金蝶K3V11外購入庫財務業務處理流程

胡志宙

摘要：ERP 是業務處理與財務處理相結合的一體化管理信息系統，在ERP教學中應體現其業務流程的整體性和連貫性。本文以外購入庫業務為例，介紹了金蝶ERP財務業務一體化處理的操作流程，案例涉及了供應鏈、財務管理模塊中的采購、倉存、成本核算、應付和總賬系統，最后還提供了系統啟用后選項修改的方法。

關鍵詞：金蝶 ERP 財務業務一體化 外購入庫

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）03-0127-02

ERP包括了財務、供應鏈、生產制造、人力資源和財務等模塊，模塊間有互相的數據接口，將企業所有資源進行整合和集成管理，為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估。目前，ERP部分教材和教學，多采用文字描述業務或原始憑證樣圖來記賬的方法，把ERP各個模塊分開教學，業務不連貫甚至使用各自的業務數據，無法使學生了解ERP對企業資源的計劃和控制的特性。因此建議教學中應采用基于以業務為主線的財務業務一體化流程的教學方法。

假定有如下采購業務：某公司A材料和B材料的計劃單位成本價分別為29元和110元。向南方公司購進A材料1 300公斤，B材料700公斤，發票采購單價分別為31和115元（不含稅價），貨到后收到南方公司開出增值稅專用發票及380元運費的費用發票，款項未付。該業務涉及了供應鏈的采購和倉存管理，還涉及了財務的成本核算、憑證管理、應付和總賬系統。首先由采購人員完成的采購、入庫等業務處理，其單據傳遞到財務部門，再由財務人員通過單據關聯的方式完成采購發票填制并傳遞到應付系統進行應付賬款的核算。期末，財務通過勾稽、入庫核算完成材料成本的核算并使用憑證模板生成憑證，其財務業務一體化和模塊間的操作流程如下：

一、供應鏈系統參數設置

ERP系統啟用前須按用戶業務進行設置，供應鏈的參數設置在系統設置/存貨核算/系統設置中進行，具體設置不再贅述，需注意的兩項參數是：（1）如果啟用應收應付系統，需在供應鏈整體選項中勾上第7項“若應收應付系統未結束初始化，則業務系統發票不允許保存”，以確保供應鏈新增的采購發票傳遞到應收應付系統。（2）核算系統選項中的第22項“外購入庫生成暫估沖回憑證”選項。暫估沖回是指在一會計期內，采購的材料已入庫但發票未收到，不能確定價格，為避免出現賬實不符情況，期末財務人員根據入庫單進行估價入賬處理，下月初沖回。系統提供了原商業和原工業的模式，不勾為使用原商業模式，反之則為原工業模式。

原商業模式憑證模板生成憑證的方式是外購入庫、采購發票及其費用發票各自獨立生成憑證，業務單據之間相互沒有直接的數據交叉。原工業模式外購入庫憑證模板的方式是以一套相互勾稽的外購入庫單和采購發票及其費用發票為最小單元生成憑證。對于材料的采購和入庫，如采用計劃成本法，那么憑證分錄涉及“材料采購”“進項稅額”“銀行存款”“應付賬款”“應付票據”“原材料”“材料成本差異”等科目。外購入庫單和采購發票單據間的材料、增值稅和往來科目等數據有相互的交叉，因此應該選擇原工業模式的憑證生成方式。

二、供應鏈采購業務處理

金蝶采購業務的流程為：采購申請單→采購訂單→收料通知單→外購入庫單。新增業務單據如采購訂單有手工錄入增加、源單類型或下推（上拉）式關聯三種方法。源單類型和下推（上拉）式關聯都是通過關聯其他單據來生成記錄，關聯是指單據間建立一種傳遞業務信息的關系，即在連續的業務處理中，將某一流程單據的業務信息傳遞給下一流程單據，譬如外購入庫單傳遞到采購發票，供應鏈的采購發票審核后傳遞到財務模塊應付系統，關聯的方式使二者之間保持業務的連續性，同時也減少大量相同信息的重復錄入，建議新增業務單據使用這兩種方法。

上述流程涉及采購和倉存的管理，其過程并非每步驟都必須的，但是外購入庫單是必須的，它是倉管人員收貨入庫的憑證，也是財務人員據以記賬、核算成本的重要原始憑證。外購入庫單的采購方式有現購、賒購和委托加工，如是賒購還需設往來科目。倉庫人員無須錄入單價（財務成本核算），計劃成本法下單據會自動顯示其物料屬性中預設的計劃成本價，錄入收料倉庫為原材料。如圖1所示。

