淺析企業(yè)辦公室改革的信息化建設

宋躍云（中航工業(yè)航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽，441003）

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淺析企業(yè)辦公室改革的信息化建設

宋躍云
（中航工業(yè)航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽，441003）

摘要：本文主要就企業(yè)辦公室改革的信息化建設過程中所遇到的問題和對策展開討論和研究，希望能夠為企業(yè)辦公室改革的信息化建設工作起到一定的參考價值。

關鍵詞：企業(yè)；辦公室改革；信息化建設

0 引言

企業(yè)辦公室改革的信息化建設就是將信息化管理技術運用到辦公室的日常管理職能和服務職能中，辦公室是企業(yè)各部門聯(lián)系和管理的樞紐，因此對辦公室的管理將會直接影響到企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)在辦公室的管理上不僅慎之又慎，而且還要順應時代發(fā)展的需要，采用先進的信息化管理技術對其進行管理。信息化的建設不僅可以為企業(yè)重塑一個便捷高效的辦公室管理環(huán)境，還可以更好地協(xié)調和優(yōu)化各部門間的資源，加強部門之間的聯(lián)系和交流，同時也能為企業(yè)工作效率的提高起到積極地推動作用。但實際工作中發(fā)現(xiàn)辦公室改革中的信息化建設還是存在著很多問題和不足，需要我們及時發(fā)現(xiàn)并處理，才能為信息化建設的加快推進提供保障和支持。

1 企業(yè)辦公室的管理現(xiàn)狀和問題

企業(yè)辦公室在企業(yè)的日常運轉過程中發(fā)揮著重要的支撐作用，不僅對內做到上傳下達和部門協(xié)調、服務的職責，也接管著企業(yè)對外的管理工作，正是由于辦公室在企業(yè)中處在這樣有一個特殊的位置，辦公室管理工作的質量和效率將會直接影響到企業(yè)進行的信息化建設的進程。結合實際工作中的經驗和研究發(fā)現(xiàn)，我國大部分企業(yè)辦公室都存在著一個普遍的現(xiàn)象，那就是辦公室管理工作過于繁雜，人員的配備上太過緊張，工作難度比較大。

（1）制度上的不健全導致管理工作阻力大。辦公室在企業(yè)中承擔的工作和任務是最復雜多樣的，比如企業(yè)內的規(guī)章制定、日常工作的監(jiān)督管理、信息的傳達、檔案管理工作、企業(yè)內的人力資源建設和培養(yǎng)、后勤保障工作、會議的協(xié)調與安排等等的日常工作都由辦公室完成。由于企業(yè)管理制度的不健全，導致很多日常工作無法正常的被處理安排，很多工作沒有條理，顯得雜亂無章，很多工作就會出現(xiàn)敷衍了事的現(xiàn)象，不能真正的解決企業(yè)內日常管理工作中遇到的問題，長此以往，最終影響的是整個企業(yè)的工作效率的提高，放緩了企業(yè)正常發(fā)展和運轉的速度，管理制度的缺失一定程度上阻礙了企業(yè)辦公室信息化建設的腳步和進程。

（2）缺乏創(chuàng)新意識和服務意識。企業(yè)辦公室雖然不是企業(yè)重大決策的決定著，但是承擔著事關大局的重要責任，不僅要服務于決策，還要落實好決策，但很多的辦公室人員只是簡單地按照指示去做，錯誤的認為企業(yè)內的日常小事的完成就是他們的工作職責所在，缺乏一定的主動性和創(chuàng)新思維意識，不僅服務意識不到位，這種觀念的存在還會拖信息化建設在辦公室改革中的后腿。

2 企業(yè)辦公室信息化建設的作用

（1）使企業(yè)管理工作更加便捷有效。為適應競爭激烈的市場經濟和社會飛速發(fā)展的步伐，企業(yè)辦公室的職能和管理范圍也在不斷地擴大，管理難度也在不斷加深，而企業(yè)辦公室信息化管理可以推動企業(yè)辦公室管理的自動化進程，通過信息化管理可以有效的將辦公室工作進行適當?shù)氖崂?，將管理?shù)據(jù)和管理信息運用科學的技術手段進行日常工作的安排，通過系統(tǒng)自帶的提醒更能幫助辦公室人員能夠及時有效的分配時間，有條理的完成各項工作，借助技術手段幫助辦公室日常管理工作的順利進行。另一方方面，辦公室還可以利用信息化成果為其他部門提供很好地信息支持，便于協(xié)調各部門間的職能和管理范圍，在決策傳達上能夠更及時有效，從一定程度上減少部門之間的矛盾和誤解，利于團結單位各部門的人員。

