淺談Excel在外貿會計核算中的應用

李楠

摘要：Excel具有強大的數據處理和數據分析功能的軟件，在會計核算中發揮著簡單高效的作用。外貿會計適用于外貿企業或有其他企業的進出口業務，文章從外貿會計核算的采購、銷售和結匯三大傳統環節入手，淺i：L-Excel在外貿會計輔助核算中的應用。

關鍵詞：外貿會計；Excel

1 背景

1.1 外貿會計的特殊性

外貿會計并不是一個獨立的學科概念，而是通過外貿業務有別于國內貿易在會計核算方面的特殊性加以界定的，具體是指經營外貿的企業以提高經濟效益為目標，采用2種貨幣（復幣）記賬法，對企業的國際貿易業務進行核算、分析、預測和控制的工作。

在外貿環節中經常遇到進出口商品的流轉、外匯債權債務、結售匯以及出口退稅等問題，并且有下列4個比較顯著的特點：（1）外貿會計中既有記賬本位幣的核算，又有外幣的核算；（2）匯兌損益是外貿業務產生的經營結果，依據會計的重要性原則，外貿會計將匯兌損益作為一級科目核算，而不是通常地按照其他企業會計將其作為財務費用處理；（3）外貿會計要核算出口退稅，體現了國家的鼓勵出口的政策；（4）外貿會計經營結果中包括了人民幣與外幣的經濟效益，例如出口創匯成本這一指標。

1.2 Excel輔助會計核算的優勢

Excel是在會計電算化中使用最為頻繁的一款軟件，其具有強大的數據處理和數據分析功能，不僅提供了數據輸入、輸出、顯示和數據分析功能，并且不受定制財務軟件固定模塊和付費使用的限制，凸顯了Excel在處理會計核算問題上的方便和高效。外貿會計依據外貿業務的實際流程和會計準則的規定，在采購、銷售和結匯這傳統的三大環節上的核算工作均可由Excel輔助實現，省時、高效地記錄外貿企業經營結果。

1.2.1 外貿采購

（1）會計確認的時間和條件。外貿會計確認出口商品采購的時間應以取得出口商品所有權或實際控制權為準，即取得商品入庫單和增值稅專用發票等有關結算憑證。

（2）外貿采購涉及的賬戶。第一類，資產類的賬戶：庫存出口商品。該賬戶核算內容為企業全部自有的庫存出口商品，該類商品最終的銷售目的地是國外；計量采用的是實際采購成本；其中借方表示已驗收入庫商品，貸方反映已經銷售并結轉的商品成本。第二類：負債類賬戶：應交稅金。該賬戶核算內容為企業按稅法規定應繳納的各種稅金。第三類：損益類賬戶：經營費用。該賬戶核算內容為企業購進商品所發生的運雜費、裝卸費、包裝費、保險費、倉儲保管費、檢驗費、廣告費、業務人員工資福利等。第四類：往來賬戶：銀行存款、應付賬款。該賬戶核算內容為應付或者未付給供貨企業的往來貨款。

1.2.2 銷售環節

外貿銷售的形式多種多樣，例如有自營出口銷售、代理出口銷售、加工補償銷售以及代銷等，本文著重討論的是外貿業務中最為常用的自營出口和代理出口2種銷售方式。

（1）自營出口銷售的核算。

①會計確認的時間和條件。自營出口銷售收入確認，涉及外貿業務中貨物所有權隨著出口單據轉移問題，外貿會計中確認收入的時間為企業取得正本提單并以全部單據向銀行成功議付之日。

②自營出口的賬戶設置。

第一類，資產類賬戶：庫存出口商品賬戶。該賬戶核算內容與外貿采購中涉及的內容一致。

第二類，損益類賬戶：自營出口銷售收入、自營出口銷售成本。其中，自營出口銷售收入賬戶，貸方表示增加，核算內容為支付的外幣運費、保險費、傭金等以及退貨或對外理賠時沖減的收入，其中退貨或對外理賠時沖減的收入表示收入的減少，用紅字記賬；自營出口銷售成本賬戶，借方表示增加，核算內容為結轉的銷售成本和增值稅退稅差額以及用紅字沖減退貨成本。

第三類：往來類賬戶：應收外匯賬款、預收外匯賬款賬戶。這2個賬戶核算外貿企業與出（進）口合作伙伴之間的貿易往來，在日常核算中使用最為頻繁。從會計要素的角度出發，應收外匯賬款屬于資產類，借方表示應收外匯的增加，即應收的外匯貨款；貸方應收外匯的減少，即已經收回的外匯貨款，期末余額表示應發生但尚未收回貨款；預收外匯賬款賬戶屬于負債類，借方表示預收外匯賬款的減少，即實際出口實現時轉銷的預收貨款，貸方表示預收賬款的增加，即預收國外貿易伙伴的定金或貨款，期末余額表示已經收取但尚未轉銷的預收貨款。

