事業單位檔案管理現狀及其創新措施分析

劉 俊

（重慶日報報業集團 黨政辦，重慶 400010）

事業單位檔案管理現狀及其創新措施分析

劉 俊

（重慶日報報業集團 黨政辦，重慶 400010）

隨著信息化時代的到來，社會各行各業的運行模式都受時代的影響，發生了很大的變化，相應的，對事業單位的檔案管理工作也提出了新的要求。在企業日常運行和發展中，事業單位檔案管理工作是不可缺少的一部分，在信息技術快速發展的形勢下，事業單位檔案管理工作中存在的問題日漸突出，工作效率和管理制度等方面也越來越跟不上社會發展的進程。為了對我國事業單位檔案管理工作進行改革創新，本文將根據現代化發展形勢下的特點，對事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后根據社會發展的形式，對其工作的創新進行探討并提出具體的創新措施，以期在事業單位檔案管理工作實現無紙化和信息化的同時，其工作效率也越來越高，從而促進事業單位的可持續發展。

事業單位；檔案管理；創新措施

當前，我國社會經濟得到了很大的發展，各行各業管理技術和理念受時代發展的影響也越來越先進，使得我國事業單位檔案管理工作面臨著各個方面的挑戰。在傳統的檔案管理工作模式中，技術落后導致工作效率和準確率較低，對檔案信息的使用很不利。［1］因此，在目前的事業單位檔案管理工作中，很多事業單位采用先進的現代化技術來管理檔案工作。而檔案管理工作引入現代化技術之后，不僅能夠擴大檔案信息的使用范圍，還能夠降低事業單位檔案信息管理中的儲存要求，使檔案信息管理工作在開展過程中越來越簡捷。是以，事業單位檔案管理工作模式和技術的創新是當前事業單位管理者予以重視的主要問題。

一、現代化模式下事業單位檔案管理工作問題

（一）檔案管理制度不夠完善

在傳統的事業單位檔案管理工作中，常常會出現組卷統一性弱、檔案序號和標題不符合、檔案袋中沒有相關目錄等不良現象，導致事業單位檔案管理工作在執行過程中有很多問題，另一方面，這些問題也體現出目前事業單位檔案管理制度不夠完善。而且，在不完善的檔案管理制度下，很多檔案信息在收集工作和保密工作過程中產生很多不利因素，對檔案信息的正常使用造成很大的負面影響。另外，在事業單位中，很多高層管理人員并沒有認識到檔案管理工作的重要性，使大家對檔案管理工作的重視度不夠，缺乏應有的檔案管理意識。雖然在一些事業單位中，加大了檔案工作制度的建設力度，但是由于各個方面因素的制約，導致其在具體執行過程中大多是流于形式，使檔案管理工作的價值受到很大的限制。

（二）檔案管理模式落后

在現在的事業單位檔案管理工作中，為了跟上社會經濟和科學技術發展的步伐，檔案管理技術和手段逐漸趨于信息化的方向進行發展，但是，在我國事業單位管理中，如今仍然沒有一個完善的檔案管理模式，無法建設起一個信息化檔案管理系統，導致檔案信息管理系統和網絡平臺的建設形式層次不一，各行其是。事業單位檔案管理模式中，在規范性、服務性、開發性、共享性方面有顯著的不足之處，從而使檔案信息資源共享無法滿足要求，導致地區之間聯系的強化受到影響，對區域性經濟政治的發展造成很大的限制作用。近年來，各個地區的事業單位管理部門雖然采取了一系列的改革措施，在其工作中將檔案信息管理信息化也實施到一定的程度，使事業單位檔案管理在后續的工作中逐漸向標準化和規范化發展；但是，由于歷史等因素的影響，檔案管理工作部門的業務基礎并沒有取得令人滿意的效果，檔案管理中的案卷質量較低，［2］尤其是各類檔案的目錄細則相容性較差，管理模式不固定，檔案管理信息化無統一的工作標準，很難對檔案管理信息化發展進行全面的實施和推廣，對事業單位檔案管理工作的有序開展產生直接的負面影響。

（三）工作人員綜合素質較低

事業單位檔案管理工作具有很強的專業性、政策性和技術性。因此，從事檔案管理工作的職工也要具有較高的專業知識技能和職業素養。然而，在實際的事業單位檔案管理工作中，很多管理人員的職業知識掌握得并不熟練，實踐技能水平也不高，且職業素質較低，加之還有一些事業單位對檔案管理工作的不重視，出現一崗多職的現象，使很多檔案管理工作人員疲于應付日常事務，對新的管理技術和管理理念沒有一個全面的認識，管理模式也跟不上時代進步的步伐，僅僅滿足于傳統單一陳舊的管理模式，長此以往，導致事業單位檔案管理工作效率較低，在日常工作很容易出現差錯，對事業單位的發展造成一定程度的消極影響。隨著科學技術的進步，在目前信息化的事業單位檔案管理工作中，管理人員僅僅滿足于淺顯的計算機操作技能，導致很多事業單位檔案管理部門在日常工作中出現各種各樣的問題，對檔案信息處理復合型人才的需求量越來越大。因此，管理人員職業技能水平較低導致即使引進現代化設備也難以在事業單位檔案管理工作充分發揮其應有作用。

