關于行政事業單位檔案管理創新的研究

洪 彥

關于行政事業單位檔案管理創新的研究

洪 彥

事業單位是我國目前社會活動的重要參與者，對社會整體服務水平的提升有著重要的作用；因此，強化對事業單位的分析、促進其發展，意義重大。行政事業單位工作的一項重要的內容就是檔案管理。一方面，檔案管理的科學性和合理性會影響到本單位的辦事效率；另一方面，其還會提升單位的服務能力。從目前的行政事業單位檔案管理工作來看，其工作中仍存在不少問題，如理念滯后、技術陳舊、方法單一等；這些問題的出現影響了檔案管理的現代化發展，也影響了其服務能力的進一步提升。因此，本文就行政事業單位檔案管理的創新進行分析，旨在在檔案管理問題的基礎上探討具有實效性的創新措施，從而加強檔案管理工作。

行政事業單位 檔案管理 創新

檔案管理在目前的行政事業單位中有著重要的作用。一方面，行政事業單位的計劃工作的開展需要以檔案為基本參考；另一方面，行使事業單位的服務能力也主要依托檔案進行開展，強化行政事業單位的檔案管理有著重要的作用。在社會的不斷進步下，行政事業單位的管理理念以及方法發生著顯著的變化。在這種大環境的變化下，積極地探討檔案管理的創新性發展，對行政事業單位未來工作的高效開展有著非常顯著的意義。所以，在當前社會環境下，積極地分析行政事業單位檔案管理的問題缺陷和解決措施，便具有了較為突出的社會意義。

一、現階段行政事業單位檔案管理的問題

（一）檔案管理理念較為落后

檔案管理理念比較落后是目前行政事業單位檔案管理存在的一個主要問題，理念落后主要表現在管理模式上。目前的行政事業單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型，這種模式的突出優勢是管理具有針對性，其措施利用針對的是已表現出的問題。從現代化管理理念的角度來看，此種管理模式缺乏嚴重的未來預見性，也就是說其在管理中，對未來的規劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式，而管理模式表現管理思想。目前這種管理理念和思想，已經不能適應未來化檔案管理的要求，因此，事業單位需要積極地進行改變。

（二）檔案管理方法陳舊

檔案管理方法陳舊是目前行政事業單位檔案管理中存在的另一個顯著問題。就目前行政事業單位檔案管理的方法來看，具有兩個突出的特性：第一是方法的老舊問題比較嚴重。現階段大部分的行政事業單位，在進行檔案管理的時候采用的都是較為傳統的登記管理法，這種管理方法的效率提升和人員素質關系較大，一旦出現管理人員水平提升困難的局面，其管理效果的提升也會隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴重。在目前的檔案管理中，大部分行政事業單位都采用比較單一的方法，使得檔案管理存在突出的片面性問題。

（三）電子化檔案的管理發展滯后

電子化檔案的管理發展比較滯后是目前行政事業單位檔案管理的又一突出缺陷。現階段，信息技術、網絡技術以及多媒體技術在社會中有了廣泛的應用，在信息存儲方面，利用電子化技術可以有效提升信息登記以及提取的效率；但是由于目前的行政事業檔案管理，沒有確立普遍、完整的電子化管理系統，在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷；這些問題都使得檔案管理的電子化發展受到了阻礙。

（四）檔案管理人員的專業化建設不足

檔案管理人員的專業化建設不足的問題，在目前的行政事業單位檔案管理中表現也較為突出。人員的專業性主要指兩個方面：第一是理論水平；第二是技術操作。就目前的檔案管理工作實踐來看，一方面是工作人員缺乏較為系統的理論基礎，在工作中的專業化理念的運用相對缺乏；另一方面是管理人員在具體的管理操作中，執行操作的缺陷表現得較為明顯。總而言之，就是檔案管理人員的專業性在現階段的管理實踐中遠遠達不到實用標準。