（2）信息化管理為單位決策提供了依據(jù)、部門間的溝通提供了橋梁。辦公室的信息化管理可以將企業(yè)信息有效轉化為資源和財富，一方面為企業(yè)的決策者提供一些在重大決策時的參考依據(jù)，可有效提升決策的質量，使最終決策更具時效性和針對性，可以有效降低錯誤決策的判斷概率，減少企業(yè)不必要的損失，也更有利于企業(yè)經濟效益的提升，對企業(yè)的良性發(fā)展起到良好的推動作用。另一方辦公室是企業(yè)內各種部門溝通和協(xié)調的樞紐，而信息化的運用則可以幫助各部門間更有效的溝通，溝通順暢的同時，還可以幫助各部門在出現(xiàn)問題時，通過信息化數(shù)據(jù)為各部門提供問題的解決方法，一定程度上提升了各部門的工作效率。

3 企業(yè)辦公室改革的信息化建設對策

（1）完善辦公室信息化管理制度。在當今科技高速發(fā)展的時代，企業(yè)的辦公室管理也要緊跟時代發(fā)展的步伐，將高效科學地管理規(guī)范落實到日常的管理工作中，結合單位實際情況，對辦公室信息化管理施行綜合有效的管理，并不斷健全完善管理制度，為管理工作的順利展開提供充足的制度保障。積極探索日常管理事務中的規(guī)律，形成一套完整解決日常復雜繁瑣事務的體系，使之更為簡單明了，將操作和處理流程更加規(guī)范化，可有效提升日常管理工作的效率。相關管理部門可指定科學合理的管理制度來解決辦公室人員短缺和任務繁重的問題，并制定統(tǒng)一的考核評定制度對辦公室人員的行為進行規(guī)范和約束，指派專門進行有效的督導，目的在于從客觀條件上幫助辦公室工作人員提高工作積極性和工作主動性，只有這樣才能為企業(yè)辦公室改革的信息化建設提供制度上的保障，以推動信息化建設的進程。

（2）辦公室工作人員要端正工作態(tài)度，樹立良好的工作作風。辦公室信息化建設對工作人員提出了更高的要求，辦公室工作人員只有端正自己的態(tài)度，樹立愛崗敬業(yè)、踏實勤奮的工作態(tài)度，再能在意識上保持主動性。在日常的實際工作中要做到能分析問題、解決問題、判斷問題。

（3）提升服務意識和創(chuàng)新意識。以往傳統(tǒng)的辦公室職能被簡化成了信息傳達、會議布置及迎來送往的常規(guī)性工作，而這已經明顯無法適應對辦公室職能在當下信息化高速發(fā)展的時代要求，因此辦公室要重新審定部門的職責，擴大職能服務范圍，力爭為辦公室信息化建設注入新的活力。這就要求企業(yè)辦公室工作人員不僅要強化工作效能和創(chuàng)新服務意識，還要不斷進行相關學習來突破早已根深蒂固的傳統(tǒng)思想的束縛，從事件的橫縱向進行全方位的思考，打破思想壁壘，經常性的換位思考，這些都有利于減少部門間的矛盾，提升彼此的工作效率，也能更好地推進企業(yè)辦公室改革的信息化建設的順利展開。

（4）加強自身學習，提高自身綜合業(yè)務素質。隨著我國經濟的飛速發(fā)展，科技也在不斷地發(fā)展和創(chuàng)新，而作為辦公室的信息化管理人員更需要不斷地學習和了解最新的科技動態(tài)，不斷提高自身能力，才能更好地利用現(xiàn)代化辦公手段為企業(yè)管理和綜合發(fā)展創(chuàng)造價值。辦公室管理工作的特殊性也要求工作人員要不斷注重自身心理素養(yǎng)的培養(yǎng)和調節(jié)，管理工作本身就是復雜繁重的，工作人員要學會控制自身情緒，不抱怨，勇于承擔重任，這更有利于辦公室管理人員綜合素養(yǎng)和能力的提升，也更利于辦公室信息化管理在企業(yè)內的推廣執(zhí)行。

4 總結

總之，企業(yè)辦公室改革的信息化建設不僅要依靠先進的科學技術，更重要的是結合市場需要，不斷加強自身建設，特別是在辦公室管理制度的制定、辦公室工作人員的培養(yǎng)上做出努力，同時辦公室工作人員也要嚴格要求自己，不斷堅強學習和綜合業(yè)務能力的提高，還要把自己的創(chuàng)新性思維和服務意識帶入到日常的信息化管理工作中，這樣才能更好地加快信息化建設在企業(yè)辦公室改革進程中的步伐，為企業(yè)的綜合競爭力提供充足的動力。

參考文獻

［1］信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新陳黎 辦公室業(yè)務 2013-01-05

［2］論實現(xiàn)國有企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新的有效途徑 王利軍 企業(yè)研究 2013-10-20

Information construction of enterprise office reform

Song Yueyun
（AVIC HangYu lifesaving equipment Co. Ltd. Hubei Xiangyang，441003）

Abstract：In this paper，the process of informationization of enterprise reform office encountered problems and Countermeasures of expansion to discuss and study，I hope to play a certain reference value for the reform of enterprise office information construction work.

Keywords：enterprise； office reform；information construction

作者簡介

宋躍云，女，湖北襄陽人，館員，中航工業(yè)航宇救生裝備有限公司經理部秘書室主任。研究方向：公文管理（公文寫作、公文格式規(guī)范、公文考核標準），行政事務管理等。