云南民族大學圖書館與學院資料室共建探索

陳濤

（云南民族大學,云南 昆明 650031）

云南民族大學圖書館與學院資料室共建探索

陳濤

（云南民族大學,云南 昆明 650031）

以云南民族大學為樣本，探討圖書館與資料室在當下文獻共享建設中面臨的困難與挑戰，探究解決途徑，指出圖書館與資料室共建是符合高校實際的文獻資源建設與利用模式，并對如何進一步開展相關工作進行討論。

圖書館;資料室;共建

云南民族大學圖書館與學院資料室在行政關系上互不隸屬，如何在文獻資源建設與利用過程中做到優勢互補、協調發展，使學校文獻信息資源能夠共建、共享，一直是學校關注的問題。在近些年的實踐過程中圖書館與資料室雙方都作了大量有益嘗試。現將此探討，以求教方家。

1 圖書館與學院資料室文獻資源概況

截至2016年，云南民族大學圖書館文獻資源總量已達250萬余冊，紙質圖書總量為130萬余冊，數字圖書120萬余冊。擁有中外文期刊5千余種，各種電子數據庫33個。在少數民族語言文學，民族學、文化人類學、民族地方文獻等領域具有館藏優勢，形成門類齊全、特色鮮明的館藏體系。

云南民族大學學院資料室總數隨著院系的合并與裁撤變動，截至2016年共有資料室20個，紙質圖書總量20萬冊，中外文期刊4000余種，電子數據庫4個，收藏圖書多以教學參考書、相關專業學術前沿文獻為主。

2 存在的問題

2.1 服務讀者對象尚未統一，文獻利用率低

根據《普通高校學校圖書館規程》要求，學院資料室應受圖書館領導，面向全校師生開放。然而在學院資料室實際開放過程中，因場地限制、人力資源不足等問題制約，往往只針對本院師生開放；資料室大多實行行政坐班制度，一周只服務5天，平均40小時。存在文獻受眾面較窄，服務時間不能滿足讀者需求等問題，導致資料室文獻利用率降低。

此外，資料室大都設置于院系教學樓便于教師在上課之余借閱圖書、查找資料，客觀造成教師去圖書館獲取文獻資源的意愿減弱，入館率下降。圖書館大量教學、科研類圖書閑置，形成新的資源浪費。

2.2 管理手段不同步，制約發展

在圖書館與學院資料室共建之前，各資料室仍沿用傳統的手工借閱模式，對圖書的分類、排架沒有統一標準，相較圖書館用戶體驗差，讀者借閱興趣不高。資料室缺乏行之有效的文獻資源統計與宣傳手段，對文獻揭示不夠，缺乏檢索圖書的途徑，發展遇到瓶頸。

2.3 文獻資源未合理配置，重復率高

在學校進行的資產摸底清查中發現，圖書館與資料室在購買文獻資源上沒有協作，文獻種類雷同、復本過大。以期刊為例，各資料室共有期刊4千余種，通過與圖書館期刊種類比對，除個別專業外文期刊外，均已被圖書館全部收錄；各資料室之間期刊的重復率也相對較高，大量期刊有5個以上復本。以紙質圖書為例，由于各資料室沒有圖書查重系統，圖書購買又各自為政，缺乏統籌，圖書供應商尚不統一，導致內部查重與供應商查重，兩條防止圖書重復購買的重要措施缺位，致使大批圖書復本居高不下。

2.4 資料室建設薄弱，人員素質亟待提高

由于編制問題，學院資料室資料員大都由學院辦公室工作人員兼任，工作重心偏移、業務生疏，使他們服務讀者意愿較弱；與此同時，學校大批文獻資源建設經費向圖書館傾斜，學院資料室經費被一再壓縮，據筆者調查個別學院除訂購連續性期刊外，經費所剩寥寥無幾，已連續幾年未進新書。服務與資源均未滿足讀者需求，使資料室門可羅雀，日常運行舉步維艱，有被邊緣化的趨勢。

