器官捐獻(xiàn)的文書檔案管理

張　玲

410013　長(zhǎng)沙市　中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院移植中心

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器官捐獻(xiàn)的文書檔案管理

張玲

410013長(zhǎng)沙市中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院移植中心

摘要文書檔案做為一種“記錄軌跡”，在各行各業(yè)發(fā)展中必不可少。隨著器官捐獻(xiàn)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了各種文書檔案，是直接記錄器官捐獻(xiàn)發(fā)展的重要?dú)v史憑證，是保存器官捐獻(xiàn)發(fā)展真實(shí)軌跡的原始史料。做好器官捐獻(xiàn)文書檔案管理不僅可以展現(xiàn)器官捐獻(xiàn)的歷史發(fā)展，更為器官捐獻(xiàn)的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供依據(jù)，有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞器官捐獻(xiàn)；文書檔案；管理

doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2016.08.055

器官移植技術(shù)是20世紀(jì)由西方國(guó)家引入中國(guó)的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。已經(jīng)成為許多終末期器官功能衰竭的最有效甚至是唯一的根治方法，逐步成熟的應(yīng)用于臨床工作中[1-2]。世界各地需要緊急器官移植手術(shù)的患者數(shù)量與能夠提供的器官數(shù)量比為20：1，我國(guó)每年需要移植約100萬終末期腎病和30萬終末期肝病的患者，能夠獲得器官移植機(jī)會(huì)的患者僅占約1%[3]。器官短缺已經(jīng)制約了我國(guó)器官移植事業(yè)的發(fā)展。我國(guó)在2010年3月正式批復(fù)器官捐獻(xiàn)試點(diǎn)省市，正式發(fā)布了《中國(guó)人體器官捐獻(xiàn)試點(diǎn)工作方案》[4]。湖南省正式開展心臟死亡捐獻(xiàn)工作探索是在2010年被衛(wèi)生部和中國(guó)紅十字會(huì)指定為心臟死亡捐獻(xiàn)工作的首批試點(diǎn)單位后。目前我國(guó)器官捐獻(xiàn)分為三類：中國(guó)Ⅰ類，即國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化腦死亡器官捐獻(xiàn)(DBD)；中國(guó)Ⅱ類，即國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化心死亡器官捐獻(xiàn)(DCD)；中國(guó)Ⅲ類，即中國(guó)過渡時(shí)期腦-心雙死亡標(biāo)準(zhǔn)器官捐獻(xiàn)(DBCD)[5]。我國(guó)目前的器官捐獻(xiàn)事業(yè)剛剛起步，缺乏更完善的制度、體系及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，但器官捐獻(xiàn)仍是我國(guó)器官移植的主要發(fā)展方向。2015年我國(guó)全面禁止使用死囚器官來源，這預(yù)示著器官捐獻(xiàn)成為我國(guó)主要且唯一的器官來源。在器官捐獻(xiàn)過程中涉及眾多環(huán)節(jié)，許多內(nèi)容需記錄形成為各種類型的文書檔案，其不僅記錄著器官捐獻(xiàn)工作的歷史發(fā)展，更為器官捐獻(xiàn)的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供了依據(jù)。因此，做好器官捐獻(xiàn)文書檔案管理有著十分重要的意義。如何做好器官捐獻(xiàn)文書檔案管理成為器官捐獻(xiàn)管理者的工作重心?，F(xiàn)將在湖南省器官捐獻(xiàn)辦公室進(jìn)行器官捐獻(xiàn)文書檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)報(bào)道如下。

1器官捐獻(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)狀

湖南省自2010年6月開展器官捐獻(xiàn)試點(diǎn)工作以來，截止到2014年12月31日共完成公民逝世后器官捐獻(xiàn)297例，其中腎臟570個(gè)，肝臟171個(gè)，心臟10個(gè)。在此發(fā)展過程中，形成各種類型的原始文書檔案。2012年5月由湖南省紅十字會(huì)、湖南省衛(wèi)生廳聯(lián)合發(fā)文規(guī)范了器官捐獻(xiàn)過程中文書檔案收集及書寫規(guī)范，湖南省成為全國(guó)首個(gè)規(guī)范文書檔案管理的省份。在實(shí)行器官捐獻(xiàn)試點(diǎn)工作以來，湖南省規(guī)范存檔捐獻(xiàn)檔案共800余份，均統(tǒng)一歸檔于湖南省器官捐獻(xiàn)辦公室。目前完成的案例無1例差錯(cuò)事故及糾紛，捐獻(xiàn)完成后由湖南省紅十字會(huì)組織慰問中反饋信息，得到捐獻(xiàn)者家屬的認(rèn)可，并且通過省紅十字會(huì)及器官捐獻(xiàn)協(xié)調(diào)員了解受捐者的康復(fù)概況。

