技工院校檔案管理水平提升途徑探析

劉文珊

【摘 要】本文對技工院校檔案管理工作中存在的問題進行了簡單的分析，然后從檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)、檔案管理方式、檔案工作管理三個方面探討了檔案管理水平提升的途徑，并總結(jié)了技工院校檔案管理水平提升中應(yīng)該注意的問題。

【關(guān)鍵詞】技工學(xué)校；檔案管理；水平提升

0 引言

技工院校是職業(yè)學(xué)校的一種，技工院校中師生的就職信息、入學(xué)以及學(xué)習(xí)生活信息、各種黨團關(guān)系資料以及學(xué)校發(fā)展資料等，都是此類職業(yè)學(xué)校在日常教育工作中積累下的重要信息，這些信息有助于技工學(xué)校尋找發(fā)展中的問題和經(jīng)驗、有助于學(xué)校師生合理的安排自己的教學(xué)生活。檔案管理工作對技工院校的資料收集、整理、保存和利用直接負責(zé)，我們有必要對該項工作的發(fā)展進行探討。

1 技工院校檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案工作效率不高

檔案工作的效率指的是檔案工作量與時間的比例。檔案工作從表面上來看比較簡單，分為收集資料、分類整理、保存、調(diào)取等幾個環(huán)節(jié)，但是實際上檔案工作的工作量是比較龐大的，每年隨著學(xué)生入學(xué)而來的檔案數(shù)量非常多，而在學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)的過程中檔案調(diào)取工作也非常繁瑣。在日常工作中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案服務(wù)需要不能得到及時滿足的情況，大量的檔案整理工作耗時也比較長久，檔案工作的效率不高導(dǎo)致了檔案管理工作中的其他問題產(chǎn)生，影響檔案資料本身的利用價值。

1.2 檔案利用率不高

技工院校的檔案資料來源于學(xué)校辦學(xué)的過程，其中即有師生人事檔案，又有學(xué)校的建設(shè)以及教務(wù)資料。檔案資料來源于學(xué)校，也應(yīng)該應(yīng)用于學(xué)校，為學(xué)校的建設(shè)以及發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻和幫助。然而，目前技工院校的檔案資料只在教職工工作調(diào)動、學(xué)生入學(xué)以及畢業(yè)的時候使用最為頻繁，檔案資料沒有為學(xué)校的發(fā)展提供更多的建議，大多數(shù)情況下都在被動地接受檔案管理工作，而有些刻板的工作規(guī)章，更加不利于檔案資料的高效利用。

1.3 檔案管理者與使用者溝通不良

檔案管理工作中大多數(shù)的工作內(nèi)容并非檔案室人員獨立完成的。檔案資料的收集、送交、調(diào)取等工作以及檔案資料的保密工作，實際上都是由技工學(xué)校的教職工以及學(xué)生和管理工作人員共同完成的。在檔案管理的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)管理者和使用者溝通不良的問題，導(dǎo)致檔案管理部門經(jīng)常被誤解為“辦事難”的部門，檔案管理的服務(wù)性特征削弱了。

2 技工院校檔案管理水平提升的途徑

2.1 以檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)提高作為工作效率提高的基礎(chǔ)

技工院校的檔案管理工作效率低的問題要得以解決，最基本的方法是要改善檔案管理工作的工作模式，以信息化管理代替人工管理，信息化的檔案管理要求工作人員的職業(yè)能力有相應(yīng)的變化，因此，提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)是使檔案工作效率提高的基礎(chǔ)。在信息化背景下，技工院校檔案管理工作要想發(fā)揮對學(xué)校的宣傳作用和對教師、學(xué)生的服務(wù)作用，就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務(wù)性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。學(xué)校應(yīng)該重視檔案管理工作人才隊伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)，并且重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度；還應(yīng)該積極對檔案管理工作人員進行信息化管理技能培訓(xùn)，包括計算機的使用技能、檔案數(shù)據(jù)庫的建立以及應(yīng)用、信息化窗口管理等，按照技術(shù)培訓(xùn)的結(jié)果，對檔案工作人員進行科學(xué)的崗位分配，以保證管理及服務(wù)工作的整體更加協(xié)調(diào)、效率更高。

