信息時代高職院校檔案管理新途徑

張艷

【摘要】 高職院校的檔案管理工作是社會檔案管理的重要組成元素，可以幫助高職院校更好的適應社會發展，是保證檔案完整性的必然需求，可以滿足檔案開發的需求。信息時代下高職院校做好檔案管理工作，就要做好網絡建設工作，加強檔案人員的培訓，積極利用檔案資源。

【關鍵詞】 信息時代 高職院校 檔案管理

檔案管理屬于高職院校管理工作的重要內容，也是評估高職院校人才培養水平的重要標志。因此，在當前的信息化時代，做好高職院校檔案管理工作以充分發揮出檔案的價值，對于提升高職院校的教學質量有著積極的效果。如果從社會整體來看，檔案管理工作也是現代社會不可或缺的一個部分，高職院校的檔案管理工作是社會檔案管理的重要組成元素，為了促進高校院校檔案管理工作朝著規范、科學的方向發展，必須要做好檔案信息化建設工作。

一、信息時代對于高職院校檔案管理工作的影響分析

信息時代的到來，為高職院校的檔案管理工作帶來了更多的機遇，促進檔案管理工作的規范性和先進性，具體的講，實現高職院校檔案管理信息化的意義在于：

1.1可以幫助高職院校更好的適應社會發展

開展高職教育工作的主要目的就是為社會培養出一線技能人才，在社會的發展之下，各個企業對于技能型人才也提出了更高的要求，為了滿足企業需求，國家也不斷增加相關的投入，高職院校的建校規模得到了有效的發展。高職院校的職業教育規模得到了顯著的擴大，對于檔案信息也提出了更為嚴格的要求。在這一背景下，傳統檔案管理模式已經無法滿足高職院校的發展需求了，利用信息技術提升檔案管理水平可以為高職院校的發展提供良好的資源支持。

1.2是保證檔案完整性的必然需求

對于高職院校而言，檔案資料包括科研檔案、學生檔案、人事管理檔案等，是學校在發展過程中的寶貴資源，對于高職院校各項工作的開展有著重大的參考價值。在傳統工作模式下，有相當一部分的檔案采用紙質模式來保存，不僅占據較大的空間，也很容易出現老化、磨損和丟失問題。如果采用信息化檔案即提升了檔案工作的效率，還可以有效保障檔案資源的完整性。

1.3可以滿足檔案開發的需求

傳統檔案管理模式工作的重點是檔案收集和檔案保管，并不關注檔案的開發和利用，以往的檔案資料在歸檔之后，很少進行二次利用，且查找起來也是十分麻煩的，難以實現資源共享，更加無法充分發揮出檔案資源的重要價值。尤其是人事檔案，這些檔案關系著人事任免、考核評定等重要工作，如果全部依靠人工進行查找，不僅容易出錯，也增加了工作人員的工作壓力。在信息化時代下，可以將多元化的信息技術應用在檔案管理中，建立起完善的檔案信息資源庫，這就可以在短時間內檢索出需要的信息，有效提高了檔案管理工作的效率。

二、高職院校檔案管理工作中的常見問題

近年來，各個高職院校開始借鑒高校的檔案管理經驗，檔案管理工作也開始朝著制度化和規范化的趨勢發展，但是依然還存在一些問題，這表現在幾個方面：

2.1信息化設備不健全

在科技水平的發展之下，各個高職院校中開始普及電腦等設備，但是，檔案部門的設備卻未跟上時代的發展速度，部分高職院校依然是采用人工法來歸納檔案，在人為因素的影響下，很容易出現失誤，影響檔案信息管理工作的系統性。

2.2管理人員水平參差不齊

很多高職院校不重視檔案工作，沒有嚴格的把好招聘關，致使檔案管理人員綜合水平參差不齊，還有部分高職院校為了留住人才，會安排他們的子女、配偶到學校的檔案部門，由于這些人員未接受過系統的培訓，專業知識不全，也不了解檔案管理工作的意義。

2.3服務觀念落后

通常情況下，檔案管理部門與其他部門的溝通聯系很少，高職院校的檔案管理部門非常的封閉，與其他部門之間的溝通嚴重不足，檔案管理人員思想保守、陳舊，不注重創新，這顯然是不符合現代社會發展要求的。如果缺乏必備的應變能力，是無法真正為檔案使用者提供支持的。

