器官捐獻的文書檔案管理

張　玲

410013　長沙市　中南大學湘雅三醫院移植中心

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器官捐獻的文書檔案管理

張玲

410013長沙市中南大學湘雅三醫院移植中心

摘要文書檔案做為一種“記錄軌跡”，在各行各業發展中必不可少。隨著器官捐獻的快速發展，產生了各種文書檔案，是直接記錄器官捐獻發展的重要歷史憑證，是保存器官捐獻發展真實軌跡的原始史料。做好器官捐獻文書檔案管理不僅可以展現器官捐獻的歷史發展，更為器官捐獻的制度化、科學化、規范化發展提供依據，有著十分重要的意義。

關鍵詞器官捐獻；文書檔案；管理

doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2016.08.055

器官移植技術是20世紀由西方國家引入中國的先進科學技術。已經成為許多終末期器官功能衰竭的最有效甚至是唯一的根治方法，逐步成熟的應用于臨床工作中[1-2]。世界各地需要緊急器官移植手術的患者數量與能夠提供的器官數量比為20：1，我國每年需要移植約100萬終末期腎病和30萬終末期肝病的患者，能夠獲得器官移植機會的患者僅占約1%[3]。器官短缺已經制約了我國器官移植事業的發展。我國在2010年3月正式批復器官捐獻試點省市，正式發布了《中國人體器官捐獻試點工作方案》[4]。湖南省正式開展心臟死亡捐獻工作探索是在2010年被衛生部和中國紅十字會指定為心臟死亡捐獻工作的首批試點單位后。目前我國器官捐獻分為三類：中國Ⅰ類，即國際標準化腦死亡器官捐獻(DBD)；中國Ⅱ類，即國際標準化心死亡器官捐獻(DCD)；中國Ⅲ類，即中國過渡時期腦-心雙死亡標準器官捐獻(DBCD)[5]。我國目前的器官捐獻事業剛剛起步，缺乏更完善的制度、體系及相關經驗，但器官捐獻仍是我國器官移植的主要發展方向。2015年我國全面禁止使用死囚器官來源，這預示著器官捐獻成為我國主要且唯一的器官來源。在器官捐獻過程中涉及眾多環節，許多內容需記錄形成為各種類型的文書檔案，其不僅記錄著器官捐獻工作的歷史發展，更為器官捐獻的制度化、科學化、規范化發展提供了依據。因此，做好器官捐獻文書檔案管理有著十分重要的意義。如何做好器官捐獻文書檔案管理成為器官捐獻管理者的工作重心。現將在湖南省器官捐獻辦公室進行器官捐獻文書檔案管理的工作經驗報道如下。

1器官捐獻文書檔案管理的現狀

湖南省自2010年6月開展器官捐獻試點工作以來，截止到2014年12月31日共完成公民逝世后器官捐獻297例，其中腎臟570個，肝臟171個，心臟10個。在此發展過程中，形成各種類型的原始文書檔案。2012年5月由湖南省紅十字會、湖南省衛生廳聯合發文規范了器官捐獻過程中文書檔案收集及書寫規范，湖南省成為全國首個規范文書檔案管理的省份。在實行器官捐獻試點工作以來，湖南省規范存檔捐獻檔案共800余份，均統一歸檔于湖南省器官捐獻辦公室。目前完成的案例無1例差錯事故及糾紛，捐獻完成后由湖南省紅十字會組織慰問中反饋信息，得到捐獻者家屬的認可，并且通過省紅十字會及器官捐獻協調員了解受捐者的康復概況。

2器官捐獻文書檔案收集的內容

2.1捐獻者的基本資料包含捐獻者身前捐獻自愿書，由所有直系親屬簽署的捐獻確認書(包含所有直系親屬身份證及戶口本復印件，缺失任何一項需出示當地公安機關的證明)，捐獻者心、腦死亡的判定申請書，確定心、腦死亡告知書及心、腦死亡捐獻同意書。除身份證及戶口本要求復印件外，其余資料必須原件并帶指紋。

