淺談如何做好公文管理工作

陳倩如++馬佳

摘 要：做好公文管理是企業機關在對公文進行處理時，能夠高效、安全、規范完成的重要保障，其對于企業單位各項工作的順利開展都有著舉足輕重的意義。文章首先概述了公文管理的基本要求，并提出了相應的加強公文管理工作的具體措施，以期對各事業單位公文處理工作的開展提供一定的參考價值。

關鍵詞：公文管理；要求；措施

公文管理指的是公文在形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整中，以特定的原則和方法對公文進行創制加工、保管處理，使其完善并獲得功效的行為或過程。公文是企業單位日常行政管理及公務活動開展過程中形成的指導性文件，也是真實反映公文處理人員工作水平的主要依據。權威性、時效性和規范性是公文管理的主要特征，提高公文管理質量和水平是辦公室事務管理中異常重要的一個環節。

一、公文管理工作的要求

（一）注重時效性

力求時效性是公文管理工作的一大準則，每一份公文在形成、傳閱、辦理及存儲的過程中，都是有特定時效限制的，如果公文管理人員在時間觀念的把握上不夠到位，就極有可能影響到公文的質量和實際效用的發揮。因此，對于每一份公文都應該及時、規范地加以辦理，公文較多時則根據其緊要程度確定先后處理順序，盡可能地做到不延誤、不漏發、不誤發、不擱置。這是對公文管理科學性和時效性的具體要求，也是簡化辦文程序、縮短公文處理周期的有效措施。

（二）注重規范性

公文管理是一項連貫性很強且操作嚴密的工作，要想確保公文管理能夠正常穩定的運轉，就必須嚴格按照其操作規范進行。公文管理的規范性具體體現在以下三個方面：第一，公文管理章程與制度的齊全性。健全的規章制度是公文管理工作高效開展的前提保障，也是辦文人員落實工作要求的先決條件；第二，工作作風及工作秩序的嚴謹性。公文從形成到歸檔的整個過程中涉及部門及人員眾多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混亂都會造成公文管理效果大打折扣。因此，加強辦文人員工作作風管理及規范公文管理秩序，是非常重要且必要的；第三，工作環節及工作崗位的銜接性[1]。公文管理流程是比較復雜的，任一環節的梗阻都不利于公文效能的發揮。這就要求我們必須對崗位職責進行明確分工，并加強各崗位之間的配合協作力度，以確保各環節、各崗位之間能夠實現有序銜接，公文管理工作能夠運轉自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文處理工作政治性的內在要求。公文管理往往會涉及到許多機密文件和事項，而高新技術的迅猛發展讓公文泄密的危險系數持續攀升。要在公文管理過程中做到安全保密要求，除了強化辦文人員安全防范意識外，還需加強對公文管理的各個環節的監督與管理。例如在公文傳遞與處理時要履行規范的手續流程，對于機密文件的閱讀范圍要有嚴格的界定，保密文件在存放和銷毀時必須有詳細的登記記錄和報批手續，以全面確保公文不泄露、不遺失、不損壞。

二、加強公文管理工作的措施

（一）提高對公文管理重要性的認識

加強辦文人員對公文管理的重視程度是做好公文管理的前提基礎。公文是一種重要的信息載體，其在反映企業單位經營狀況、提供決策依據及指導行政管理活動等方面發揮著非常重要的作用。離開了高質量的公文管理，企業單位的辦公效率也就無法得到保障。因此，不光是公文管理職能部門，其他部門的工作人員也應充分認識到加強公文管理的積極意義，將規范公文管理視作日常行政管理中一項十分重要的基礎性工作，將加強公文管理作為企業單位整體建設目標的一部分。

（二）加強對公文管理工作的組織領導

企業單位公文管理質量間接反映了各部門的工作作風及整體工作水平。因此，各部門必須加強對公文管理工作的組織領導，按照程序切實把好行文關、內容觀、政策觀、審批關和格式觀，確保公文內容明確、表述嚴謹、格式標準、印制規范、程序到位[2]。及時協調和處理公文管理中遇到的問題，將職責和權限劃分清楚，并建立起完善的公文管理制度和獎懲機制，只有這樣才能將公文管理的具體要求落到實處，實現公文管理工作高效運轉。

（三）切實提高辦文人員綜合素質

辦文人員綜合素質的的高低對公文管理的質量和效率有著至關重要的影響。綜合素質既包括其專業技能水平，也包括其工作作風及管理組織能力。專業的技能水平和嚴謹細致的工作作風是做好公文管理的前提，而較強的組織管理能力是做好公文處理工作的保障[3]。辦文人員在進行公文管理時，常常會接觸到大量的影響力大且保密要求高的公文，如果沒有過硬的技能水平和嚴謹的工作作風，就極有可能造成公文管理差錯，甚至是釀成重大損失。因此，辦文人員必須要時刻注重對自己各方面能力的提升，對于自身工作作風和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用現代科技技術進行公文管理，也是加強工作質量和效率的有效途徑。在現在這個網絡科技技術飛速發展的時代，公文管理工作也應當加強信息化建設，以全新的管理模式取代以手工管理為主的傳統公文管理模式，這樣不僅能有效提升公文管理的效率和質量，還能增強公文傳遞的時效性和安全性，為公文管理的現代化、科學化和規范化發展，提供良好的技術支持。

三、結束語

綜上所述，公文管理是企業單位經營管理過程中不可或缺的重要組成部分，也是企業各部門加強協作及信息交流的重要工具。我們應不斷規范公文管理的操作標準，以嚴謹的工作作風和過硬的技能水平，全面促進企業單位公文管理工作的高效運轉，讓公文管理更好地為企業單位未來發展服務。

參考文獻：

[1]卓蓉.關于公安院校公文管理工作的幾點思考[J].江蘇警官學院學報，2008（06）：164-166.

[2]王博.工作流技術及其在公文管理系統中的應用[D].東北財經大學，2006.

[3]王磊.談談公文管理工作的規范化[J].秘書，2002（02）：19-20.