二、行政事業單位檔案管理的創新措施

（一）積極改變檔案管理的理念

積極改變檔案管理的理念是行政事業單位檔案管理的一項重要的創新措施。就現狀來看，檔案管理理念的轉變是提升管理效率和質量的一項必要措施；而具體轉變就是要將事后性管理轉變為預見式管理。所謂的預見式管理主要是在分析以往管理的基礎上，對檔案管理的未來發展做出合理的分析和判斷，這樣，檔案管理的目標規劃才可以更加具體，也才會有進一步判斷在未來管理中可能出現的問題。通過運用預見式管理理念，整個行政事業單位的檔案管理會呈現出一種超前性；且在積極采取措施解決問題的管理中，一些問題的發生率會顯著降低，整個管理的效率和質量會得到明顯提升。

（二）豐富檔案管理的方法

豐富檔案管理方法也是行政事業單位檔案管理創新的一項重要措施。就方法的豐富性而言，主要有兩方面的措施：第一是積極地進行現有方法的分析，把握現有方法的不足以及優勢，通過不斷地總結和完善，使現有的管理方法可以呈現出更大的利用價值。第二是根據檔案管理的特點進行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的檔案管理方法是科室分類法；在未來檔案管理中，通過方法創新，可以積極地運用目標明確法、結果對比法、資料分析法等實現檔案管理的綜合化控制；通過檔案管理方法的豐富化，管理模式也可以實現多元化。

（三）強化檔案管理的電子化建設

強化檔案管理的電子化建設是行政事業單位檔案管理創新的一項關鍵性措施。通過電子檔案的建立，檔案管理工作可以打破時間和空間的限制，實現管理的實時化。要進行檔案管理的電子化建設，需要采取兩方面的工作：第一是建立科學合理的電子化檔案模型。在整個電子化檔案管理模型中，需要有完整的檔案錄入標準、分類標準以及查詢系統；通過這些方面的完整性建設，電子檔案會具有強大的實用價值。第二是在模型的基礎上進行管理優化。電子化檔案建設的目的是要實現檔案管理的簡潔，對整個模型的各個銜接部分進行系統的優化，可以更好地發揮電子檔案管理的優越性。

（四）建設專業的檔案管理人員隊伍

建設專業的檔案管理人員隊伍，也是行政事業單位檔案管理創新的一項重要措施。而要進行人員的專業性建設，需要從兩方面開展：第一是要強化管理人員的理論。檔案管理作為一門具有專業性的學科，管理人員必須要對管理目的、管理方法以及管理理論有系統的認識；只有理論認識得到強化，其管理意識的更新與變革才能滿足時代變化的需要，其管理實效才能得到相應的提高。第二是要打造管理人員專業化的操作。在電子化檔案管理的大環境下，管理人員需要進行操作規范和標準的強化；只有這樣，其管理操作才會符合現實需要，最終達到管理的標準。

三、結語

行政事業單位作為我國社會服務的組織者和參與者有著相當大的影響力。在其工作中，檔案管理價值突出；因此，深入分析其檔案管理中存在的問題和缺陷，并針對問題進行創新性措施的探討，對提升檔案管理工作的實效性有著非常積極的作用。

（作者單位為德惠市房屋產權管理中心）

［1］ 趙丹.行政事業單位檔案管理創新思路探究［J］.城建檔案，2015（12）：54-55.

［2］ 安威.關于行政事業單位檔案管理的創新思路分析［J］.科技展望，2015（33）：176.

［3］ 于喜輝.淺談行政事業單位檔案管理的創新思路［J］.辦公室業務，2016（01）：137.

［4］ 王權庫.行政事業單位檔案管理創新思路初探［J］.才智，2016（09）：255.

［5］ 李雋.探討行政事業單位檔案管理的創新思路［J］.企業技術開發，2013（08）：69-70.

洪彥（1974—），女，本科，吉林德惠人，初級職稱，研究方向：檔案管理。］