2.2捐獻者的醫療資料包括捐獻者心、腦死亡判定前所有最近一次并具有臨床意義的檢查檢驗結果，復印件要求由當地醫療機構蓋章有效。

2.3捐獻判定資料包括捐獻者心、腦死亡判定書原件，心電圖或腦電圖報告原件。

2.4捐獻獲取資料包含獲取手術醫療機構，死亡判定時間，手術開始時間及手術參與醫務人員等相關信息，統一表式由獲取醫師填寫，參與人員簽字，協調員見證有效。

2.5器官分配資料包含器官移植分配系統的分配確認書，受捐者身份證或戶口本復印件，受捐者配型相關檢查檢驗資料原件或復印件蓋章有效，受捐者手術及麻醉相關資料。

2.6影像資料捐獻案例全過程的影像資料包含捐獻告知同意簽字，判定獲取等。所有影像資料電子版隨文書檔案存檔保存。

3存在的問題和不足

3.1文書檔案管理的基礎比較薄弱由于器官捐獻工作剛剛起步，目前對于項目繁多的文書檔案管理僅僅依附于人體器官捐獻辦公室，并未成立專門的文書檔案管理科室，這是遠遠不夠的。要發揮好文書檔案管理的重要作用，真正搞好文書檔案管理工作，必要的人力、財力、設施投入是必須的。雖然目前湖南省人體器官捐獻辦公室為了節省存放空間，使檔案擺放整齊有序，已經實現利用密集柜對檔案進行科學排架和保存，并做好防蟲、防潮、防霉工作。但隨著器官捐獻案例的逐漸增多，長此以往，現有的辦公室空間將無法滿足檔案的存放需求。

3.2文書檔案管理人員缺乏專業素質且專業人員少文書檔案管理的特點主要是具有專業性、規范性、標準性、保密性、服務性及多樣性，其全過程包括文書檔案的收集、案卷管理、立卷、歸檔、使用、銷毀。目前對于器官捐獻文書檔案的管理沒有配備專門的檔案管理人員，而是采取兼職檔案管理的管理方式，且流動性大。器官捐獻的文書檔案管理對管理人員的專業素質要求很高，因其不是一項簡單的辦公室工作。管理人員不僅需要熟悉相關的檔案管理知識及法律、法規，而且要有較高的辦公能力并具備一定的溝通協調能力。我省雖然存在一定數量的器官捐獻協調員作為兼職檔案員，并且已經形成檔案管理網絡，但在實際工作中發揮的作用仍有待提高。筆者曾在湖南省器官捐獻辦公室作為一名兼職檔案管理員負責檔案的管理工作，負責收集各器官捐獻定點醫院完成器官捐獻后產生的文書檔案，對提交的文書檔案進行整理歸檔。筆者的體會是作為兼職的檔案工作者在完成檔案日常的收集、整理、歸檔后，由于缺少專職的檔案工作人員的指導及相應的專業素質，難以保證有足夠的時間和精力進行檔案的鑒定、檢索工具開發及材料的編研等一系列工作，這對于文書檔案管理的長期發展是十分不利的。

3.3欠缺配套的法律、法規，管理機制不完善器官捐獻檔案管理工作也要遵循機制的建立是我們各項工作的基礎。因此，器官捐獻檔案管理各項工作若要有法可依，有制度可執行，首先就需要建立相關的管理機制。由于相關部門的不重視，對器官捐獻文書檔案的管理沒有明確規定，管理制度沒有規范、完善及創新，相關的法律、法規沒有制定。這就造成全國由于無法統一收集、整理文書檔案，且無法實現信息管理及文書檔案管理統一，因而無法完整的進行文書檔案管理工作，這不利于文書檔案的科學管理。

3.4文書檔案的收集完整性欠缺相關器官捐獻的檔案是由各個地區的兼職檔案員即器官捐獻協調員提交的文件和資料所組成，但由于各個地區的協調員素質良莠不齊，有的未能充分熟悉器官捐獻過程中文書檔案收集及書寫規范，這就造成了收集中也許存在漏收或誤收。且各個地區的協調員缺乏統一的管理機制，難以與移植醫院默契配合，檔案收集提交的完整性和及時性難以保證。