2器官捐獻(xiàn)文書檔案收集的內(nèi)容

2.1捐獻(xiàn)者的基本資料包含捐獻(xiàn)者身前捐獻(xiàn)自愿書，由所有直系親屬簽署的捐獻(xiàn)確認(rèn)書(包含所有直系親屬身份證及戶口本復(fù)印件，缺失任何一項(xiàng)需出示當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)的證明)，捐獻(xiàn)者心、腦死亡的判定申請(qǐng)書，確定心、腦死亡告知書及心、腦死亡捐獻(xiàn)同意書。除身份證及戶口本要求復(fù)印件外，其余資料必須原件并帶指紋。

2.2捐獻(xiàn)者的醫(yī)療資料包括捐獻(xiàn)者心、腦死亡判定前所有最近一次并具有臨床意義的檢查檢驗(yàn)結(jié)果，復(fù)印件要求由當(dāng)?shù)蒯t(yī)療機(jī)構(gòu)蓋章有效。

2.3捐獻(xiàn)判定資料包括捐獻(xiàn)者心、腦死亡判定書原件，心電圖或腦電圖報(bào)告原件。

2.4捐獻(xiàn)獲取資料包含獲取手術(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，死亡判定時(shí)間，手術(shù)開始時(shí)間及手術(shù)參與醫(yī)務(wù)人員等相關(guān)信息，統(tǒng)一表式由獲取醫(yī)師填寫，參與人員簽字，協(xié)調(diào)員見證有效。

2.5器官分配資料包含器官移植分配系統(tǒng)的分配確認(rèn)書，受捐者身份證或戶口本復(fù)印件，受捐者配型相關(guān)檢查檢驗(yàn)資料原件或復(fù)印件蓋章有效，受捐者手術(shù)及麻醉相關(guān)資料。

2.6影像資料捐獻(xiàn)案例全過程的影像資料包含捐獻(xiàn)告知同意簽字，判定獲取等。所有影像資料電子版隨文書檔案存檔保存。

3存在的問題和不足

3.1文書檔案管理的基礎(chǔ)比較薄弱由于器官捐獻(xiàn)工作剛剛起步，目前對(duì)于項(xiàng)目繁多的文書檔案管理僅僅依附于人體器官捐獻(xiàn)辦公室，并未成立專門的文書檔案管理科室，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要發(fā)揮好文書檔案管理的重要作用，真正搞好文書檔案管理工作，必要的人力、財(cái)力、設(shè)施投入是必須的。雖然目前湖南省人體器官捐獻(xiàn)辦公室為了節(jié)省存放空間，使檔案擺放整齊有序，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)利用密集柜對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)排架和保存，并做好防蟲、防潮、防霉工作。但隨著器官捐獻(xiàn)案例的逐漸增多，長(zhǎng)此以往，現(xiàn)有的辦公室空間將無法滿足檔案的存放需求。

3.2文書檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)且專業(yè)人員少文書檔案管理的特點(diǎn)主要是具有專業(yè)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性、服務(wù)性及多樣性，其全過程包括文書檔案的收集、案卷管理、立卷、歸檔、使用、銷毀。目前對(duì)于器官捐獻(xiàn)文書檔案的管理沒有配備專門的檔案管理人員，而是采取兼職檔案管理的管理方式，且流動(dòng)性大。器官捐獻(xiàn)的文書檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，因其不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的辦公室工作。管理人員不僅需要熟悉相關(guān)的檔案管理知識(shí)及法律、法規(guī)，而且要有較高的辦公能力并具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力。我省雖然存在一定數(shù)量的器官捐獻(xiàn)協(xié)調(diào)員作為兼職檔案員，并且已經(jīng)形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但在實(shí)際工作中發(fā)揮的作用仍有待提高。筆者曾在湖南省器官捐獻(xiàn)辦公室作為一名兼職檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的管理工作，負(fù)責(zé)收集各器官捐獻(xiàn)定點(diǎn)醫(yī)院完成器官捐獻(xiàn)后產(chǎn)生的文書檔案，對(duì)提交的文書檔案進(jìn)行整理歸檔。筆者的體會(huì)是作為兼職的檔案工作者在完成檔案日常的收集、整理、歸檔后，由于缺少專職的檔案工作人員的指導(dǎo)及相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，難以保證有足夠的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案的鑒定、檢索工具開發(fā)及材料的編研等一系列工作，這對(duì)于文書檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展是十分不利的。

3.3欠缺配套的法律、法規(guī)，管理機(jī)制不完善器官捐獻(xiàn)檔案管理工作也要遵循機(jī)制的建立是我們各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。因此，器官捐獻(xiàn)檔案管理各項(xiàng)工作若要有法可依，有制度可執(zhí)行，首先就需要建立相關(guān)的管理機(jī)制。由于相關(guān)部門的不重視，對(duì)器官捐獻(xiàn)文書檔案的管理沒有明確規(guī)定，管理制度沒有規(guī)范、完善及創(chuàng)新，相關(guān)的法律、法規(guī)沒有制定。這就造成全國(guó)由于無法統(tǒng)一收集、整理文書檔案，且無法實(shí)現(xiàn)信息管理及文書檔案管理統(tǒng)一，因而無法完整的進(jìn)行文書檔案管理工作，這不利于文書檔案的科學(xué)管理。

