圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理初探

闞 晶

（吉林省白山市科學(xué)技術(shù)館 吉林白山 134300）

圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理初探

闞 晶

（吉林省白山市科學(xué)技術(shù)館 吉林白山 134300）

隨著信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，為圖書(shū)情報(bào)檔案管理工作帶去挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶去了新的發(fā)展途徑，圖書(shū)情報(bào)檔案管理工作一體化的進(jìn)程己經(jīng)勢(shì)在必行。本文對(duì)圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理概述，探討了圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的措施，以供參考。

圖書(shū)情報(bào)檔案信息 一體化管理 實(shí)現(xiàn)途徑

圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理是當(dāng)前充分利用信息技術(shù)進(jìn)行信息管理的重要體現(xiàn)，是有效利用資源，進(jìn)行資源優(yōu)化，提高信息資源利用效率的重要的途徑。雖然，目前我國(guó)的如數(shù)情報(bào)檔案信息一體化管理還處于初級(jí)階段，比較缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)。但是通過(guò)不斷地進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，一定能夠?qū)崿F(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案信息的一體化管理。[1]

一、圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理概述

傳統(tǒng)的圖書(shū)情報(bào)檔案信息管理方式，工作量比較大，管理步驟非常復(fù)雜，再加上基本上是人工作業(yè)，管理效率非常低。要想綜合地利用信息，需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)進(jìn)行信息的查找。在信息技術(shù)飛速的發(fā)展的當(dāng)代社會(huì)，由于信息量非常大，信息的利用頻率也逐漸增大，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需要。為了更好地進(jìn)行信息管理，提高信息的檢索和利用效率，本文提出了進(jìn)行圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理方式。

所謂圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理就是指圖書(shū)情報(bào)檔案等不同形式的信息資源按照一定的管理方法進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)更高的利用價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展提供更多的幫助。在當(dāng)前信息與知識(shí)爆炸的時(shí)代，進(jìn)行圖書(shū)情報(bào)檔案等信息的一體化管理是有效整合信息資源，進(jìn)行綜合利用，產(chǎn)生集中優(yōu)勢(shì)的重要途徑。[2]

圖書(shū)情報(bào)檔案都是重要的信息資源，對(duì)于當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。其收集、整理、儲(chǔ)存的方式是基本相同的，這為實(shí)現(xiàn)信息一體化管理提供了基礎(chǔ)。當(dāng)前的社會(huì)飛速發(fā)展，研發(fā)、營(yíng)銷(xiāo)、管理等等都需要各個(gè)方面的數(shù)據(jù)作為支撐，進(jìn)而做出正確的發(fā)展決策。因此，當(dāng)前實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理具有十分重要的意義。[3]

二、圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的措施

1．建立一體化信息服務(wù)軟硬件平臺(tái)

國(guó)家通過(guò)政策、法規(guī)、指導(dǎo)與調(diào)節(jié)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)改革發(fā)展圖書(shū)情報(bào)檔案管理體制，在行政單位區(qū)劃上，合并組建圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的體系系統(tǒng)，從宏觀、中觀、微觀上真正實(shí)現(xiàn)信息資源的規(guī)范與合理配置，把信息資源共建共享事業(yè)引入良性循環(huán)軌道。正確理解圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的內(nèi)涵，杜絕簡(jiǎn)單的將三者合并、融合或改變它們之間的并列關(guān)系，而是將圖書(shū)情報(bào)檔案各自獨(dú)立的系統(tǒng)整合為一個(gè)相互聯(lián)系的統(tǒng)一整體，并在一體化實(shí)施過(guò)程中不斷尋找差異、發(fā)揮三者自身優(yōu)勢(shì)，打破圖書(shū)情報(bào)檔案之間的壁壘，依據(jù)圖書(shū)情報(bào)檔案各自對(duì)信息或文獻(xiàn)的采集、保存、加工、查詢(xún)服務(wù)的共性和規(guī)律及特點(diǎn)，增強(qiáng)各自的側(cè)重點(diǎn)，制定一體化管理操作規(guī)程，保證信息和文獻(xiàn)收集整理的和完整性、及時(shí)性，提高三者間的協(xié)調(diào)與合作；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源共享，為用戶(hù)提供集成的一站式服務(wù)。