3 相關改進舉措

圖書館與學院資料室存在的問題引起學校高度重視，采取以項目管理形式整合資源，完善組織架構，形成以圖書館為主導，資料室為輔助的學校文獻資源配置與利用體系，選取相關措施提高文獻購置經費使用效率，引導讀者合理利用全校文獻資源。

3.1 建立統一平臺，整合資源

首先，圖書館將所采用的圖書館管理系統完整移植至各學院資料室，為圖書的統一采訪、編目、檢索打下基礎；資料室則以此為契機，精心謀劃，摸清家底，精細造冊，與圖書館共享文獻相關數據。此外，打破以往資料室限制其他學院讀者進行借閱的藩籬，從資料室文獻總量與承載能力出發，制訂面向全校師生相對統一的資料室閱覽與借閱規定。

3.2 重視回溯工作，夯實資源共享基礎

文獻資源的回溯工作是資料室文獻能夠聯機檢索的重要前提。圖書館一方面安排專人負責指導資料室資料員進行圖書的回溯工作；另一方面，在資料室人力有限的情況下，還直接以任務指派的形式，直接安排圖書館采編人員參與回溯，加快工作進度。此外，圖書館還同資料室一道申請專項經費，外包部分回溯業務，制訂易操作的工作流程與審校環節，使整個回溯工作井然有序進行。目前，絕大部分資料室文獻資源信息已錄入圖書館集成系統，具備圖書館與資料室聯機檢索的條件。

3.3 改進借閱手段，提供標準化服務

資料室在硬件設備投入的基礎上，逐步淘汰手工借閱模式，依靠圖書管理系統實行計算機借閱。圖書館則在統一掌握學校文獻資源情況下，根據實際修改、制訂新的館藏借閱規則，統一學院各資料室的文獻借閱規則，實行圖書館與資料室的規范化服務。例如，在原有讀者可借5冊圖書館圖書的基礎上修改為可額外借閱3冊其他資料室圖書；為加大資料室圖書的流動性，擴大文獻的受眾面，還縮短原來個別資料室圖書可借閱二個月至一學期的規定，執行與圖書館一樣的借還期限；在條件允許的資料室，實行預約外借和通借通還制度。讀者不必到所借圖書的館藏地索取圖書，可選擇圖書館或資料室作為預約取書地點，還書時也可遵循就近原則，異地歸還圖書，節約讀者時間。這些舉措的實施提高了學校文獻資源整體的利用率，讀者對資料室的風評有了極大改善。

3.4 統籌文獻采購，合理資源配置

學院資料室因購書經費有限，購書折扣較圖書館偏高。圖書館與資料室整合資源后，可嘗試開展文獻資源的統一采購。首先，圖書館采編部定期收集資料室采購圖書書目信息，利用圖書館管理系統進行統一查重，將與學院專業無關圖書、復本過大圖書的書目信息及時反饋給資料室，以便進行替換，盡量使資料室圖書與圖書館保持一定差異，做到圖書館圖書“大而全”，資料室圖書“小而精”。其次，解決資料室購書折扣過高問題，利用圖書館招標確定的圖書價格，替資料室選擇圖書供應商，杜絕因采購金額過少，書商提高折扣。其三，統一報賬手續與售后服務，資料室不需與圖書供應商簽訂合同，資料室憑借圖書館的購書合同報賬，并享有與圖書館一致的售后待遇，解決資料室圖書因數量少，圖書供應商不愿承擔到館加工的后顧之憂，加快圖書上架速度。最后，統一期刊訂購，圖書館征訂一般性期刊與學術類核心期刊，資料室則以專業權威期刊與專業外文期刊為主，減少期刊的復本，增加期刊的種數，整體降低期刊的采購預算，以電子期刊的形式進行替代。