2.4檔案管理制度不完善

由于部分高職院校辦學規模較小，管理模式落后，信息技術的使用狀況不佳，一直都采用傳統的檔案管理方式，既沒有專業的先進設備管理檔案，又沒有針對檔案管理工作而針對性的制定出完善的管理制度，對于檔案管理的質量也沒有進行特別的規范要求，致使檔案信息化管理工作的開展困難重重。

三、信息時代高職院校檔案管理新途徑

在信息時代，各個高職院校需要改變自身傳統的思想觀念，建立起現代化的管理理念，緊緊抓住信息時代的發展步伐，積極應用各類現代化信息技術來提升檔案管理工作的效果，這可以采用如下的措施：

3.1做好網絡建設工作

網絡建設是高職檔案全面實施信息化的基礎，也是實現高職院校檔案管理信息化的第一步，應該加以足夠的重視。在傳統的檔案管理模式中，對于檔案信息技術和設備的要求并不高，但是在信息時代，這種要求就完全不同了。種種實踐顯示，在信息時代，檔案管理工作也變得更加繁瑣與復雜，需要借助專業的網絡信息平臺才能夠順利開展，這種平臺包括硬件、軟件兩個方面，如電腦、掃描儀、應用軟件等等，只有配備好足夠的設備和軟件，才能夠合理的保管、利用和開發檔案信息。鑒于此，各個高職院校需要增加資金投入，在檔案部門增添必備的設備，建設校園網站與檔案信息平臺，讓檔案資源可以發揮出其應用的價值。

3.2加強檔案人員的培訓

高職院校檔案工作人員的綜合素質水平直接影響著檔案工作的順利開展，目前，很多高職院校的檔案工作人員都不是科班出身，對于檔案管理知識缺乏系統、全面的了解，不知道應該怎樣的開發與管理檔案，這顯然是無法提升檔案管理水平的。在信息化時代，檔案人員不僅要掌握必備的專業知識，還要有良好的職業素養和政治素養，因此，學校必須要加強對檔案工作人員的培訓和教育，提升他們的信息化意識，讓他們掌握扎實的檔案基礎知識，提升檔案工作人員的管理水平。

3.3積極利用檔案資源

在信息化背景下，高職院校需要重視檔案資源的利用和開發，讓檔案資源可以在人事管理、教學管理上發揮出更大的作用。在條件許可的情況下，可以建立起專門的檔案管理網站來開發檔案資源，并以此為基礎開展不同類型的服務，還要及時將紙質檔案轉化為電子版，在網站中保存，這樣，檔案信息資源的利用就不會受到外界因素的影響。此外，高職院校還需要制定出辦公自動化管理系統，促進檔案管理工作的信息化發展，加強與其他高職院校之間的合作和交流，實現檔案信息資源的共享，加強信息的共享和交換，充分發揮出每一類型檔案的利用價值。

此外，在信息化時代，高職院校檔案資源的變化速度是非常快的，因此，檔案人員需要及時的更新和維護檔案，準確、完整的錄入各類數據，重視后續的檔案更新和維護，讓檔案工作真正的為高職院校的發展來服務。

四、結語

綜上所述，我國高職院校檔案古管理為促進高職院校不斷發展提供了重要資源，應將其納入學校整體發展規劃中來，促進檔案工作建設與學校其他工作協調發展。高職院校作為培養高技能型人才的搖籃，保存了大量、豐富的教育、教學、科研、管理等不同種類的館藏檔案，這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現其應有的價值。隨著現代信息技術的廣泛應用和普及，高職院校還要大力推動檔案管理和服務模式的創新，更好地為實現人才培養目標和服務地方社會、經濟發展服務。

參 考 文 獻

[1]黃夢華.淺析信息時代高職院校檔案管理工作創新[J].漯河職業技術學院學報.2012（06）

[2]于淼.對高職院校檔案管理工作幾點思考[J].遼寧師專學報（社會科學版）.2010（03）

[3]趙俊玲.論信息時代高職院校檔案的有效服務[J].人力資源管理.2015（05）