淺談公共圖書館業務檔案建設在公共圖書館評估工作的地位和作用

劉衛兵

（烏魯木齊市圖書館 新疆烏魯木齊 830063）

淺談公共圖書館業務檔案建設在公共圖書館評估工作的地位和作用

劉衛兵

（烏魯木齊市圖書館 新疆烏魯木齊 830063）

以第六次全國縣級以上公共圖書館評估定級工作為切入點，闡述了目前業務檔案管理的重要性和必要性，統一管理，建立健全制度，著力提高人員素質和數字化程度，適應公共圖書館發展需要。

公共圖書館 業務檔案 作用

檔案是國家機關社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。業務檔案是圖書館科學管理的一項重要內容， 業務文件材料形成、積累、整理和歸檔，是圖書館管理工作的一個有機環節。歸檔范圍涉及到圖書館的各項業務活動，檔案的建立可使圖書館的各項工作有據可查，井井有條，可以更好地為全館各項工作服務。[1]

一、業務檔案建設的重要性和必要性

1.業務檔案建設是圖書館評估工作的一項重要內容

今年是全國縣級以上公共圖書館第六次評估定級考核驗收，前五次評估定級工作在文化部的統一組織和領導下，在“以評促建”思想的指導下，不斷推進全國各地各級公共圖書館建設與事業發展，取得了顯著的成效，我國公共圖書館評估工作已經逐步走向規范化與制度化。此次評估經過多次調研、研討，形成了科學配置評估目的和方式，首次嘗試用經濟量化法評估公共圖書館的管理、業務、服務工作，實現了評估定級工作新的突破。[2]

此次評估指標體系包括三個模塊：服務效能、業務建設和保障條件。以地市級公共圖書館評估體系為例，評估指標體系中一級指標30個，二級指標111個。其中在業務建設模塊，財務、資產和檔案管理一級指標下，對檔案管理指標的考察共5分，其中行政檔案2分，業務檔案3分。行政檔案重點考查人事檔案、職工考核、財務檔案、建筑設施設備檔案、館史檔案、工程項目檔案等方面。業務檔案重點考查業務制度檔案、讀者活動檔案、參考咨詢檔案和業務輔導檔案等。要求檔案健全，資料詳實，歸檔及時，有卷宗，有檔案目錄。要求建立相應的電子檔案，實現評估材料數字化，并上傳平臺進行評估應用。因此，業務檔案建設的規范化、數字化建設迫在眉睫，成為今后公共圖書館評估定級工作的重要手段和實現載體，將直接體現各公共圖書館的工作實績和發展水平。

2.業務檔案建設是推進公共圖書館事業科學、規范發展的重要措施

圖書館事業科學、規范發展要求業務工作規范化、標準化，這樣不僅有利于本館自身的科學管理，而且利于圖書館界的協調與協作。

業務檔案歸檔范圍是否全面、系統，建檔是否規范，是否進行科學而規范的分類、立卷、排列、編目，直接反映公共圖書館管理水平。同時，圖書館業務統計是用數據來反映圖書館工作的實際情況，以便對圖書館有一直觀認識并實行計量化管理。而業務統計是業務檔案建設的重要組成部分，所以說業務檔案建設工作是業務工作規范化、標準化的體現。要想反映一個圖書館的業務工作情況，必須通過查看業務檔案來實現。當然，建立業務檔案本身這一行為也標志著業務工作實行了規范化管理。既然業務檔案建設是業務工作規范化、標準化的體現，那么，我們只要長期不懈地抓業務檔案的建設工作，就能促進業務工作向更高的水平邁進。

3.業務檔案建設是保存圖書館重要資料的手段

業務檔案建設還是保存圖書館重要資料的手段。圖書館業務檔案是圖書館過去業務工作和業務活動的記載，包含了過去工作或活動中所形成和接受的各種材料，可以為今后的決策和開展相類似工作以及活動提供依據，提供決策咨詢材料。通過這些歷史上形成的業務檔案資料分析，可以發現圖書館的發展歷程，可以摸索出管理工作的規律； 提出最優決策以便改進工作， 達到科學管理的目的，從而使圖書館的業務工作穩步有序地向前發展。如：通過對歷年的讀者數據分析和借閱數據分析，撰寫讀者群的變化和借閱變化，以及歷年地區業務調研檔案分析撰寫地區圖書館事業發展規劃。為科學管理決策服務。同時也是向上級匯報業務工作和業務活動情況、迎接上級對圖書館進行評估檢查以及進行干部業績考核的依據。因此，圖書館日常工作中的重要資料需要保存，它客觀記錄了以往的業務活動情況，是最令人信服的歷史證據。

4.業務檔案為撰寫史志提供第一手材料

業務檔案還可為編撰史志等提供資料。它是圖書館各項業務工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，是圖書館史料編纂最重要的資料來源，對回顧與編寫圖書館發展史，介紹圖書館的昨天和今天，都有重要意義。如烏魯木齊市圖書館依據業務檔案撰寫了《烏魯木齊市圖書館史志1986—2005》、《新疆通志圖書館20年（1991—2010）》。

二、公共圖書館業務檔案工作現狀

在多數公共圖書館，檔案管理在圖書館業務工作中存于弱勢地位，存在諸多問題，極大限制了檔案管理工作在圖書館事業發展中作用的發揮。

1.業務檔案管理工作重視不夠

目前，多數公共圖書館對檔案管理工作重視不夠，人、財、物等方面沒有給予有效保障，檔案管理的基礎設施、設備條件和技術手段普遍落后。有些館沒有設置檔案管理崗位，工作人員都是兼職人員；有些館沒有專門的檔案室，檔案散落在各個部門；有些館有檔案室，但是沒有防蟲、防潮防霉、防火等保障設施設備等。這些都極大限制了檔案工作的發展，阻滯了圖書館檔案管理現代化的進程。

