試論人事檔案管理對人力資源管理的提升

張潔

（沾益縣住房和城鄉建設局云南 沾益 655500）

試論人事檔案管理對人力資源管理的提升

張潔

（沾益縣住房和城鄉建設局云南 沾益 655500）

為適應單位發展戰略的需要，機關、企事業單位人事檔案工作必須從傳統的單純記錄功能發展到人力資源管理工作的重要輔助工具。本文重點論述如何發揮規范化的人事檔案管理對人力資源管理的提升作用，以及實現的對策。

人事檔案管理；人力資源管理；對策；提升

人事檔案管理是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案管理可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案管理可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人事檔案管理，對人才資源開發起著重要作用。

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

1.1 提供真實可靠的信息

單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等。

1.2 提供重要的依據

人事檔案關系著員工的晉升和獎懲，決定著單位對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證單位決策的科學化、合理化。

1.3 人事檔案可以優化人力資源的合理配置

人力資源配置的重點就是充分結合人與物，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是一成不變的，隨著時間的變化，隨著內外環境的變化，人力資源應該適時的做出一些調整，例如優勝劣汰、崗位變化、人員流動等等情況都有可能出現，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

2 人力資源管理中利用人事檔案的現狀和問題

在現階段人力資源管理的過程中，人事檔案起到了至關重要的作用，但是就其具體的應用情況來看，依然不盡如人意。最突出的表現就是不斷淡化人事檔案管理。單位在留才、用才、選才、育才、激才的過程中不在依靠人事檔案，究其原因可以分為以下幾點：

2.1 終身雇傭制的打破

打破終身雇傭制實際上就增加了流動人員的可能性，人員流動性在一定程度上縮短了企業的施工工時，在這種情況下人事檔案對一個人的工作能力、培訓資料、工作業績并沒有充分的展示和體現，有等同于無，并沒有給企業識才和選才帶來便利。

近些年來，個人信息內容失真的現象屢禁不止，頻繁出現，人們難以真正的分辨一個人的學歷、工齡、年齡等信息的真假，造成這種現象的根本原因就是人事檔案的管理人員沒有有效的鑒定信息的渠道來源，這種被動接受信息的做法就為虛假信息的泛濫提供了可乘之機，而信息缺乏真實性將會在一定程度上影響人事部門對職工的正確評估。

2.2 人事檔案缺少時效性

現階段的人事檔案大多數情況是記錄當事人的歷史，材料缺乏時效性，比較陳舊，一般情況下來講，我國人事檔案的整理次數是每三年到五年整理一次，不會重新審核鑒定已經歸納到人事檔案中的材料，而新放進去的材料無非是一些程式化的東西，諸如工資表、考核登記表等等，可以真正反映出當事人近期動態的資料相當匱乏，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息。

2.3 人事檔案管理技術落后

紙質檔案管理是傳統人事檔案管理的主要方式，隨著人員流動性不斷增強，時常會出現當事人已經不在本市，但是他的檔案卻依舊在本市的現象，這樣當事人所在的省市的人力資源部門要想知道當事人的個人檔案，就需要“翻山越嶺”的到到另一個城市去查閱，這在一定程度上嚴重影響了人力資源管理部門的工作效率和工作質量，浪費人力和時間的現象比較嚴重。

3 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

3.1 充實人事檔案的內容

以傳統人事檔案為基礎，增加一些個性化材料，例如反映個人綜合能力的材料，反應個人素質的材料，反應個人興趣愛好、專業能力以及性格特征的材料，由權威部門認定的業績考核資料等等。

3.2 增強人事檔案的真實性

人事檔案最基本的特征就是真實性，人事檔案管理工作應該對人員信息進行核對和清查，將虛假信息、無效信息有效的剔除出去，在一定程度上使檔案的范圍有所擴展，分類儲備個人可以公開的信息資料，在這種情況下建立健全人才數據庫就顯得尤為重要了。專人動態管理這些數據庫，個新信息及時更新，更詳盡、仔細的收集對于單位來講比較重要的人的信息，例如專業技術人員、高管等等。以書面文字形式為主的傳統個人信息就決定了其信息內容不會有多么的豐富，因此，現代化的人事檔案管理工作可以充分利用現代化多媒體技術，在記錄個人信息的過程中可以采用音像記錄的方式，這樣既可以實現信息量的擴展，提高人事檔案的利用率，同時有助于建立健全信息處理系統和信息管理系統。

3.3 加強人事檔案的時效性

根據實際情況的需要和時代的不斷變化，人事檔案管理也應該隨之做出調整和改變，及時的將有關個人經歷的新產生的材料補充到人事檔案當中，在一定程度上增強人事檔案信息的時效性。

3.4 健全制度，進一步規范人事檔案資料管理

有效的保障檔案工作規范化管理就離不開人事檔案管理工作制度的建立和完善，因此，各個單位都應該充分重視人事檔案管理制度的建立健全，制定一套比較嚴格的、比較科學的、比較合理的制度，來統一進行檔案的日常利用、借閱、保管等工作，從檔案的收集、歸檔到移交檔案室都要真正的貫徹落實這一制度，這就在一定程度上降低了檔案丟失、改動的可能性。此外，檔案管理工作責任追究制度和目標管理考核制度的建立健全也非常重要，要嚴格根據各種法律法規和操作章程來規范檔案的轉出、轉入、接受、借閱、查閱等等，盡可能的杜絕人為涂改、泄密檔案的可能性，即便是在管理人事檔案的過程中發生了不可避免的問題，也可以根據責任追究制度，來追求責任，促進檔案管理的規范有序的進行。

3.5 加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案管理的重要作用就是對人才信息資源庫的充分利用，對各種資源的合理利用才能夠使其作用得到最大化的發揮，因此，在人事檔案管理工作當中，務必要充分利用各種先進的科學技術，其目的就是為了延長人事檔案管理壽命以及提高工作效率。人事檔案實現現代化管理，這實際上符合我國人事制度改革以及社會發展的需求，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這實際上就對人事檔案管理工作提出了更要的要求，不僅要保證一定的工作效率，同時要確保傳輸人事信息的準確性和及時性，使人事信息管理時效性大幅度提高。提高人事檔案管理的工作效率就必須要充分重視對計算機輔助管理的有效運用，尤其是現代技術、現代設備，例如掃描儀、計算機等等。在計算機輸入檔案資料，通過相應的技術進行有效的處理，將聲像、圖片、文字等資料轉變成數據資料，實現人事檔案管理紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。

4 結語

通過各種手段，如通過展覽，展現出檔案工作的各項職能；利用培訓班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的社會環境。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。

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F272.92

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1004-7344（2016）16-0014-02

2016-5-19