4討論

4.1器官捐獻文書檔案管理的意義

4.1.1通過器官捐獻文書檔案的收集，規范器官捐獻協調員工作的流程，對器官捐獻文書檔案管理具有重要意義。特別是對于新考核的協調員在工作初期，由于對于捐獻流程不熟悉，無法及時正確開展器官捐獻文書檔案管理工作。在文書檔案管理員的指導下按時按質按量地收集整理上報，能讓新考核協調員更快更規范的進入角色，順利開展工作。

4.1.2文書檔案收集明確工作職責。對于捐獻過程中由OPO組織判定、獲取等環節中的文書檔案由協調員見證完成，確保檔案的及時性、準確性及完整性。充分體現了協調員的職責，并規避了協調員所承擔的風險。

4.1.3從捐獻啟動到死亡判定到器官獲取及分配，包含影像資料在內的文書書寫及收集更便于查證。對于具有爭議的捐獻過程中器官的來源，分配去向及相關參與人員等有章可循。能充分保障捐獻者及家屬的權益，而作為管理者能充分掌握信息，讓捐獻過程更公開透明。

4.2規范化管理措施的探討

4.2.1加大文書檔案管理設施的投入，要在思想上重視器官捐獻文書檔案的管理工作，加大包括硬件及軟件建設的文書檔案管理工作的基礎建設。現代化技術和設備的引進，能夠加快文書檔案的信息化建設。按照標準建立規范的數據庫，根據具體情況建立各種檔案資料的數據庫，便于檢索利用，并要確保檔案信息的安全有效。

4.2.2培養一支高素質的專業管理人員隊伍。文書檔案管理要真正做好，最關鍵的因素是人。文書檔案管理工作是器官捐獻工作順利開展的重要環節，在器官捐獻的發展過程中必須培養一支高素質的文書檔案專門管理隊伍。因檔案管理在器官捐獻發展中占據著舉足輕重的地位，所以在器官捐獻的文書檔案管理工作中，應大力引進水平高、能力高、素質高的專業檔案人才。相關人員既要熟悉檔案業務工作，具備扎實的檔案學基礎理論，又要掌握檔案現代管理技術并能將計算機網絡知識運用到實際工作中，還需對器官捐獻知識有一定了解，能夠主動研究和解決器官捐獻文書檔案管理出現的新情況、新問題[6]。

4.2.3健全器官移植文書檔案管理制度，加快法律、法規的立法進程。文書檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。要根據文書檔案的自身特點并結合器官移植工作開展的實際情況，建立的制度規范應合理、可行。出臺的相關法律、法規，既要考慮提高器官移植文書檔案管理人員的管理意識，又要切實加強文書檔案管理工作規范性，使工作的每個環節的運行都有章可循，有法可依。

5小結

綜上所述，器官捐獻文書檔案具有較高的保存價值和實際的參考價值，是器官捐獻整個過程中重要的組成部分，是記錄器官捐獻的過程的重要依據。因此，促進器官捐獻文書檔案管理工作的規范化、法制化發展將有利于器官捐獻工作的快速發展。

參考文獻:

[1]黃潔夫.創建符合中國國情的器官捐獻與移植體系[J].中華外科雜志,2013,51(1):1-3.

[2]陳忠華.25年磨一見(劍)-環球性器官短缺與移植危機中的中國新(心)路歷程[J].中華移植雜志,2010,4(4):265-272.

[3]倪正茂.中國走出器官移植困境的出路研究[J].南昌大學學報,2011,42(2):57-62.

[4]尹志科,嚴謹.心臟死亡器官捐獻的困境及對策[J].醫學與哲學,2012,33(1A):28-32.

[5]何曉順,周健,鞠衛強.器官捐獻時代的器官移植[J].外科理論與實踐,2014,19(4):281-282.

[6]賴慶梅.云時代醫院檔案信息化建設面臨的挑戰[J].中國檔案,2013(9)：57.

(本文編輯崔蘭英)

(收稿日期：2015-09-14)

張玲:女，碩士在讀，護師