2.業務檔案沒有實行集中統一管理

很多圖書館至今沒有完備的業務檔案制度，建立專業的業務檔案，只是在文書檔案中歸檔部分業務資料，缺乏完整性和系統性。沒有配備專職的檔案干部。有的館將文書檔案劃歸人事部門管理，有的將業務檔案劃歸業務辦公室管理，有的檔案材料沒有收集整理，仍存放在各部門及有關人員手中。這種分散的管理模式存在許多弊端，最主要的是致使許多有價值的檔案材料嚴重損失，未能發揮其應有的作用。

3.務檔案管理制度不健全

沒有依據《檔案法》和相關檔案法規和遵循業務檔案的材料之間內在的有機聯系，制定自己單位完整的檔案管理制度和規范的工作流程。缺少統一的分類、組卷、編目等，檔案管理工作的基礎設施、設備條件和技術手段普遍落后。管理工作中一人一個干法缺少規范化管理，使檔案建設受阻。如：當前公共圖書館有大量的采購項目，會產生各種采購合同和資源類財產帳目。還有隨著科技的發展各館各種計算機、網絡設備、電子儀器設備的劇增這些設備的使用管理操作規程、基本技術等文件也急需技術檔案的建立。

4.檔案管理人員專業素質低

有的圖書館至今沒有設立專職檔案員，或雖已設立，但由于一些領導對檔案工作缺乏正確的認識，把檔案工作看成是一項可有可無、可急可緩的工作使得檔案管理人員在工作分配上往往兼職過多，或經常換人，難以使業務檔案工作連續做下去，經常中斷，直接造成檔案不全，無法集中精力把檔案工作做扎實。

5.檔案數字化建設緩慢

隨著信息技術和網絡技術的發展，公共圖書館的數字化與自動化程度大大提高，但檔案工作在圖書館業務工作中一直處于弱勢地位，這造成檔案工作無法滿足圖書館發展的步伐，然而，現在許多館檔案管理還是傳統的紙質檔案管理模式，很多紙質檔案經年累月，人員變動，保存不全，查找困難，利用更無從談起。此次評估定級工作首次通過信息化管理平臺進行評估考核，對檔案管理工作數字化提出了明確的要求，這將加快推進公共圖書館檔案數字化建設進程。

三、加強公共圖書館業務檔案建設管理的措施

1.務檔案集中統一管理

對業務檔案的收集、整理、歸檔、標注、保管等統一要求，依據檔案規范性文件，參考“公共圖書館第六次評估定級標準”，對業務檔案進行科學分類、制定歸檔范圍、制定完整的工作流程、制定嚴格的移交制度，各業務部門所進行的各項業務工作或業務活動，在其完成或告一段落后，將所形成的文件材料，加以系統整理后，定期移交集中保存。重點收集業務制度、讀者活動、參考咨詢、業務輔導等檔案。

2.制定相應的考核制度

檔案管理是一項長期工作，要使責任到部門，責任到人，還須建立相應的考核制度。要將業務檔案工作納入年初目標任務，制定相應的考核標準，年底進行考核。檔案人員實行崗位責任制，明確其職責范圍，將檔案管理與工作實績考核獎懲掛鉤，讓檔案管理人員真正負起業務文件材料形成、積累、整理和歸檔的責任，而確保檔案的收集歸檔。

3.業務檔案管理的數字化和開發利用

當前各個公共圖書館的業務檔案有紙質文件與數字化文件同時大量并存，各館在信息化上投入都比較大，有自己的中央機房，網絡環境好，擁有多余的存儲空間，而業務檔案，主要就是處理文檔、圖片、音頻、視頻等多種資料。當前FTP在各行業應用已經較為廣泛，FTP就是文件傳輸協議，實現在局域或廣域網內的文件信息共享，文件傳輸是信息共享非常重要的一個內容之一，對于文件的共享、文件瀏覽，使用FTP來進行管理，是再合適不過了，既節約經費，又能高速便捷的對檔案進行管理。分配給檔案管理者上傳數字檔案權限，給各部門負責人和相關人員瀏覽和下載權限。保證檔案的質量，實現文件信息共享，方便隨時使用，檔案管理的最終目的在于利用，在開發利用方面，充分利用業務檔案，撰寫各種分析報告、為評估定級工作提供詳實材料、上報各種數據、編撰圖書館史志系統提供檔案資料等，為館內各項工作及時準確地提供檔案資料，為圖書館的各項工作服務。

4.升業務檔案管理人員的綜合素質

圖書館檔案管理者要委派嚴肅認真，愛崗敬業，一絲不茍的人員兼任，配備的人員工作要相對穩定，不要經常換人。他們在具備圖書館專業知識同時，還要定期參加檔案專業知識的培訓，掌握計算機相關知識，處理多種載體檔案的能力。

[1]王艷玲.圖書館業務檔案規范性管理探析[J].南昌教育學院學報，2011（5）

[2]張天穎.加強公共圖書館業務檔案管理之我見[J].圖書情報工作,2012 年增刊(1)

劉衛兵（1968.08——），男 陜西省岐山縣，本科 烏魯木齊市圖書館館員，研究方向：圖書館數字化建設；地方文獻工作組織管理；圖書館業務檔案管理和利用等。