辦公自動化條件下電子文件的歸檔與管理探析

黨景麗

（甘肅省科學技術情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

辦公自動化條件下電子文件的歸檔與管理探析

黨景麗

（甘肅省科學技術情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

本文分析了辦公自動化與檔案管理的關系，電子文件的定義與特性，并對辦公自動化條件下電子文件歸檔存在的問題進行了剖析，提出了加強電子文件歸檔管理的對策。

辦公自動化；電子文件；歸檔；管理

隨著電子計算機技術的迅速發展及其在人類生產、工作、生活中的廣泛應用，“電子文件”開始大量生產。辦公自動化迅速在各行各業中普及，產生大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發揮其優勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。進入21世紀由于辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這就是電子文件。電子文件作為一種數字化信息，從其產生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各環節都向檔案界提出了一系列新課題。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采取一系列現代化的辦公設備和網絡通信技術，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，是單位內部人員方便快捷地共享信息，提高辦公效率。通過實現辦公自動化可以優化現有的管理組織結構，調整管理機制，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。

辦公自動化產生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發展決定著檔案管理的發展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術的發展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統對接。

2 電子文件的定義與特性

2.1 電子文件的定義

對于電子文件的定義有很多種，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《電子文件管理暫行辦法》（中辦 國辦 廳字【2009】39號）對電子文件的定義是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。所以，對電子文件的定義將會隨著電子文件的發展逐步得到完善。

2.2 電子文件的特性

電子文件是適合于數字電子計算機操作、傳遞和處理的文件，它包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并符合文件的定義要求。分析研究電子文件的特性，是為了理解這些特性是如何影響電子文件管理的，從而掌握管理電子的基本方法。電子文件的特性有如下八點：

1）電子文件的轉換性。傳統文件的內容主要是記錄在紙張等載體上，使用的符號是字母或數字，記錄信息是可以直接被人閱讀的。電子文件產生或存儲時，其信息需要從人們直接閱讀的形式到機讀二進制數字形式的傳遞和轉換，而機讀二進制數字形式的記錄信息就構成了電子文件的基本內容。

2）電子文件載體的不確定性。傳統文件的內容主要是記錄在紙張等載體上，且內容不能分離，所以具有較高的可靠性和憑證性，而電子文件的內容是記錄在高密的磁性載體上或光學材料上的，其內容信息常常可以從一種載體上分離出來，移動到另一種載體上。所以，電子文件載體的不確定性提出如何保證文件的憑證性、可靠性和完整性的管理要求。

3）電子文件結構的二重性。電子文件既具有物理結構又有邏輯結構。物理結構也稱存儲結構，是指電子文件信息在存儲載體上的存放方式，即電子文件信息在載體上的分布與位置情況。邏輯結構則是電子文件信息的自身結構，如文件中文字的排列、章節的構成、各頁的先后順序等。電子文件結構的兩重性要求保管電子文件時，邏輯結構的編碼規則必須在需要時能夠提供。

4）電子文件背景的不完整性。由于電子文件缺少傳統文件那些有助于建立文件與其職能活動和行政管理活動聯系的某些要素，電子文件的形成、運作、傳遞和處理過程都是在電子計算機上進行，也就是體現行政辦文的整個過程的背景信息不那么直接、詳細和完整。所以，電子文件背景的不完整性對電子文件管理的要求，就是在管理電子文件時要管理其相應的元數據。

5）電子文件信息的易逝性。大多數計算機系統隨著技術的迅速發展，在相當短的時間內還會不管硬件還是軟件及操作系統，其更新換代的速度都是相當的快，這就必然導致電子文件丟失、讀不出來等問題的存在，這就是電子文件的易逝性。電子文件信息的這種易逝性要求保管電子文件時，需要根據設備、技術的發展情況及時將電子文件移到新的技術平臺上，或將其轉換成新系統的格式，以便于保存和利用。

6）電子文件對設備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計算機等相關設備的支持下完成，離開這些設備，電子文件既看不見也摸不著，這就是電子文件對設備的依賴性。不同軟、硬件環境形成的電子文件載體，有時難以互換。

7）電子文件載體的非直讀性。電子文件的非直讀性體現在很多方面。此外載體上的信息記錄密度極大，載體上的數字信息往往進行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設備，如果不解壓解密也不能讀取其內容。種種因素決定了電子文件載體的非直讀性。

8）電子文件對元數據和背景信息的依賴性。電子文件的運作往往是在網絡上進行的，操作者互不見面，體現行政背景關系的信息可能存放在其他地方，就可能給電子文件的運作和歸檔帶來困難。

3 電子文件的獨特作用

作為高科技產物，電子文件除具有傳統文件的作用外，還具有許多獨有的作用，歸納起來主要是：

1）改變辦公方式，提高辦公效率。隨著計算機網絡、通信、多媒體等技術的迅速發展和廣泛應用，使得“辦公”遠遠超出了辦公桌的范圍，利用現代化技術可以在網絡上進行文件的制作、傳遞、處理和歸檔，實現辦公的自動化和信息化。所以，電子文件不僅僅使文件的存在方式發生了根本變化，更重要的是從根本上改變了辦公的方式，引起了辦公方式的一場革命。

2）促進文件一體化的實現。利用計算機網絡可以對電子文件從生成到歸檔進行一系列操作，統籌安排文件處理工作與檔案工作，大量減少重復作業和滯后作業，使二者在網絡系統中實現無縫對接，從而實現文件的一次輸入和多次多途徑的輸出，達到文件與檔案資源的優化管理和最佳利用效果，使文件工作和檔案工作成為一個有機的完整體系，從而實現真正意義上的文檔一體化管理。

