企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化探討

吳嘉燕

（云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司西雙版納供電局云南西雙版納 666100）

企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化探討

吳嘉燕

（云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司西雙版納供電局云南西雙版納 666100）

近年來，隨著信息化社會的迅速發(fā)展，檔案管理直接呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢。但就我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理模式而言，依舊采用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行相關(guān)工作，進(jìn)而導(dǎo)致諸多問題的出現(xiàn)，在很大程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。此背景下，本文首先分析了企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要意義，其次對企業(yè)檔案數(shù)字化管理措施進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，以供參考。

企業(yè)；檔案數(shù)字化；檔案管理

1 引言

就當(dāng)前情況來看，我國大多數(shù)企業(yè)管理模式已趨于數(shù)字信息化方向，企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)，如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可有效縮短企業(yè)從業(yè)人員與檔案之間的距離，進(jìn)而為企業(yè)提供更加快捷的、便利的服務(wù)，強(qiáng)化企業(yè)競爭力，推動企業(yè)的良好發(fā)展。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化管理重要意義

2.1 有利于企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用

目前，我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，即為紙質(zhì)的檔案管理模式，此類模式不利于檔案的長期保存與使用。在企業(yè)檔案管理過程中，通過數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，可有效確保檔案管理工作的質(zhì)量與有效性，主要原因在于：通過傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，員工或是企業(yè)管理人員在重復(fù)借閱檔案之后，就會對檔案造成一定的損害，不僅無法較好的保存企業(yè)的檔案，也無法對企業(yè)檔案進(jìn)行良好的管理。

此外，隨著現(xiàn)代化社會的迅速發(fā)展，企業(yè)檔案使用的頻率逐漸增大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足利用者的實(shí)際需求，這就要求不斷加快將企業(yè)紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)為數(shù)字化管理模式的進(jìn)程。在企業(yè)檔案管理工作中，通過數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，不僅能夠?yàn)闄n案利用提供便利，還可減少檔案存儲的困難。

2.2 有利于提高和促進(jìn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理水平

近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)如果想要獲得更好的發(fā)展，必須落實(shí)有效的改革，而要想確保改革的順利落實(shí)，必須在企業(yè)檔案中詳細(xì)的登記各種新型管理方式。就當(dāng)前情況來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，但通過數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，企業(yè)可及時(shí)的、準(zhǔn)確的將發(fā)生的改革以及新的管理模式詳細(xì)的記錄在檔案中，有利于企業(yè)檔案的使用。此外，通過數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，還可有效提升企業(yè)檔案管理水平，并且還可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題，之后積極的采取有效的、合理的措施改進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，推動整體企業(yè)管理水平的提高。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化管理措施

3.1 創(chuàng)建檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

為了有效強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，必須做好檔案數(shù)字化與檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)建工作，主要措施如下：①企業(yè)檔案室應(yīng)當(dāng)積極利用各種信息軟件，包括檔案立卷歸檔、檔案著錄標(biāo)引等，并建立專門的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)文件資料管理和查詢的便利性，為檔案管理工作服務(wù)。②企業(yè)檔案室應(yīng)當(dāng)建立專線，以實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)目的，在本企業(yè)內(nèi)部，或不同的企業(yè)之間建立互聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和資源共享的目的。

3.2 建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫

在企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中，檔案數(shù)據(jù)庫的建立具有十分重要的作用。在進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，應(yīng)做好以下事項(xiàng)：①建立企業(yè)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，主要包括企業(yè)檔案資料類別的建立，并且還要將檔案名稱等相關(guān)內(nèi)容全部錄入計(jì)算機(jī)，為在電腦中建立一套完整的企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫提供幫助。通過目錄數(shù)據(jù)庫的建立，能夠?yàn)槠髽I(yè)員工查詢使用相關(guān)檔案資料提供便利，并且也能夠?yàn)榫唧w的管理工作提供幫助。②做好企業(yè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫的建立工作，該數(shù)據(jù)庫的主要作用在于企業(yè)內(nèi)部各類新信息與資料，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)入檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，有利于數(shù)據(jù)庫的實(shí)時(shí)更新，進(jìn)而為相關(guān)工作人員提供最新的檔案數(shù)據(jù)信息。當(dāng)然，其還能夠給予檔案管理人員以充分的時(shí)間，將檔案信息準(zhǔn)確分類，然后歸檔到不同的檔案庫分類中，提升檔案數(shù)字化管理工作條理性。