三、財務業務處理

（一）采購及其費用發票的錄入。采購發票是采購管理的關鍵單據，它涉及采購成本，是采購管理與存貨核算及應收應付接口，是聯系財務、業務系統的重要橋梁。財務收到供應商公司開具的購貨和費用發票后，在外購入庫單的序時簿中使用下推生成購貨發票（專用）。在物料的單價中必須錄入實際采購價格，往來科目選擇應付賬款。新增費用發票，必須填采購發票單號和計入成本費用兩項，發票審核后自動傳遞到應付系統。在采購發票序時簿處完成外購入庫單、采購和費用發票三者的勾稽。勾稽的作用是采購發票與外購入庫單進行實際成本的確認。

（二）存貨核算。在供應鏈存貨核算/入庫核算/外購入庫核算進行成本的核算，核算是使入庫單的成本與采購發票保持一致。選擇按重量的分配方式，然后再核算。系統將計算了承擔運費后的實際成本價格反寫到外購入庫單的物料單價中，此時查看對應入庫單菜單，可見A、B材料實際成本單價分別為31.19和115.19元。

（三）憑證模板設置。在存貨核算/憑證管理中選取計劃成本法部分的外購入庫條目，新增一張賒購的憑證模板，如圖2設置憑證模板的各個分錄選項。

按原工業模式，憑證模板以相互勾稽的外購入庫單、采購及其費用發票為單元生成憑證，包括了原材料、進項稅額、材料成本差異、運雜費和應付賬款科目。分錄1上的“單據上物料的存貨科目”是所購買材料的物料屬性中物料的存貨科目（在系統設置/基礎資料/公共資料/物料中設置），因在物料屬性中計劃方法采用“計劃成本法”，“外購入庫單計劃成本”直接取物料屬性中的計劃單價。單據上的往來科目是取外購入庫單或采購發票單據上所設置的“應付賬款”科目。分錄摘要設置可選“摘要單元”直接取單據上的數據，如向[外購入庫.供應商]購買[外購入庫.物料名稱]生成摘要。通過核算項目選取單據上的核算項目。因模板包括了計劃成本法所涉及的業務發生科目，缺少上述任一項，都會導致憑證模板借貸不平衡而無法保存模板。

（四）生成憑證。憑證模板預置成功，在存貨核算/憑證管理/憑證生成選外購入庫，點擊重新設置，在檢索單據中勾上需生成憑證的單據，并在計劃價憑證模板中選中預設的模板，點擊生成如下憑證（見圖3）。

憑證生成后傳遞到財務模塊的總賬系統，在總賬的會計分錄序時簿中系統模塊標記該憑證由采購管理生成。

（五）應付系統。采購發票審核后可在財務會計模塊的應付系統的發票處理中查詢，費用發票則在其他應付單中處理。用戶可在應付系統中查詢、修改付款計劃和到期后通過下推生成對應的付款單，完成應付單的核銷并生成付款憑證。

四、系統啟用后參數選項的修改

教學中不少學生在設置憑證模板時才發現采用了系統默認的原商業模式，此時“外購入庫生成暫估沖回憑證”選項處為灰色，提示“系統已啟用，當前參數不可修改”。系統一旦啟用后用戶無法再修改選項，但可直接修改K3后臺數據庫中存儲系統參數設置的t_Systemprofile數據表。在SQL Server Management Studio中選取賬套數據庫，執行如下SQL語言查詢：SELECT * FROM t_Systemprofile where fkey='makezanguvoucher'。

查詢表中MakeZanGuVoucher為“外購入庫生成暫估沖回憑證”選項，FValue是邏輯型字段，0表示不選即采用默認的原商業模式，1則為原工業模式，因此只需執行如下SQL語言更新FValue值為1，重進K3系統后已改為原工業模式：Update t_Systemprofile set FValue=1 where fkey='makezanguvoucher'。

以經濟活動的業務為主線、財務處理為核心的教學方式，可使財務專業學生在學習軟件具體操作的同時，熟悉企業業務流程并體會到ERP對企業物流、資金流和信息流的集成管理。

參考文獻：

[1]金蝶軟件公司編.金蝶K/3V11.0標準財務培訓教材[M].北京：機械工業出版社，2009.

[2]金蝶軟件公司編.金蝶K/3V11.0供應鏈培訓教材[M].北京：機械工業出版社，2009.