2.2 改善檔案管理的模式提高檔案利用率

技工院校檔案的利用率不高，很大一部分原因在于檔案管理的模式較為傳統(tǒng)，即認為檔案管理是工作人員的職責(zé)范圍，與學(xué)校師生的關(guān)系不大，以至于師生不能理解也不能主動去應(yīng)用檔案，一些有利于學(xué)校發(fā)展的檔案資料，常年積壓在檔案室，不能發(fā)揮其應(yīng)有價值；對學(xué)校的教師和學(xué)生的基本檔案進行分類、歸檔、編制檢索工具再進行利用，是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種管理方式是封閉性的，不利于檔案服務(wù)工作的開展。例如，在檔案查找和調(diào)用方面，只有技工學(xué)校檔案工作人員才能找到相應(yīng)的檔案文件的位置，普通教師和學(xué)生想要了解自身信息則要經(jīng)過多種復(fù)雜的審批程序。對此，建議技工院校從根本上改善檔案管理的模式，將學(xué)生和教師都納入到檔案管理工作中來，采用開放式的管理方式，即以信息技術(shù)為基礎(chǔ)進行檔案資料庫的建立，實現(xiàn)檔案分類、歸檔、檢索等工作的一站式完成，通過登錄檔案資料庫和賬戶密碼授權(quán)，使學(xué)校的教師和學(xué)生也能夠通過信息檢索窗口迅速找到自己需要的檔案文件，以展現(xiàn)高職檔案工作對學(xué)校教師和學(xué)生的個體服務(wù)性質(zhì)。

2.3 從監(jiān)督入手解決檔案管理與檔案應(yīng)用之間的矛盾

檔案管理與檔案應(yīng)用之間的矛盾，實際上就是檔案服務(wù)的滿意度不高的問題，這個問題要得以解決，就必須從檔案管理工作和檔案使用者之間的互相理解和監(jiān)督角度入手。首先，我們要對高職檔案管理服務(wù)進行創(chuàng)新，即在以往的管理工作基礎(chǔ)上，設(shè)置監(jiān)督反饋機制，將檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)提升到發(fā)展的最高要求上，通過師生參與實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，應(yīng)將檔案管理工作改革進行全校公示，使師生了解到檔案管理工作的職責(zé)，為參與監(jiān)管提供基本框架；其次，應(yīng)該設(shè)立檔案管理工作反饋專線，師生可以將檔案工作中不符合規(guī)則的行為直接上報給學(xué)校辦公室，或?qū)?yōu)秀的檔案管理工作提出表揚，這樣一來，學(xué)校就可以根據(jù)師生反饋的結(jié)果，進一步調(diào)整對檔案管理工作的安排，并在檔案管理工作人員中進行科學(xué)的獎懲，以提高檔案管理人員的工作積極性。

3 提高檔案管理工作水平中應(yīng)注意的問題

3.1 提升檔案管理工作的硬件設(shè)施

檔案管理工作水平的提高需要以檔案工作人員的職業(yè)能力發(fā)展為基礎(chǔ)，以檔案管理模式以及檔案管理監(jiān)督反饋機制的建立為主要方法，但是，這些改善管理工作水平的措施都是建立在技工院校檔案管理工作信息化發(fā)展的平臺上的。這就意味著，要提高檔案管理工作的水平，首先要提升檔案管理工作的硬件設(shè)施。檔案管理部門應(yīng)多與領(lǐng)導(dǎo)溝通、做好管理部門的工作報告，盡量多爭取工作條件的改善。

3.2 進行檔案工作宣傳

檔案管理工作水平的提高離不開技工院校師生的參與，如果沒有師生參與，單靠管理部門努力也是不夠的。但是，檔案工作的重要性、檔案資料的利用價值、對師生發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展的積極意義，需要有相應(yīng)的宣傳才能夠為師生所理解，才能夠吸引全校都參與到檔案管理工作的發(fā)展和改善之中。因此，在日常工作之余，建議檔案管理部門結(jié)合學(xué)校學(xué)生會以及各年級、班級的干部等，利用各種學(xué)生活動來進行相應(yīng)的宣傳。

4 結(jié)語

綜上所述，技工院校檔案管理工作的改善以及水平的提高，不僅需要相關(guān)部門的積極努力，還需要全校師生的配合，不斷進行檔案管理者的職業(yè)技能發(fā)展、進行管理工作模式的創(chuàng)新，是提升檔案管理水平、發(fā)揮檔案資料的作用之不二法門。

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[責(zé)任編輯：王楠]