淺析現代企業管理方法在高校實驗室管理中應用

李潔

浙江大學藥學院

淺析現代企業管理方法在高校實驗室管理中應用

李潔

浙江大學藥學院

高校實驗室的管理水平直接影響著高校實驗教學與科研的開展，保證實驗室操作的安全、有序、高效。本文針對高校實驗室儀器設備及安全管理中存在的一系列的問題進行了分析，用“異常情況處理流程”、“6S現場管理”、“看板管理”等現代企業管理理念，提出“實驗室管理辦法”、加強”人員操作和安全培訓”、增加“設備安裝、運行、維護程序”等流程優化的策略，以提高高校實驗設備安全與管理水平。

高校；實驗室；設備；企業管理

高等學校儀器設備是高校的重要資產，是開展教學、科研、技術開發等工作的重要物質條件，儀器設備管理要做到合理配置、安全使用、杜絕閑置、減少浪費、提高設備完好率和利用率。高校實驗室儀器設備及安全管理是高校教學管理水平的重要體現，由于專業管理人員的缺乏，在實驗儀器管理中存在較多問題，特別是儀器設備使用的完好性及安全性的管理。以下就針對高校實驗室管理的重要性和存在的問題，結合現代企業管理的理論，提出了一些針對性、系統性的解決方法。

1、高校實驗儀器設備管理中存在的主要問題

實驗室是師生們搞科研的場所，實驗室里的儀器設備的是否正常有效的運行，直接影響到科研成果。另外實驗室里劇毒品、易制毒、易制爆等危化品，危化品的安全使用，是平安校園的基本的保障。而目前高校實驗室基本由實驗員來管理，他們平時有較多的實驗任務，對儀器設備管理少有經驗，實驗場所流動性較大，在管理中存在以下問題。

1.1管理制度上沒有標明起草人和審批人，職責不清

高校實驗儀器設備的管理制度的制定，應該由具體操作者起草，操作者的上級或資深管理者審批，在學校里就是導師或或相關部門審批。對于一些涉及面廣、影響大的管理制度，也可以經一個團隊討論后，由團隊的負責人審批后方能發放實施。其目的是在于這樣起草的制度具有可操作性并同時能全方位考慮，且符合相關法律法規。但目前高校實驗室里的絕大部分管理制度都沒有起草人和審核人，這樣會造成職責不夠清楚，出了問題沒有人對該流程承擔責任。

1.2管理制度沒有培訓機制，形同虛設

制定管理制度其目的是讓所有與制度相關的人員了解并實施如何去操作，哪些是可以做或不可以做等，可是在高校里這些流程大多是由相關人員口頭告知，而不知道有成文的制度可以具體做參考，當忘記內容時，常常因沒有指導依據而想當然的進行操作，會造成潛在的風險發生。

1.3儀器設備供應商非常固定，缺乏比較和競爭

很多實驗室的儀器供應商長期不變，這樣做的好處是服務穩定，溝通方便，但弊端是在沒有任何比較和競爭的情況下，被牽制的因素會比較多，一是價格；二是供貨周期；三是維修能力等，這些問題會引起效率偏低和價格較高。

1.4維護保養意識淡漠，影響了使用周期

大型儀器設備是需要定期維護保養的，可是現狀是大部分儀器設備的維護保養的要求和步驟并沒有文件體現，更不用說實施。其后果是大大降低儀器設備的使用時間，造成不必要的浪費。

1.5異常情況未作及時調查并記錄，錯誤重復出現

學生們在操作時會出現各種異常情況，這些異常情況有些是會影響到最終的實驗結果，有些會造成輔材的浪費，甚至會出現安全問題。目前情況是當學生在操作使用中出現問題后，不及時上報給老師，不聲不響的過去了，如此這般，造成的后果是產生的原因因為沒有被調查清楚，導致異常情況被不斷重復。

1.6設備閑置率高，物料過期嚴重

根據世界銀行調查，我國部分高校實驗室使用率僅為60%；另據教育管理部門統計，我國高等院校的儀器設備有20%閑置在實驗室中；尤其是大型精密實驗儀器設備的使用率僅為15%。其原因是與高校實驗對儀器設備管理沒有統籌規劃的原因導致，很多課題組都各自為政，沒有一個信息平臺可以了解到其它科室是否有同樣的儀器設備，造成盲目購置。物料管理也存在類似的情況，因沒有庫存管理軟件，沒有最小庫存量和最大采購量的參考，隨意采購物料，引起原輔料的過期是非常普遍的現象。

