信息化環境下的城建檔案管理模式分析

陳純蓮

摘 要：當今社會的信息化程度不斷加快，并且對信息的使用效率也成為世界經濟發展的重要因素之一。我國當前的城建檔案管理、利用經驗與對信息的收集整理等理論研究還有待于進一步發掘。特別是在城建檔案管理中，由于信息化的作用還沒有得到有效發揮，對檔案管理信息化的探索也成為當前城建檔案建設管理的重中之重。

關鍵詞：信息化；城建檔案管理；對策

隨著經濟社會發展，信息化廣泛普及運用，以及現階段我國的工程項目管理水平的不斷提高，在工程建設項目中對計算機技術以及網絡技術的應用對檔案管理水平的提高提供了助益。通過對信息化手段的有效利用，提高了對檔案管理工作的管理效率，將檔案管理信息化系統與管理系統進行有效結合，提高了檔案的管理質量與服務水平。

一、城建檔案管理信息化的背景與意義

（一）城建檔案管理信息化的背景

城建檔案管理信息化是指在日常檔案管理工作的過程中，結合現代化的技術手段以及先進的計算機技術來進行檔案管理的一種管理模式。主要工作內容有：計算機技術與檔案管理自動化、多媒體技術與檔案信息服務的多樣性、網絡傳播技術與檔案信息傳播技術、網絡儲存技術與檔案信息儲存技術、數據庫建立技術與檔案信息網絡組織技術和虛擬技術與電子檔案技術[1]。

（二）城建檔案管理信息化的重要意義

首先，城建檔案管理信息化與現代化進程相適應。計算機技術以及網絡技術迅猛發展的當今社會，對檔案管理工作提高管理效率與服務質量提出了新的要求，促進檔案管理技術現代化與智能化、信息化與網絡化。其次，城建檔案管理信息化能夠有效保證城建檔案工作的健康可持續發展。

二、信息化環境下城建檔案管理相關問題分析

（一）硬件管理設施設備不夠完備

目前，有的檔案管理部門沒有配備信息化管理模式的檔案管理設施、設備，對檔案的收集、管理、查閱利用都是實行手動的管理方法，不能實行管理、查詢信息化、自動化，不能提高檔案管理質量與檔案服務效率。

（二）檔案管理軟件建設工作不完善

目前，檔案管理的軟件種類較多，功能參差不齊，而且各有各的特點，在選擇檔案管理軟件時，必須注意一些問題：

首先，利用軟件進行管理，目的不僅是為了進行檔案信息管理的便捷性，更多的是需要能及時針對管理平臺進行及時的維護與升級。

其次，注重高效性原則。軟件管理系統必須具備較快的反映速度，滿足查詢以及操作的需求。軟件必須規范，應當符合國家以及環保等行業的相關規范和標準，軟件應當通過國家的認定。行業或地區間相統一原則，一個行業或一個地區應當盡可能的用同一種管理軟件，便于統一規范、統一標準、統一技術、統一服務，另外，還要注意經濟性原則，即確保檔案管理工作的投資與回報成正比。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

檔案管理信息化就是要求檔案管理工作者利用現代化設備與信息化技術來對檔案進行分類管理。而一個真正優秀的城建檔案管理人員既要懂檔案管理，又要懂建筑工程知識還要懂計算機操作等，這就要求檔案管理工作人員積極發揮主觀能動性，主動掌握新的檔案管理業務知識，加強對檔案管理的操作管理能力。

三、信息化環境下城建檔案管理實施措施

（一）提高城建檔案信息化意識

城建檔案管理部門要有發展理念，轉變觀念、開拓創新，提高職工隊伍素質，推進檔案管理信息化進程，實現檔案信息化、網絡化、智能化與現代化相統一，提高城建檔案管理整體水平，滿足新形勢下政府有關部門及社會大眾對城建信息的日益增長需要，進一步發揮城建檔案的作用價值，提升城建檔案事業的作用地位，提高城建檔案影響力。

（二）強化城建檔案信息化建設

首先，提高檔案建設管理的數字化建設規范，將工程檔案的紙質文件以及聲像文件等采用掃描等技術輸入到檔案管理的信息化數據庫，這些電子文件的掃描與建立，經過檔案管理工作者的系統化組織，最終形成具有一定系統性的完整的檔案信息資源庫。其次，加強對文件檔案的網站信息建設。城建檔案信息庫的建設依托于公共網站的有效建設，通過網頁以及連接的方式對檔案的使用與管理進行規劃。

（三）加強文件檔案儲存數據化

實現城建檔案管理工作的信息化的主要方法是在對城建檔案進行整理后，通過一定的設備將所有城建檔案相關的文獻檔案數字化。并將城建檔案文件中的相關檔案信息與圖像資料等進行有效的結合，對文件進行分門別類的收集與整理工作。

（四）建立完善的管理體系

在信息化背景下計算機的網絡安全對檔案管理儲存模式的安全性存在著一定的威脅，導致信息泄露的主要手段有黑客入侵、網絡數據被篡改以及計算機的病毒等，針對這種現象對建筑檔案信息的安全管理就成為了檔案管理活動的重中之重，采用一定的科技手段，提高網絡安全管理安全性：

首先，有紙化和無紙化相結合。對電子文檔進行及時的歸檔整理，以確保工程建設檔案信息能夠被有效、完整的保存。其次，計算機檔案管理者要充分利用檔案管理的科學技術管理手段，設置一定的訪問權限，對檔案公開性進行分類，在保證信息能夠被合理安全的使用的前提下，開放資源。再次，做好數據庫備份工作，保證信息安全。應對系統數據做到定期進行備份。對比較大的數據庫采用雙機備份，多介質多份備份、異地備份。要建立備忘記錄。

四、總結

總而言之，城建檔案管理信息化的進步是時代進步與城建檔案建設的發展步調相一致的，檔案管理原理對城建檔案管理信息化具有積極的指導作用，檔案管理工作的發展要適應于現代社會經濟發展的要求，檔案管理者要充分學習檔案管理原理中的科學理論指導來進行檔案管理工作，重視對檔案資源的管理與開發，以提高檔案管理工作的效率，減少檔案管理過程中造成的資源損失，以維護我國的經濟現代化建設。

參考文獻：

[1]趙曉云.試論企業技術創新環境下的檔案信息化建設[J].2012 （19）：28-29.