4 今后需進一步加強完善的工作

4.1 加強數據庫資源的整合力度

個別學院利用項目經費購買數據庫資源，將終端放置于資料室供本學院師生檢索利用。然而，數據庫大多以年為單位收取數據使用費，學院若干數據庫因經費原因，難以為續。與此同時，圖書館則面臨大量電子文獻資源建設經費如何利用的問題。圖書館可在此基礎上與學院合作，在科學評估數據庫資源在學院使用情況的基礎上，承擔后續費用，方便專業讀者利用文獻。如圖書館與經濟學院達成協議，在經濟學院購買國研網《統計數據庫》時進行試點：即該數據庫在前兩年的使用過程中，如果利用效果好，可由圖書館負擔以后費用且升級擴大IP地址范圍，利用圖書館校外遠程訪問系統，使師生在家中、宿舍都可檢索利用相關資源，擺脫查找文獻必須去資料室的束縛。此舉一方面使圖書館避免在購買數據庫資源時由于采信數據庫廠商提供的虛假試用報告而造成的決策失誤；另一方面又可使圖書館做到有的放矢，真正將廣大師生利用率高的數據庫資源引入學校，值得推廣。

4.2 嘗試場所的整合，改進服務

云南民族大學圖書館呈貢校區于2010年正式投入使用，在設計規劃時曾預留六樓整個一層作為專家團隊研修室。但因學校專家在學院有專門的學術研究場所，導致研修室閑置，造成空間浪費。2012年圖書館嘗試與學院資料室合作，將東南亞語學院資料室整體搬遷至圖書館六樓，以降低館舍的空置率。這項舉措有三項益處：（1）可提高學院教工的到館率，教師在資料室借閱完畢后，往往會去圖書館書庫瀏覽，改變教師認為圖書館圖書與資料室文獻資源大同小異，找文獻只去資料室的慣性思維。（2）增加圖書館添加特藏文獻的機會。東南亞語學院資料室所藏泰文、緬甸文等國文獻均是期學院老師利用出差機會從當地精挑細選采買，符合師生研習所需，資料室設于圖書館可借此條件，將學院需要但無力承擔費用的外文文獻，收錄囊中，拓展購買外文文獻渠道，節約外文文獻走圖書進出口公司所付費用。（3）延長資料室服務時間。圖書館利用學院資料室在館現狀，與學院溝通保持資料室開館時間與圖書館一致。資料室資料員以上正常班為主，圖書館安排專人代管資料室夜間服務。從近三年的運營情況看，符合圖書館的預期，相關服務措施的改進受到讀者好評。圖書館已開始擴大試點范圍，邀請全校其他資料室入駐。

4.3 以圖書館為主導，加強資料室人員的業務培訓

因歷史原因，學院資料室工作人員專業背景多于圖情專業無關，對于服務讀者的方式方法、整理歸納文獻資源的能力均有待提高。圖書館應以學校文獻資源配置與利用全局出發，提供機會，與學院共擔培訓經費，提高資料室人員綜合素質。例如，圖書館加入的云南省圖書館協會與云南省高校圖書館聯盟每年都有若干免費、自費圖情培訓項目，可留出一定名額給資料室，培訓相關人員；作為CALIS成員館云南民族大學圖書館每年都享有春、秋兩次培訓機會，可讓資料室資料員參與中、外文編目培訓，熟悉整個編目流程，為以后審校資料室圖書數據打下基礎。

綜上所述，高校圖書館與資料室的共建項目，一方面可節約學校文獻購置經費，另一方面可使資料室的管理與運行更加高效、規范，是學校利用圖書館發揮學校文獻信息中心作用，改善資料室軟硬件條件的捷徑；也有利于圖書館與資料室發揮各自優勢，提升學校文獻資源建設水平與質量，以待更好的為全校教學、科研服務。

[1] 郭偉.高校圖書館與校資料室文獻信息資源建設初探——以天津師范大學圖書館為例[J].圖書館工作與研究, 2014,(5):69-71.

[2] 劉君君.近十年來高校圖書館與資料室關系的研究[J].河北科技圖苑,2011,(1):42-44.

[3] 韓子靜.浙江大學圖書館與院系資料室的共建模式[J].圖書館雜志,2011,(5):59-62.

[4] 楊順美.論網絡環境下高校圖書館和院系資料室的資源共建共享[J].圖書情報工作,2013,(1):76-79.

G312