傾向于通過數字化的方式獲取圖書及相關信息資料。同時數字化帶來的查詢方便、使用便捷、海量存儲，無需實體界面、服務不受地域和時間的限制等優勢使得各個行業都開始著手數字化系統的建設，數字化管理系統已是大勢所趨。

3.1.2 讀者對于服務要求的提升

隨著知識型讀者對于信息服務需求的不斷提升，各種不同形式的知識提供將成為圖書館事業的新重點?；ヂ摼W時代流行定制化生產服務，在這個新模式里“用戶想要什么就做什么”，了解讀者需求，有選擇性地為服務對象提供多樣性的信息產品是未來讀者服務工作的重點。通過讀者檔案數字化系統，第一時間向工作人員提供服務依據，彌補傳統工作人員在知識性和準確性方面的不足。

3.1.3 將使管理工作更加便捷

電子技術的迅猛發展以及其他行業的成功案例都給讀者檔案數字化體系的建立帶來了可能。尤其是銀行系統在證件簽字方面的有效性和合法性對于讀者檔案數字化具有很大的借鑒意義，在簽名的同時采集圖片存儲證件的電子照能在與讀者糾紛時作為有效證據。在圖書借還服務中，也可以采取指紋確認的方式來規避不必要的風險，從而帶給管理工作更多的便捷。

3.2 讀者檔案數字化體系戰略構想

讀者檔案數字化體系構想將以浙江圖書館為案例進行推演，主要討論信息系統、輔助系統、相關配備三方面。

3.2.1 讀者檔案數字化系統闡述

讀者檔案數字化系統的功能組成如圖1所示，其主體由單位文件管理、現行文件管理、歷史文件管理、登錄選項設置和拓展選項五部分構成。其中在登陸時需要驗證用戶名、密碼以及指紋，保證權限的私密性。對于非法登陸將予以拒絕與記錄，從而確保系統安全性。

圖1 讀者檔案數字化系統功能組成

單位文件管理主要是指工作人員權限下的服務內容，主要包含以下子系統。聯系方式、行業通告、圖書館通知公告、部門通告、活動通告、其他信息檢索、反饋與互動。該子系統可具備公告發布的功能，特別是對工作中針對讀者檔案業務開展情況發生變動時給予公告提醒，并且創建簡易局域聯系工具，可確保網絡安全的前提下方便工作人員內部溝通交流。

（1）現行文件管理包含以下子系統。讀者基本信息收錄、讀者借閱信息收錄、讀者閱讀偏好信息收錄、讀者來館信息收錄、讀者消費信息記錄、讀者特殊信息記錄。其中對讀者的相關信息進行收錄，可以通過姓名、證件號、時間、電話號碼、書名等進行查詢以及模糊查詢，進一步提高系統的執行能力。在對讀者文獻利用信息的查詢上，可采集或利用圖書館業務系統相關數據。在數據庫存儲的選擇上，宜采用ACCESS技術，采用ADO技術進行訪問，以節省空間、提高支持性。

（2）歷史文件管理包含以下子系統。讀者基本信息收錄、讀者借閱信息收錄、投訴意見管理、讀者個性化服務管理、讀者特殊信息記錄?，F有的信息系統在逐漸錄入新系統的過程中會有大量的數據需要導入，在某一時間節點前的信息將錄入此系統。

（3）登陸選項設置包含以下子系統。用戶名、基本信息、登錄密碼、登陸密鎖、用戶權限、我的信息等。該選項按層級設置，根據使用人不同，設置權限管理，保證系統的安全性。

（4）拓展選項包含以下子系統。數據統計、數據維護、數據備份、云端管理等。其中統計項目需要包含不同時間點的借閱量分布查詢，結合門禁系統、RFID技術的數據進行統計。

3.2.2 讀者檔案數字化輔助系統闡述

（1）積分系統。對于一個系統產品來說，對用戶進行激勵是為了讓用戶更多地使用其產品或者服務，這樣才能實現其價值。而積分體系就是比較常用的一種對用戶的激勵方式。針對讀者對本館文獻的利用量、活動參與度以及道德行為等的評價產生積分，具有對讀者行為進行正確引導和增加讀者粘性的作用。