1.7安全和衛生意識缺失，潛在安全風險不容忽視

高校實驗室衛生基本由學生自行管理，沒有專門的管理人員，所以存著臟亂現象比較嚴重，如：實驗室廢棄物與生活垃圾沒有嚴格的區分、破損的實驗柜等得不到及時的維修、過期的物料長年堆放在實驗室或冰箱里等等，這些必將存在著一定的安全隱患。

2、規范高校實驗儀器設備管理的對策

針對以上高校實驗儀器管理中存在的問題，下文擬采用現代管理的一些理念和工具進行逐一解決，以提高儀器設備的使用率、規范儀器操作、降低采購成本、增加安全意識、改善實驗環境等，做到全方面的提升實驗室的管理水平。

2.1儀器就位前程序梳理

首先，根據《中華人民共和國企業所得稅法實施條例》第六十條規定，儀器設備的折舊年份是10年，當這個實驗需要到別的公用平臺操作的成本大于70%的折舊金額時（定70%的原因，一是普通儀器每年的維護及耗材是采購成本的3-4%左右，10年下來基本與成本抵過，二是考慮到使用的便利性）就需要考慮購買。通過年初預算，可以確定該年度采購的儀器分別是哪些，而不是盲目采購，從而減少空置率。其次，對儀器經銷商需進行篩選和定期評估，制定評估要求（KPI），即對其從產品質量、售后服務、交貨周期、價格等方面進行權重評分，選出2家合格供應商，3年或5年重新評估。這樣可以確保競爭力，提高服務，降低成本。

2.2儀器就位后的程序跟進

第一，要與供應商一起對儀器進行安裝驗證，并確定操作流程，在操作流程起草的過程中，需定義出維護內容及周期，潛在的安全問題及預防措施等關鍵內容。第二，操作流程需專人起草并批準，然后給學生們進行培訓，培訓要注重效果，要從字面到實際操作都掌握的情況下才能單獨操作，并需要做培訓記錄。第三，建立維護記錄，指定維護人員，按程序要求，定時地對儀器進行維護。第四，建立異常情況處理流程（CAPA），如在操作過程中，出現異常情況時，要求第一時間告知導師或相關人員，經商定后立即采取應急措施，控制事態的進一步惡化，隨后制定預防措施，以杜絕類似的事件再次發生。同時分享給別的同學，以提高意識，降低出錯風險。

2.3后期管理流程效果的提升

一是推行“6S現場管理”方法實施管理，通過給指定的學生或管理人員培訓，讓他們按照6S的管理理念對實驗室進行現場管理，相信一定會有很大的起色。同時要不斷強調自律的重要性，從實施過程中幫助學生提高行為規范，提升自身素質。安全意識是在衛生環境改善的情況下，通過識別潛在的安全風險，加以防范后，自然就逐步提高。二是用ERP系統管理庫存，可以產生清楚的庫存清單，避免不必要的浪費，同時也可以防止原材料的短缺等，同時對于一些易燃易爆、易制毒易制爆、劇毒品等危化品，可通過系統內的權限設置，進行批準后方可采購。三是對于一個新入職的人員，需要列一份文件清單，將所有需要了解的管理制度都羅列在上面，同時指定培訓人，培訓完后需告知這些流程的紙質和電子文件存放的地址，以便日后查閱。

3、小結

隨著高校教育改革的不斷深入，高校的實驗室教學和管理已日趨完善，儀器設備和安全的工作越來越被重視被細化，運用一些現代企業管理的概念及方法，必將有助于高校實驗室管理，使之更為有效地服務于高校的教學研究工作，實現實驗室管理工作進一步符合科學技術發展的需求。

［1］姜守哲.提高高校實驗儀器設備利用率模式初探［J］.黑龍江教育（高教研究與評估版），2008，（10）：70-72.

［2］高俊敏等.加強高校實驗儀器設備管理，提高實驗設備利用效率［J］.實驗技術與管理，2008，25（9）：173-175.

［3］周孝瓊等.做好高校實驗室儀器設備管理提高設備利用率［J］.福建師大福清分校學報，2014（5）：80-83

李潔（1970-），碩士研究生，現任浙江大學藥物制劑技術國家地方聯合工程實驗室，實驗室主任助理。曾有17年世界500強制藥企業中層管理、1年企業高層管理的工作經歷。主要從事物流及供應鏈相關的流程設計與項目管理、實驗室管理及科研項目申報。有代表性的項目有：參與默克亞太區物流中心的建設項目、主持優化全國運輸網絡（該項目獲亞太區總裁獎）、主持2個新產品上市、主持通過美國FDA和美國輝瑞公司的質量審計等；在實驗室工作期間，主持籌辦千人以上的全國性大會，參與國家地方聯合工程實驗室和省重點實驗室的申報等，所管理的實驗室被學院公認為安全衛生免檢實驗室。