高校檔案如何開展信息化建設

周麗

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

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高校檔案如何開展信息化建設

周麗

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

各高校應從自身實際出發，選擇適宜的檔案信息策略，隨著信息技術的不斷發展更新，高校檔案信息化建設成為檔案工作改革和發展的必然趨勢。從高校檔案信息化建設的內涵及重要性、存在的問題分析，提出開展信息化建設策略。

高校；檔案；信息

1　高校檔案信息化建設的內涵

高校檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息為主要形式向學校和社會提供服務為重心的轉變過程。此定義提出了幾個要求:要實現檔案信息的數字化和網絡化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享。

2　加強檔案信息安全保障體系的建設是高校檔案信息化建設得以順利運行的保證

加強檔案信息安全保障體系的建設，在高校各部門推廣使用檔案管理系統時，一定要把檔案信息安全放在突出位置，要貫徹落實國家關于加強信息安全保障工作的方針政策，維護保密檔案的安全，維護本校和科研人員的合法權益，正確處理新形勢下檔案公開與保密的關系。做到依法開發，確保檔案管理系統數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密。建立健全檔案數字化、網站運行、數據庫管理等各項工作規章制度。采取有效措施和技術手段，保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠。注意保護檔案信息及信息產品的知識產權，維護國家利益，保護個人隱私。利用各種電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，使電子檔案得到科學保管和有效利用，確保檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享，把檔案資源開發利用納入科學化、規范化軌道。同時，要加強對系統管理員、信息安全員、專兼職檔案人員的培養、使用考核，加強計算機網絡硬件和軟件系統的管理，加強數據庫管理，采取將目錄數據及電子原文數據壓縮到軟盤、光盤備份等手段，建立檔案數據備份和災難恢復機制，有效確保數據的安全及檔案信息系統安全。只有維護了高校檔案的安全而無丟失，才能更好地維護高校檔案信息的完整，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。

3　高校檔案信息化建設存在的問題

3.1檔案管理隊伍整體素質低

在一些高校中，部分領導固守傳統觀念，對檔案事業的重要性缺乏認識，認為檔案管理工作是簡單的業務性工作，不夠重視檔案管理人才的培訓培養。從許多高校情況來看，檔案管理隊伍非常薄弱，甚至很多專職檔案人員還是照顧引進人才的配偶和家屬，更談不上素質優良、結構合理、科學高效了。

3.2檔案信息化目標不明確，管理體制較為混亂

“統一領導、分級管理”的檔案管理體制在高校尚未真正落實。仍將辦公自動化誤解為檔案管理信息化。管理不順，機制不活，有的高校仍沿用傳統的管理模式管理檔案，完全適應不了檔案信息化管理的要求，高校檔案管理部門不能和教育科研管理部門有效協調，孤軍奮戰。教學科研檔案管理信息化需要做到檔案管理流程化、科研檔案數字化、建立檔案管理數據庫，有效地利用網絡資源，將檔案管理的收集工作充分分解到職能部門，充分調動各職能部門的積極性。

3.3缺乏統一的標準規范

高校檔案網站信息系統設計和應用的標準、高校檔案館藏數字化標準、高校檔案數據庫存與地方檔案館數據資源庫存互聯的工作標準等亟待規范。維護電子文件原始性、真實性問題，電子簽名的認定問題等都需要嚴格的技術保障，需要法律、法規、標準的支持。

3.4檔案信息化資源相對分散

隨著高校信息化的不斷發展、學校辦公自動化系統的開發，產生了大量的電子公文，這些都需要及時、準確、有效地被新型的檔案管理系統所接收。而很多高校檔案部門的檔案管理系統無法融入學校的整體自動化系統之中，導致各部門產生的越來越多的電子文件資源相對分散，使得信息化檔案接收的任務變得越來越重。

4　高校檔案信息建設策略

高校檔案工作的部門性與社會性統一以及高校之間的差異性、高校管理信息化程度、高校檔案工作發展現狀的差異決定了不同高校在選擇檔案信息服務策略時應有所不同。具體說來，高校在選擇檔案信息服務策略時應注意以下問題。

4.1開展信息化服務

4.1.1服務的雙向性

服務好高校自身發展是首要和根本。作為高校自身的檔案部門，為現行教學、科研、學生管理、后勤保障等工作的開展提供高效服務是高校檔案部門的首要與根本職責。除滿足高校各方面工作日常檔案需求外，順應不同時期高校工作重心，提供系統的檔案信息服務是高校檔案工作立足的根本。當前，實施內涵式發展是大多數高校面臨的首要任務。為此，教學制度的改革與創新、教學經驗的研討與交流、優秀教學案例的積累與分析、傳播成為教學管理的重點。提供這方面的檔案信息服務成為教學管理提出的基本要求；完善學術與研究風氣，提高研究工作的創造性與創新性是科研管理面臨的主要任務。為科研評估提供基本數據，提供學科研究的系統成果及其社會反響材料成為科研管理與科研實踐的迫切要求；提高大學生基本文明素養與專業素養，提升大學生適應社會能力成為當前大學生管理的首要任務。總結大學生培養與管理經驗，完善大學生培育對策同樣要求提供系統的檔案信息服務，等等。在對內服務的同時，面向社會開放高校檔案，提供相應的檔案信息服務是社會和高校自身發展對高校檔案工作提出的基本要求。在這方面，無論是設立檔案館，還是綜合檔案室的高校，均是同樣的。