3.4文書檔案的收集完整性欠缺相關(guān)器官捐獻(xiàn)的檔案是由各個(gè)地區(qū)的兼職檔案員即器官捐獻(xiàn)協(xié)調(diào)員提交的文件和資料所組成，但由于各個(gè)地區(qū)的協(xié)調(diào)員素質(zhì)良莠不齊，有的未能充分熟悉器官捐獻(xiàn)過程中文書檔案收集及書寫規(guī)范，這就造成了收集中也許存在漏收或誤收。且各個(gè)地區(qū)的協(xié)調(diào)員缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，難以與移植醫(yī)院默契配合，檔案收集提交的完整性和及時(shí)性難以保證。

4討論

4.1器官捐獻(xiàn)文書檔案管理的意義

4.1.1通過器官捐獻(xiàn)文書檔案的收集，規(guī)范器官捐獻(xiàn)協(xié)調(diào)員工作的流程，對(duì)器官捐獻(xiàn)文書檔案管理具有重要意義。特別是對(duì)于新考核的協(xié)調(diào)員在工作初期，由于對(duì)于捐獻(xiàn)流程不熟悉，無法及時(shí)正確開展器官捐獻(xiàn)文書檔案管理工作。在文書檔案管理員的指導(dǎo)下按時(shí)按質(zhì)按量地收集整理上報(bào)，能讓新考核協(xié)調(diào)員更快更規(guī)范的進(jìn)入角色，順利開展工作。

4.1.2文書檔案收集明確工作職責(zé)。對(duì)于捐獻(xiàn)過程中由OPO組織判定、獲取等環(huán)節(jié)中的文書檔案由協(xié)調(diào)員見證完成，確保檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性。充分體現(xiàn)了協(xié)調(diào)員的職責(zé)，并規(guī)避了協(xié)調(diào)員所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。

4.1.3從捐獻(xiàn)啟動(dòng)到死亡判定到器官獲取及分配，包含影像資料在內(nèi)的文書書寫及收集更便于查證。對(duì)于具有爭(zhēng)議的捐獻(xiàn)過程中器官的來源，分配去向及相關(guān)參與人員等有章可循。能充分保障捐獻(xiàn)者及家屬的權(quán)益，而作為管理者能充分掌握信息，讓捐獻(xiàn)過程更公開透明。

4.2規(guī)范化管理措施的探討

4.2.1加大文書檔案管理設(shè)施的投入，要在思想上重視器官捐獻(xiàn)文書檔案的管理工作，加大包括硬件及軟件建設(shè)的文書檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)?，F(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，能夠加快文書檔案的信息化建設(shè)。按照標(biāo)準(zhǔn)建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)具體情況建立各種檔案資料的數(shù)據(jù)庫，便于檢索利用，并要確保檔案信息的安全有效。

4.2.2培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)管理人員隊(duì)伍。文書檔案管理要真正做好，最關(guān)鍵的因素是人。文書檔案管理工作是器官捐獻(xiàn)工作順利開展的重要環(huán)節(jié)，在器官捐獻(xiàn)的發(fā)展過程中必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)的文書檔案專門管理隊(duì)伍。因檔案管理在器官捐獻(xiàn)發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位，所以在器官捐獻(xiàn)的文書檔案管理工作中，應(yīng)大力引進(jìn)水平高、能力高、素質(zhì)高的專業(yè)檔案人才。相關(guān)人員既要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作，具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，又要掌握檔案現(xiàn)代管理技術(shù)并能將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，還需對(duì)器官捐獻(xiàn)知識(shí)有一定了解，能夠主動(dòng)研究和解決器官捐獻(xiàn)文書檔案管理出現(xiàn)的新情況、新問題[6]。

4.2.3健全器官移植文書檔案管理制度，加快法律、法規(guī)的立法進(jìn)程。文書檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。要根據(jù)文書檔案的自身特點(diǎn)并結(jié)合器官移植工作開展的實(shí)際情況，建立的制度規(guī)范應(yīng)合理、可行。出臺(tái)的相關(guān)法律、法規(guī)，既要考慮提高器官移植文書檔案管理人員的管理意識(shí)，又要切實(shí)加強(qiáng)文書檔案管理工作規(guī)范性，使工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，有法可依。

5小結(jié)

綜上所述，器官捐獻(xiàn)文書檔案具有較高的保存價(jià)值和實(shí)際的參考價(jià)值，是器官捐獻(xiàn)整個(gè)過程中重要的組成部分，是記錄器官捐獻(xiàn)的過程的重要依據(jù)。因此，促進(jìn)器官捐獻(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、法制化發(fā)展將有利于器官捐獻(xiàn)工作的快速發(fā)展。

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(本文編輯崔蘭英)

(收稿日期：2015-09-14)

張玲:女，碩士在讀，護(hù)師