淺談計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

劉昌霞

隨著信息時代的到來，檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，促進了計算機在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及。計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對檔案工作的開展具有重要意義。檔案工作中應(yīng)用計算機技術(shù)，在起到相應(yīng)作用的同時，也具有一定的不足，在應(yīng)用過程中要趨利避害，促進計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用。檔案工作中的信息量大而且繁瑣，利用計算機技術(shù)對其進行管理可以有效提高檔案管理的效率，但是在使用過程中也存在一定的不足。本文將針對計算機技術(shù)在檔案工作中的優(yōu)勢、存在的問題以及對計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用進行探討。

1 在檔案工作中應(yīng)用計算機技術(shù)的優(yōu)勢

索引檢索速度快。計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，最明顯和突出的優(yōu)勢是提高了索引檢索的速度，利用計算機技術(shù)，只要將檔案的編號、目錄等重要信息錄入電腦，在需要時輸入相關(guān)的信息就可以快速的查詢到所要找的檔案資料，方便快捷，為管理者和使用者都節(jié)省了時間。

存儲量大，節(jié)省空間。傳統(tǒng)的檔案信息多采用紙質(zhì)進行管理，紙質(zhì)的檔案在存儲時會占用大量的空間，檢索速度也慢，已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需要。隨著時代的發(fā)展，檔案形式也不再只是單一的文字，圖片、聲音和視頻資料不斷涌現(xiàn)，需要新的載體對信息進行存儲。計數(shù)機技術(shù)的使用解決了這一難題，海量信息的存儲只需要通過一張或幾張光盤就可以完成，提高了存儲效率，同時也大大的節(jié)省了存儲的空間。

檔案收集時間減短。在檔案管理工作開展之前，一定要先對檔案信息進行收集，這是必不可少的前期準備工作。人工手動收集的速度十分緩慢，極大的影響了檔案管理的工作效率，應(yīng)用計算機技術(shù)可以將檔案收集的時間有效的縮短，提高檔案收集的工作效率。在利用計算機技術(shù)對檔案進行收集時，可以對紙質(zhì)的檔案進行掃描，將其轉(zhuǎn)化成電子形式的檔案，然后利用計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案數(shù)據(jù)庫中進行存儲和管理。

統(tǒng)計效率的提高。對于檔案的統(tǒng)計包含兩個方面，一方面是檔案的基本狀況統(tǒng)計，另一方面是關(guān)于檔案利用情況的統(tǒng)計。傳統(tǒng)的檔案統(tǒng)計方法主要是利用人工進行操作，但是這樣做既浪費時間又浪費精力，應(yīng)用計算機技術(shù)可以對檔案的各種情況進行快速準確的統(tǒng)計，迅速得出結(jié)果，大大提高了統(tǒng)計的效率。

2 在檔案工作中應(yīng)用計算機技術(shù)的不足

檔案管理人員的技術(shù)水平有限。雖然計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)很普遍，但還是有一些檔案管理人員對于計算機技術(shù)的掌握不是很熟練和全面，在檔案工作中不能很好的利用計算機技術(shù)進行檔案收集、存儲和檢索，降低了工作效率。由于檔案管理人員的計算機技術(shù)水平的不同，使得計算機技術(shù)并不能得到充分的利用，阻礙了檔案管理自動化的進程。

前期工作量大。在利用計算機技術(shù)對檔案進行管理時，要將紙質(zhì)的檔案通過設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子信息化的檔案，要么采取人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦，要么對檔案進行電子掃描再轉(zhuǎn)化成文本或者直接進行圖片保存。

信息安全問題。利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在著一定的信息安全問題，電子信息的存儲通常都是利用數(shù)據(jù)庫，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可能造成數(shù)據(jù)的丟失，而且有些是不可恢復(fù)的，將會造成巨大的損失。

檔案的保密性弱化。眾所周知，紙質(zhì)文件一旦被修改，痕跡十分明顯。而電子文件和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒有了固定的形式，且易于修改，改動后不留下痕跡。這使得文件保密性變?nèi)酢Ｔ谝欢ǔ潭壬希娮游募谋Ｃ苄跃筒蝗缂堎|(zhì)文件，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造，不允許在“原文”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文件要大得多，一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)酰@樣不利于文件信息的安全管理。同時電子文檔沒法從字跡上分辨其原始性，不能通過印章或署名進行判斷，從而有效地鑒定其是否為原件等等。這些問題都從各個方面提出了對電子文件的保密性的嚴峻考驗，電子文件在保密性方面存在隱患。

3 完善計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對策

針對前面提到的關(guān)于計算機技術(shù)在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須做好以下幾個方面的工作。

一是，充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案管理人員必須充分認識到計算機在檔案管理中的意義和價值，形成使用計算機進行管理的意識；其次，重視計算機技術(shù)的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，加大計算機硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入，營造現(xiàn)代化檔案管理的環(huán)境和氛圍。

二是，注重人才的培養(yǎng)，重視對相關(guān)人員的培訓(xùn)。一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，招聘一些在計算機操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，首先，通過培訓(xùn)努力轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務(wù)價值觀，以便更好的指導(dǎo)自身的工作；其次，重視對相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)，讓他們充分的掌握計算機的操作能力，能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。

三是，檔案管理人員在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識，還要具備創(chuàng)新的思維，實現(xiàn)創(chuàng)造性的工作，使計算機技術(shù)在檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運用計算機技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規(guī)范的工作制度，采用現(xiàn)代化的、科學(xué)的標準建立一個完整的管理系統(tǒng)，保證整個檔案管理的有序進行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。

檔案管理工作是一項巨大繁雜的工程，計算機技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作提供了很多便利，提高了信息收集和管理的效率，但同時我們也應(yīng)該重視計算機技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用存在的問題。加強對計算機技術(shù)的開發(fā)與利用，強化檔案管理的計算機應(yīng)用水平，提高檔案管理的信息化程度，促進檔案管理工作的順利開展。將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，它是根據(jù)國家有關(guān)標準，對檔案內(nèi)容進行分析、加工和組織以及處理，并最終轉(zhuǎn)入到計算機存儲的形式和過程。計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理標準化、現(xiàn)代、網(wǎng)絡(luò)化得重要工具。加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，努力實現(xiàn)計算機技術(shù)在各個檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，是當前檔案管理最主要的任務(wù)和目標。同時，檔案管理人員也必須加快學(xué)習(xí)，加快提升自己的步伐，以及時適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理。

[責(zé)任編輯：楊玉潔]