3）集成多元化信息。運用多媒體技術，可以將圖、文、聲合成在一個電子文件之中，真實地保存和再現歷史演變的原貌。

4）實現高度的信息共享。電子文件在生成和處理的過程中，可以借助計算機的高速處理信息能力，通過多途徑實現快速檢索，可以實現全文檢索和遠程檢索；借助計算機網絡可以使不同地點的人員同步協作，也可以使電子文件的利用者不受時空、孤本和人數的限制，實現多角度、全方位的高度信息共享。可以說，這是計算機網絡的最大優勢。

4 電子文件歸檔過程中存在的問題

4.1 電子文件的收集

電子文件的特性和表現的功能不同于紙質文件，因此它的收集積累方法和要求也不同于紙質文件。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對正式的紙質文件及其定稿則應進行收集。對于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應及時收集積累，并與其相應的紙質文件建立標識關系，尤其是對“無紙化”系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中，制成硬拷貝或縮微品，以防止系統發生意外情況時文件丟失。

4.2 文件歸檔缺乏整合。

不同單位的電子公文系統和辦公自動化系統在版本和格式上都有差別，其適用性往往得不到保證，一個單位的電子文件傳輸到另一個單位之后有可能因為硬件和軟件的問題無法正常打開。因此，在工作流指導下形成的電子文件需要各單位進行有效的整合，以保證文件的完整性、適用性和可靠性。

4.3 對電子文件歸檔不夠重視。

電子檔案管理應當遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統計等管理原則。但它與紙質等載體檔案有很大區別，它的記錄形式是數字化系列。各地區、各單位應提高對電子文件和電子檔案重要性的認識，加強電子文件和電子檔案工作的領導，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區、本單位的信息化建設規劃。只有如此，才能達到既加強電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會放松對紙質等載體檔案的管理，充分開發各類檔案信息資源為社會服務，使檔案事業在電子時代繼續得到全面發展。

4.4 電子文件管理系統的應用存在缺陷。

電子文件管理系統是電子管理的重要工具，但電子文件管理系統并沒有統一的規劃標準，不同地區的統一管理和區域性的數據共享；另一方面，因為軟件端口模塊設計不一，目前電子文件管理系統更多地只能以單機版為主，以滿足銜接的接口和網絡擴展模塊。隨著檔案信息化的深入，越來越多的文件和數據需要通過網絡來傳輸和管理，若只是把原有手寫工作轉變為簡單的電腦輸入，并不能滿足電子文件自動化與智能化的管理要求。

5 加強電子文件歸檔管理的對策

1）加強對電子文件的組織領導，建立健全電子文件的歸檔制度。各級文獻（檔案）管理部門應根據自身情況，技術環境制定電子文件歸檔的規章制度，標準和內容，并按照《電子文件歸檔》要求，制定符合本單位實際情況的分類方案，電子文件的歸檔應嚴格按歸檔工作程序和步驟，實行文件集中統一管理，有效地保證歸檔電子文件的真實性、公正性和有效性。

2）提高各部門之間的協同能力。實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續的過程。在辦公自動化條件下，工作流可以引申出不同種類不同格式的電子文件。如果部門之間不加協調和溝通，很容易出現“信息孤島”的現象。因此，必須由計算機和信息管理部門牽頭，使其成為電子文件信息的集散點，由他們主要負責電子文件的歸檔。同時，無論歸檔的方法和途徑如何，電子文件都必須按照統一的格式進行編目整理再傳遞給檔案部門。檔案部門則必須尋求信息管理部門的幫助，定期對磁盤和光盤進行檢查，以保證電子文件載體的安全和有效。

3）實現文檔一體化管理。所謂文檔一體化管理，是將原紙質文件歸檔管理系統中的“后控制”手段提到了文件處理的前端，主張在電子文件形成前采取行動，以保證其歸檔質量，即將傳統理論對實體對象的關注，轉變成對文件、文件形成者記憶過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。這樣實行的結果，就使文件管理工作與檔案管理工作真正融為一體。

4）建立電子文件歸檔管理的質量體系。建立電子文件歸檔管理的質量體系是文書檔案現代化管理的重要內容。主要包括：（1）加強檔案載體的保護。對檔案載體有效保護關系到文書檔案的完整性與長效性。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求。（2）保障電子文件的可讀性。如在收集范圍中，除了反映工作生活的記錄外，還必須包括記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；在鑒定工作時，除了對其內容進行價值分析外，也要對可讀性進行分析等。（3）保障電子文件的可靠性。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進入網絡后信息的控制需要專門的技術等原因，人們對電子文件的證據性、可靠性尚存有很大疑慮。確保歸檔文件的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

5）提高檔案管理人員業務素質。實現檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現代化，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求，在辦公自動化的大環境下，不僅要加強檔案專業知識和計算機技術的學習，還應盡快改變知識結構，努力學習新技術，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現代化的檔案管理工作。

縱觀全局，在電子時代，要使人類活動的真實記錄保存下來，我們應認真研究電子文件的特性，及時總結出電子文件管理的原則，電子文件的歸檔管理；從而使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，這也是我們全體檔案工作者應盡的職責。

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[3] 劉麗.淺析辦公自動化條件下電子文件的歸檔管理[J].蘭臺世界，2015（4）.

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