（2）消費系統。隨著現代圖書館服務產品的增加和讀者文化消費觀念的提升，圖書館信息服務、文創產品、休閑餐飲等消費越來越為大眾所需。在讀者檔案體系中建立消費系統，利用支付寶、微信等手段完成支付，后臺服務器記錄存儲使用者、使用時間、內容、費用等詳細消費數據并生成報表，便于管理、統計和分析。

（3）個性化推薦系統。將讀者的動態活動數據作為個性化圖書館推薦活動的切入點，將讀者文獻使用、活動參與、服務定制等館內行為與后臺數據進行匹配，完成館內活動和文獻的自動化、高精度推薦。同時也為圖書館組織和舉辦活動的方向和類型提供參考。

3.2.3 讀者檔案數字化系統相關配備

（1）人員方面：需要專門的系統人員進行維護。注重使用人員的培訓，注重人員業務分析能力的提升，推動系統的繼續開發與完善。使用人員可與現有讀者服務崗位工作交叉，并與重點讀者服務相結合。

（2）設備與維護方面：需要購置數據讀取設備、拍照設備、電子錄入設備、主機等設備。初次投入需要一定的資金配合，后期根據實際需求提供系統升級考慮。在系統與設備維護方面，需要建立相關流程，如定期系統升級和維護、若干年限內硬件更新等。

（3）溝通配合方面：開發部門、使用部門、管理部門間需有效配合及時溝通。使用部門建立用戶系統使用日志，便于管理部門糾錯修復與優化服務界面。

4 讀者檔案數字化體系常見問題的處理以及修正

4.1 讀者原始信息錯誤無法找到原始信息

對于現存原始信息是軍官證、學生證等證件，或者因為早期人工錄入錯誤、身份證自動升位錯誤造成與讀者身份信息不匹配的問題，由于涉及到押金這一遺留問題，新的讀者檔案數字化系統在原數據庫數據綜合導入的基礎上，建議采用模糊檢索方式來解決相關問題。

4.2 讀者文獻逾期、丟失，各種費用的繳納等信用問題

根據讀者在圖書館的借閱行為形成可見的條目記錄，按一定標準制定信用積分，作為日常業務處理參考依據。以提升或降低服務等級的方式，逐步引導和培養讀者利用圖書館的良好習慣，減少公共資源的浪費，為讀者與圖書館之間架起信任與溝通的橋梁。

4.3 圖書歸還與借閱規則知曉問題

很多讀者在借閱圖書后，容易忘記歸還日期，因此普遍希望圖書館能夠提供歸還提醒服務。讀者檔案數字化系統可根據讀者需求，與微信或其他信息通訊應用平臺相結合，向讀者發送動態提示信息。

針對讀者知曉圖書館相關規則的問題，可以在讀者證辦理時以電子簽名的形式，簽署對讀者協議所有條款的閱知，并利用拍照技術形成電子檔案存儲備案。

4.4 薦購圖書和查找圖書

讀者檔案數字化系統可以在一定時間內以系統短信或者應用平臺信息的形式回復圖書薦購的信息。在查找圖書方面，可以與圖書館檢索系統對接，完成文獻檢索，提供館藏信息并配合成熟的導航定位技術鎖定圖書，給予圖示指向。

4.5 自動推薦圖書

針對讀者閱讀習慣、閱讀興趣、研究方向、社會熱點進行數據分析，可根據所需文獻上架的時間、借閱量、文獻類別等條件，推薦生成新書單、經典書單等等供讀者選擇定制，完成圖書的個性化推薦。

5 結語

讀者資源是公共圖書館最為重要的資源。脫離讀者，公共圖書館即失去了生存和發展的基礎。讀者檔案數字化體系的建立和利用，極大提高了讀者檔案資源的查詢和使用效率，規范了讀者檔案的管理。通過讀者檔案數字化，使公共圖書館在廣泛收集讀者檔案信息的基礎上，進一步了解讀者需求，制定有針對性的讀者服務策略，實現讀者檔案資源的變藏為用。

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Establishment and Management of a Digital System of Readers′Files in Public Library

This paper summarizes a digital system of readers′files from the perspective of modern reading services,expounds on the necessity and feasibility of the construction of a digital file system,and also tentatively discusses common problems.

reader′s file;digitization system;public library

G250.71

A

李華英（1980—），女，浙江圖書館館員。

2016-09-30

★本文系浙江圖書館2014年度課題“讀者檔案數字化體系的建立與管理”（項目編號：1403）的階段性研究成果。