2．加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)、縮微、網(wǎng)絡(luò)通訊和多媒體技術(shù)的是實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理過(guò)程中的最基本的技術(shù)保證。建立以上述技術(shù)應(yīng)用為核心的圖書(shū)情報(bào)檔案一體化信息服務(wù)平臺(tái)，為信息資源共享創(chuàng)造條件，并確保圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理技術(shù)暢通，服務(wù)集中、高效、高速效能。避免目前圖書(shū)情報(bào)檔案資料的重復(fù)處理、重復(fù)數(shù)字化、重復(fù)開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)軟件等造成的人、財(cái)、物等浪費(fèi)。

執(zhí)行圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)工作技術(shù)的現(xiàn)代化。隨著各類(lèi)文獻(xiàn)和信息數(shù)量的劇增，傳統(tǒng)的文本文獻(xiàn)的收藏和查閱方式無(wú)法滿(mǎn)足公眾對(duì)公共信息的需求，且圖書(shū)情報(bào)檔案部門(mén)也難以分撒承擔(dān)巨大的經(jīng)費(fèi)支出，迫切需要采用光學(xué)縮微等高科技技術(shù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案資料實(shí)體的貯存，采用聲像技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案資料的視聽(tīng)化；利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案信息的輸入、組織、檢索、統(tǒng)計(jì)和管理服務(wù)自動(dòng)化。

3．統(tǒng)一規(guī)范一體化管理

圖書(shū)情報(bào)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化是一體化管理工作的基礎(chǔ)，沒(méi)有統(tǒng)一的信息處理、查詢(xún)、處理行業(yè)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，一體化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)是不可能的實(shí)現(xiàn)的，因此，在信息的著錄、標(biāo)引、分類(lèi)、檢索以及計(jì)算機(jī)通訊設(shè)備的通用性等方面都應(yīng)有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在標(biāo)準(zhǔn)中不僅要考慮其圖書(shū)情報(bào)檔案特點(diǎn)和個(gè)性，同時(shí)更應(yīng)考慮一體化管理的實(shí)用性和共同性以及資源共享和現(xiàn)代化手段的實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一遵從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)件規(guī)范的一體化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

4．建立適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的保密機(jī)制

在信息化條件下，重新審視我們的保密觀念、保密制度和保密辦法，建立適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的保密機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)機(jī)密信息保護(hù)的格式和約束性規(guī)范，引進(jìn)高科技技術(shù)上的自動(dòng)審核功能，防止保密信息的泄漏和侵犯。

5．引進(jìn)優(yōu)秀人才，加快培養(yǎng)復(fù)合型人才

雖然圖書(shū)情報(bào)檔案機(jī)構(gòu)在人才競(jìng)爭(zhēng)方面沒(méi)有突出的優(yōu)勢(shì)，但他們?cè)谌瞬诺氖褂蒙嫌兄吮M其才、物盡其用的傳統(tǒng)理念；在寬松的人才管理環(huán)境和合理的人才激勵(lì)機(jī)制下，充分發(fā)揮個(gè)人技能的特色。引進(jìn)人才必須考慮其服務(wù)或工作觀念、能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能水平與工作環(huán)境相適應(yīng)，保證引進(jìn)的人能留得住、用得上，同時(shí)培養(yǎng)和提升現(xiàn)有人員的工作技能，把造就復(fù)合型人才放在重要位置，最大限度的從內(nèi)部挖掘人才資源。

6．強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人們的思維方式和獲取知識(shí)信息的方法都發(fā)生了變化，圖書(shū)情報(bào)檔案信息已成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要力量；領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)；科研工作的重要組成和智力開(kāi)發(fā)的重要途徑。新時(shí)期的圖書(shū)情報(bào)檔案服務(wù)工作必須適應(yīng)時(shí)代的需求，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立創(chuàng)造性、開(kāi)放性、平等性服務(wù)的新思想、新理念，以開(kāi)放的姿態(tài)迎接新時(shí)期的讀者，提升服務(wù)效能。

總之，圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理是信息化社會(huì)科學(xué)研究與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，三館合并有利于統(tǒng)籌各種信息內(nèi)容，優(yōu)化人力資源，建設(shè)專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，從而提高信息的利用率與傳播率。

[1]王琦.對(duì)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的思考[J].管理科學(xué)，2013(27).

[2]李秋.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化信息管理的新趨勢(shì)[J].農(nóng)業(yè)圖書(shū)學(xué)刊，2012(03).

[3]程江. 信息時(shí)代的圖書(shū)情報(bào)工作[J]. 生產(chǎn)力研究，2014(04)