學校檔案管理中的問題與應對策略研究

何 慶

（武漢科技大學城市學院檔案館，湖北 武漢 430083）

學校檔案管理中的問題與應對策略研究

何 慶

（武漢科技大學城市學院檔案館，湖北 武漢 430083）

學生在學校里各種重要的經歷都會被記錄在學生檔案中，其是記錄學生綜合素質的一種載體，因而具有原始性和真實性，同時也具有一定的法律效應。而文章將圍繞存在于學校檔案管理中的弊端進行分析，并將相關的研究策略闡述出來。

學校檔案管理；存在弊端；應對策略

一、研究背景

學生檔案是對學生在學校中各種經歷的記錄，如：身體健康狀況、思想情況以及學習情況等，是重要的一種原始憑證，因而具有原始性、真實性，以及一定的法律效應。用人單位在人才招聘時會將學生檔案中重要的記錄作為參考，其是與學生職業發展緊密聯系的，因而無論是對學生，還是對社會、高校而言都是十分重要的，因此必須做好學生檔案的管理工作。

二、學生檔案管理的重要意義

在國家相關法律文件的管理之下，高校學生檔案管理應當包括黨組織關系資料、畢業生登記表、高中檔案、學籍檔案、入學登記表、獎懲記錄以及體檢表等內容。一份完整的學生檔案是對學生各方面素質的反映，通過檔案的查閱，能夠為日常的管理工作提供一定的依據，從而有助于提高學校整體的管理水平。對于用人單位來講，學生檔案的查閱，能夠對學生成長的情況、綜合素質進行全面了解。因而，高效的學生檔案管理水平能夠同時滿足社會、學生以及高校等不同需求。

三、存在于管理中的弊端

（一）劃分不清的管理部門。雖然在相關的高等學校對學生檔案管理的工作作出了規定，但由于缺乏約束力，因而并沒有在高校中引起足夠重視，甚至有的高校沒有將檔案館建立起來。現階段，很多高校的學生檔案管理工作沒有一定的標準，時常會出現管理混亂的局面，如：有的是學生所在學院直接管理，有的則是由教務部門來管理。

（二）缺乏學生檔案的管理意識。學生沒有足夠重視到檔案的重要性，在檔案中潦草書寫，錯誤地填寫個人信息；對于自己檔案的管理意識缺乏，對檔案的歸檔內容不了解，甚至有的學生對于檔案的存放也極不關心，在畢業離校后不知道檔案被放置在何處。

（三）管理標準的缺失。國家并沒有統一的標準來規定高中以后學生檔案的走向，因而在不同的省份有著不同的學生檔案對待方式，其中所涉及的內容詳細程度也會有所差異，各個高校均是按照自身所在省份的標準對學生的檔案進行收集和歸納。

（四）保護隱私不到位。學生真實的信息被記錄在學生檔案之中，其中涉及學生隱私的信息，如：家庭住址、身體健康狀況等。在整體的檔案管理中，有很多人能夠接觸到學生隱私的信息，對于高校學生檔案的管理工作者來講，必須對學生隱私的保護引起足夠重視。然而在實際的管理工作中，筆者發現管理人員并沒有具備學生隱私保護的意識，甚至還將隱私泄露給他人，從而給學生造成了傷害。

四、學生檔案管理意識和水平的提高

（一）設置一個專門的檔案管理部門。各高校應當將學生檔案館以及檔案管理部門設置出來，并由檔案管理部門全面負責管理學生的檔案信息。通過檔案管理部門以制度化、規范化的標準來管理檔案。另外，在對學生的檔案進行規劃時，需要在檔案館的批準下進行，這樣才能夠確保所收集檔案內容的完整性。

（二）國家標準的統一制定。國家相關的檔案管理部門應當在各個高校學生檔案實際管理情況之下，將滿足其管理特色的標準制定出來，要求各個高校按照所頒布的標準嚴格執行管理任務，以便于將學生檔案管理的工作向規范化、標準化的方向推進。

（三）學生檔案意識的提高。為了提高高校整體檔案管理的水平，就必須將學生自我檔案管理的意識提高。如：學校可以采取檔案知識競賽、課堂講座以及教學等方式有意識地提高學生檔案管理的意識，從而減少學生檔案在學校滯留的情況。

（四）信息化檔案管理的推進。對于高校學生檔案的管理工作而言，也需要將信息化技術引入進來。國家檔案部門在將系統化檔案管理的軟件制作出來后，可以在這樣的背景下將更多的檔案管理的系統或軟件開發出來，從而以電子化的方式對檔案進行處理，并將相關學生的信息進行歸納和統計后有效地在檔案管理的總系統中導入，便于長時間保存。

五、總結

綜上所述，對于高校檔案管理的工作而言，管理的核心是學生檔案的管理部分，因為是“以人為本”教育思想和理念的重要體現，因而在現代化計算機技術的運用下，我們需要對管理系統進行優化，以便將學生檔案管理的工作做好。

[1]趙磊.學校檔案管理存在的問題及優化策略[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.軟科學論壇——工程管理與技術應用研討會論文集[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院,2015:2.

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