3.3 全面落實(shí)檔案管理制度

通常情況下，企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展需依靠檔案管理模式的發(fā)展，這就需要不斷完善并真正落實(shí)檔案管理制度，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理目的。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，并深入認(rèn)識檔案管理工作的重要性，以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的提升。

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)期限較長的、處理較繁瑣的工作，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工的全面支持與重視，進(jìn)而為檔案管理制度與檔案數(shù)字化管理工作的落實(shí)與發(fā)展創(chuàng)造有利的條件，具體措施如下：①不斷完善企業(yè)檔案管理部門組織機(jī)構(gòu)的相關(guān)制度，已確保部門管理的穩(wěn)定性與健全性。②要想做好檔案管理數(shù)字化工作，應(yīng)當(dāng)積極采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)與掃描技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)。這就要求在大量資金為經(jīng)濟(jì)支持的基礎(chǔ)上，引入先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的管理。針對此，相關(guān)部門必須積極構(gòu)建滿足檔案管理要求的物質(zhì)環(huán)境，并不斷完善檔案資金管理制度，爭取更多的資金與政策支持。③企業(yè)應(yīng)配置合理的、專業(yè)的檔案管理人員，制定檔案數(shù)字化管理人員制度，確保整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。

3.4 強(qiáng)化負(fù)責(zé)人的重視程度

為了完善企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)積極提升相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案數(shù)字化管理工作的重視程度，有利于檔案數(shù)字化管理模式的投入運(yùn)用。檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)期限較長的、處理較繁瑣的工作，所以，相關(guān)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視數(shù)字化的建設(shè)工作，為數(shù)字化建設(shè)的順利創(chuàng)造有利的條件，強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施程度。

要想強(qiáng)化企業(yè)負(fù)責(zé)人對檔案數(shù)字化管理工作的重視程度，應(yīng)真正落實(shí)以下措施：①重視企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的組織和建設(shè)。要想有效加快企業(yè)檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，必須積極重視其檔案管理團(tuán)隊(duì)的組建，即為該項(xiàng)工作培養(yǎng)，并配備專業(yè)管理人員，以全面提高企業(yè)檔案管理水平，不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案的管理。②積極聘請專業(yè)檔案管理人員，高度注重原有檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與數(shù)字化管理技能的提升，必要的情況下，可以定期對企業(yè)檔案管理人員采取適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)措施。③企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)合理協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，促使各個(gè)部門能夠從旁協(xié)助檔案部門，輔助實(shí)行各項(xiàng)檔案的收集、整理以及數(shù)字化錄入工作等。這就需要配備適當(dāng)?shù)膶I(yè)檔案管理人員，并統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間關(guān)系，合理安排各項(xiàng)工作，要求各部門能夠支持檔案部門工作，配合獲取企業(yè)各方面的運(yùn)營資料，進(jìn)行數(shù)字化的整理歸檔，從而加快企業(yè)檔案數(shù)字化管理發(fā)展進(jìn)程。

4 結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)檔案管理過程中，通過數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，能夠更好的滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求。近年來，隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極采用數(shù)字化管理模式，并且還要提升員工對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，完善各項(xiàng)檔案管理制度，重視檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有效提升企業(yè)管理水平，推動企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

[1]郭璇.企業(yè)數(shù)字化檔案安全應(yīng)用管理的探討[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2014（02）：196.

[2]林慶花.探討如何提高檔案數(shù)字化管理[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2014（21）：112～113.

G271

A

1004-7344（2016）16-0005-01

2016-5-18