二、現代化模式下事業單位檔案管理工作創新對策

（一）優化檔案管理制度

在事業單位檔案管理工作中，管理制度對工作效率的高低具有決定性的影響作用。因此，在經過創新的信息化檔案信息管理制度中，可以增加有關現代化技術應用的規章制度，除了要求管理部門定期對檔案管理系統進行更新，引進先進的檔案管理系統之外，有關檔案管理內部的規章制度還要根據自身所在的事業單位發展特點來進行科學合理的修改和完善，通過根本上的創新和完善，采用先進的檔案管理技術來制定出有效的檔案管理模式，從而提高檔案管理工作效率。［3］另外，在不同的事業單位之中，由于其職能的不同，一味地照搬信息化檔案管理系統很難達到相應的效果，對事業單位的發展也不能夠完全適用。因此，創新優化檔案管理制度對于事業單位的檔案管理工作而言，是一種根本性和長久性發展的必要因素。此外，還要保障相關規章制度的實用性和簡明性，有利于在實際工作中執行；還要確保制度約束的地位平等化，實現領導和普通職工地位之間的平等，提高管理人員對工作的積極性；在檔案管理規章制度中，還要制定相應的獎懲制度，使事業單位中的檔案管理工作做到真正意義上的有功必將，有過必罰，從而促進檔案管理制度的順利執行。

（二）完善檔案管理模式

目前，在時代信息化發展的影響下，我國事業單位的檔案管理工作模式有所轉變，但是，由于各個方面的因素，檔案管理工作的改革創新并不徹底，所以，在目前的檔案管理模式中仍然存在各個方面的問題，對檔案管理模式的完善也就勢在必行。對于事業單位檔案管理工作模式的創新，首先要從檔案管理工作的效率開始，對傳統的檔案管理模式進行完善，以此來促進工作效率的提高。例如，在管理工作中引入競爭機制，采用一定的獎勵懲罰措施來引起檔案管理工作人員的積極性。與此同時，在檔案管理工作中要利用現代化檔案管理理念和管理技術來對檔案管理模式進行優化，從而有效提高檔案管理效率。事業單位雖然是一種公益性、服務性的單位，但是在發展上，還是要順應市場特點，才能使事業單位各項工作任務的開展更加順利有效。在事業單位工作中，檔案管理工作的主要內容就是記錄社會發展足跡，對我國社會經濟發展具有很大的推動作用。因此，在事業單位檔案管理工作中，必須要完善檔案管理的工作模式，提高對檔案管理工作的重視度，將檔案信息管理工作的價值和作用充分發揮出來，使檔案信息得到最大化利用。

（三）加強工作人員的綜合素養

近年來，計算機技術的日益出新，對事業單位檔案管理工作技術和手段也造成很大的影響。在檔案管理工作中，壓縮技術的應用不僅能夠節約大量的虛擬空間，還大大提高了檔案管理技術水平；而數字化技術的利用，能夠把傳統的檔案信息轉變為電子文檔，不僅能夠長久儲存到計算機中，還能夠將其壓縮為內存十分小的電子文件，使檔案管理成本大大縮小，提高了檔案信息管理準確度。然而，先進的技術也需要人為進行操作，這時候，負責事業單位檔案管理的工作人員職業知識技能和綜合素質就十分重要了。［4］因此，事業單位檔案管理工作在引進新進的信息技術的同時，還要加強檔案管理工作人員的職業技能和綜合素養。在此形勢下，事業單位人事部門可以通過讓工作人員參加職業相關的培訓、進修等活動來加強相關工作人員的職業技能和綜合素質。例如，鼓勵檔案管理工作人員進行定期的電子信息培訓活動，使其在進行檔案管理工作的同時，不斷學習先進的管理技術和理念，跟上時代進步的腳步。還有，事業單位檔案管理工作部門在進行人才招聘時，要增強面試力度，要選擇具有實用性的專業人才，對檔案管理系統進行改造升級優化等，并對一些職業技能較弱的員工由專業人才進行培訓，從各個方面采取有效措施以提升檔案管理工作隊伍水平，為我國事業單位檔案管理工作打造一個專業而強大的專業隊伍。除此之外，還要讓檔案管理工作人員對檔案管理工作的意義和價值進行全面而正確的了解，通過完善的檔案管理制度，采用科學合理的檔案管理模式，使工作人員能夠將計算機和網絡技術在檔案管理工作中的作用充分發揮出來，使工作人員能夠滿足現代化檔案管理工作的需求，從而有效提高檔案管理的工作效率。

綜上所述，在現代化管理技術和管理理念的影響下，事業單位檔案管理工作必須進行改革創新。根據現在事業單位檔案管理工作中的問題，學習先進的管理理念，利用高效率的信息技術和管理手段來完善檔案管理模式，提高相關工作人員的職業技能和綜合素養，通過優質的檔案信息管理技術，建立一體化的檔案管理體系，將檔案管理工作在事業單位中的作用充分發揮出來，促進事業單位的內部改革，使每個工作部門都能跟上時代進步的步伐，從而促進事業單位在新的社會形勢中能夠健康快速發展。

［1］白文紅.事業單位檔案管理創新措施分析［J］.中國管理信息化，2016（04）：177-178.

［2］夏麗穎.事業單位檔案管理現狀以及強化管理措施分析［J］.才智，2016（13）：274.

［3］王雪.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策［J］.才智，2015（07）：352.

［4］陳濤.淺談新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法［J］.赤子（上中旬），2015（09）：179.

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1674-8883（2016）16-0382-02