應收外匯賬款、預收外匯賬款賬戶這2個往來賬戶的特點是核算真實貿易往來時，既有人民幣結算的金額，又有外幣結算的金額，因此要采取復幣記賬法。當2個幣種的賬戶進行折算時，應選擇外幣入賬（議付，即按照協議支付，指外貿業務中提交規定單據，得到貨款支付的行為。]）當天或本期1日的匯率中間價作為記賬匯率。

外貿會計中自營出口確認收入的入賬金額以FOB[FOB，出口港離岸價格，即Free on board.]價為基礎，如果按照FOB價格之外的價格條款（例如CFR，CIF）成交，其發生的國外運費、保險費及傭金等費用支出，均應作沖減銷售收入處理。在實際操作過程中，一般在期末按海運費、保險費以及傭金等匯總數進行預提費用，到實際發生支付時直接沖減自營出口銷售收入。

依據外貿業務的實際，外貿公司一般先接受國外訂單后才開始生產或者國內采購，因此庫存出口商品采用個別計價法，在發出商品時，根據發出商品的實際數量、金額結轉庫存出口商品成本，同時將增值稅征收和出口退稅的收入之間的差額轉入自營出口銷售成本。

（2）代理出口銷售的核算。

代理出口業務是指出口企業代理國內委托方辦理對外洽談、簽約、發運、交單及結匯的全過程，或辦理對外銷售商品及交單、結匯的出口業務。

受托企業經辦代理出口業務，不墊付商品資金，不負擔基本費用，不承擔出口銷售盈虧，僅收取手續費。代理出口商品的出口退稅歸委托方，一般由受托企業負責去所在地的稅務局開立代理出口退稅證明，由委托方持證明和出口報關單、出口收匯核銷單及代理出口協議副本等文件向當地稅務部門辦理退稅。

①代理出口銷售核算的賬戶設置。根據代理出口業務中委托方和受托方之間的權利義務關系，設置應收賬款或應付賬款賬戶2個往來賬戶，核算內容為委托方與受托方之間代理出口業務的款項。同時還設置有代理出口銷售收入、代理出口銷售成本、應收外匯賬款等賬戶，核算內容為受托方與外貿另一方的商品和服務往來。

②代理出口外貿會計的確認時間。依據代理出口業務流程和會計制度的規定，在外貿操作實例中，收入的確認時間一般在代理出口銷售結匯并與委托方辦理結算后確認。

依據代理出口業務流程，出口退稅的收入歸屬于委托方而不是受托企業，實際操作中一般由受托企業負責去所在地稅務局開立代理出口退稅證明，由委托方持證明和相關單據向當地退稅主管機關辦理，因此代理出口外貿企業一般不進行出口退稅的核算。

1.2.3 結匯

結匯是外貿企業安全收回貨款的標志，是外貿業務結束的標志。在結匯時，出口企業可以按照銀行當天的外匯牌價（買入價）結售外匯給指定銀行。在結匯實際操作中，需要運用匯兌收益核算結匯時外匯價格和確認收入時的收入差異，借方表示銀行外匯買入價低于確認收入時的匯率外貿企業，外貿企業出現匯兌的損失；貸方表示銀行外匯買入價高于確認收入時的匯率，外貿企業出現匯兌的收益，結匯收入記入銀行存款——美元戶時選擇的匯率可以采用固定匯率或時時的變動匯率。采用固定匯率，應以當月1日市場匯率（原則為市場匯率的中間價）記賬。

2 Excel輔助核算的實現

2.1 用Excel設置外貿會計核算基本科目

由上述分析可知，外貿會計中常用的會計科目主要有資產類的庫存出口商品、銀行存款、應收賬款、應收外匯賬款；負債類的應付賬款、應交稅金和預收外匯賬款；所有者權益類的實收資本、資本公積、盈余公積、本年利潤和利潤分配；成本損益類的經營費用、自營出口銷售收入、自營出口銷售成本、代理出口銷售收入、代理出口銷售成本和匯兌損益。上述科目可由Excel設置完成，方便核算使用。

2.2 用Excel設置上述會計科目的丁字賬（見表1）

利用Excel建立上述常用會計科目的丁字賬，編輯公式，建立勾稽關系，使得憑證中某一科目的借（貸）方發生額自動逐筆添入丁字賬中，自動匯總后編制科目余額表和試算平衡表以及最終的會計報表。