4.1.2服務的主動性與創造性

當前，高校檔案信息服務存在的主要問題是缺乏主動性、系統性與有效性。“主動服務”作為口號喊了多年，行動卻十分遲緩，服務工作缺乏應有的創新，傳統的“應答式”服務和傳統的服務項目、服務方式依舊是服務工作的主導。被動式服務必然導致檔案信息的準備不充分、不系統，檔案價值與檔案部門社會功能得不到應有發揮。在檔案信息服務方面，高校檔案部門應積極借鑒社會服務部門的經驗，設計具有可操作性的服務流程、服務管理與服務評估流程，從根本上提升高校檔案服務質量。在這方面，高校檔案部門應努力摒棄獨立檔案部門所存的工作心理與工作模式的封閉性，積極、充分利用高校內外，尤其是內部的技術與智力資源，摸索出一套適應高校特點的檔案信息服務體系。目前，實現這一點的條件已經具備。以崗位設置和聘任制為主要內容的高校人事制度改革正在普遍實施。新的人事制度改革的突出特點是強調崗位業績，并根據完成業績指標的情形確定工作人員的考核評語及其職稱或職級，實施差別化薪資。面臨新的人事制度，高校檔案部門的業績直接決定著檔案工作者的職務發展與薪資待遇，甚至影響到去留問題。只有切實提升檔案部門的服務水平，提高服務效益，充分發揮檔案工作對高校人才培養和科學研究的功效，檔案工作才能在未來的高校發展中贏得一席之地，檔案工作者才能為自身拓展更大的發展空間。

4.2人才隊伍建設

高校檔案信息化建設的實施是一項復雜的系統工程，檔案信息化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的，人才隊伍建設是高校檔案信息化建設成功的關鍵。檔案工作者要增強加快檔案信息化建設步伐的緊迫性和責任感，改變傳統的“重藏輕用”的檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變手工管理和查詢的方法，依靠現代化信息技術，轉移工作重心，為主動服務、網絡共享創造條件，為創建新的檔案管理模式，真正實現檔案工作的信息化做好充分的思想準備。高校檔案部門通過繼續教育、專題講座、業務研討會、學術交流及信息技術培訓班的方式，提高檔案信息管理隊伍的素質。信息化條件下，檔案工作人員不僅要掌握圖書情報、檔案學的專業知識，還要熟練掌握計算機技術、網絡技術等現代技術知識，還要具備較強的信息獲取、信息交流、信息傳播、信息鑒定、信息評估、信息加工、提煉能力。使檔案人員由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家里手。

4.3加強組織領導

目前,在絕大多數高校中,信息工作呈現明顯的分離狀態,不僅傳統的信息工作部門,如檔案、信息部門分離,新的與信息化建設密切相關的工作部門,如公關、外聯部門等更是與信息工作保持一段距離。這種分離狀態已成為科學管理的嚴重障礙。因此,必須建立統一的信息化工作體制,整合單位中各信息部門或與信息工作相關的部門的工作,使與學校發展有關的信息能做到集中處理。具體說來,檔案信息化工作體制的建立應做到:組成以分管校長為領導、相關處室負責人為成員的學校檔案信息化建設領導小組,負責全校檔案信息化建設的組織協調工作。確定專職的檔案信息工作部門負責檔案信息化建設的組織與協調工作,單位其他部門則從自身工作職責出發,遵循“科學、實用、適用”的原則確定長期工作目標和近期工作目標,按照信息化建設的整體要求,做好自身的信息生成、傳播與利用工作。

4.4實現檔案信息資源的社會共享

以利用促開發，推進檔案信息產品專題開發和加工;以需求為導向，不斷充實檔案信息服務的內容;加強檔案網站建設，充分利用互聯網和電子政務網絡平臺進行檔案信息網上數據傳輸、信息整合和發布。為社會提供已公開檔案信息、已公開現行文件，充分利用校園網系統，開辟檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務，最大限度地實現檔案信息的社會共享。

[1]林真.加強機關檔案工作.提高檔案服務水平[R].福建省檔案局;2005:14-23.

周麗(1975.5-)，女，湖北黃岡浠水人，黃岡職業技術學院副教授，主要從事高職教育，檔案研究。

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1671-1602(2016)16-0255-02